Een achterstallige factuur staat op het overzicht onder Openstaand geld. Van daaruit en vanuit de documentenlijst lopen twee wegen verder — en zij doen verschillende dingen.
De twee wegen
- Aanmaning versturen … schrijft en verstuurt de aanmaning.
- Aanmaningsniveau verhogen … noteert alleen het niveau. De aanmaning zelf verstuur je dan via het document.
De tweede weg is bedoeld voor het geval dat je hebt gebeld of de aanmaning op papier is uitgegaan.
De aanmaning schrijven
Het dialoogvenster toont Openstaande vordering, Aanmaningskosten, Vertragingsrente en daaruit Te betalen, plus Te betalen vóór. Ontvanger, onderwerp en tekst van de aanmaning kun je wijzigen voordat je op Aanmaning versturen drukt. Wil je alleen vastleggen dat er is aangemaand: Alleen aantekenen.
De niveaus heten Betalingsherinnering, dan Aanmaning 1, Aanmaning 2 enzovoort — tot vijf, in te stellen onder Instellingen → Aanmaningen. Daar leg je ook kosten, termijnen en het rentepercentage vast.
De vertragingsrente komt ofwel uit je aanmaningsinstellingen ofwel uit de wet — in Duitsland volgens § 288 BGB. In andere landen geldt de daar geldende verzuimregel.
Factuur in vreemde valuta zonder vastgelegde koers? Dan toont het dialoogvenster een aanwijzing en het vakje „Aanmanen zonder aanmaningskosten" — zonder koers laten de aanmaningskosten zich niet omrekenen.
De automatisering
Staat ze aan, dan staat er bij het document “Volgend niveau aan de beurt op … — de automatisering verstuurt het dan vanzelf.” Staat ze uit, dan staat er: “Er wordt alleen aangemaand als je het hier in gang zet.” Lees die regel voordat je zelf aanmaant — anders gaat er twee keer iets naar buiten.
Een deelbetaling zet de automatisering stil. Ze maant dan niet verder aan, maar legt het geval aan jou voor. Dat is opzet: wie iets heeft betaald, is een ander geval dan wie helemaal niets heeft betaald.
Bleef onduidelijk of een aanmaning is aangekomen — bijvoorbeeld omdat de verbinding midden in het versturen wegviel —, dan verstuurt de automatisering haar niet vanzelf nog een keer. Ook dat legt zij aan jou voor; een mens beslist of er opnieuw wordt aangemaand.
Wanneer de keten ten einde is
Is het laatste niveau bereikt, dan schrijft Zirko dat op. De volgende stap voert buiten Zirko om — een gerechtelijke incassoprocedure of een incassobureau. Dat neemt geen enkele software je uit handen, en software die doet alsof, zou oneerlijk zijn.
Wat Zirko niet ziet
Zirko haalt geen betalingen van je bankrekening op. Of er is betaald, vul je in bij het document. Een factuur die is betaald en niet als betaald is gemarkeerd, wordt aangemaand — dat is de meest voorkomende reden voor een pijnlijke aanmaning.