Drie dingen komen automatisch op of bij elk document, zonder dat je ze bij het schrijven aanraakt: de teksten boven en onder de posten, de bijlagen en de naam van het PDF-bestand. Alle drie stel je één keer in — onder Instellingen → Sjablonen en opmaak, in de tabbladen Begin- en sluitteksten, Automatische bijlagen en Bestandsnamen. Wijzigen mag de kantoorbeheerder.
Begin- en sluitteksten
De begintekst staat op het document na de aanhef, de sluittekst na het totalenblok. Beide bestaan per documentsoort — offerte, kostenraming, opdrachtbevestiging, pakbon, factuur, termijnfactuur, eindfactuur, creditnota — en per documentsoort willekeurig veel tekstblokken.
Af fabriek staan er passende teksten klaar, zoals de verwijzing naar de bewaarplicht onder elke factuur. Uitschakelen gaat zonder schakelaar: Verwijder alle tekstblokken van een documentsoort, dan drukt die documentsoort geen tekst af.
De e-mailtekst is iets anders. Wat in het berichtveld van de e-mail staat, onderhoud je onder E-mailverzending inrichten — hier gaat het om wat er op het blad staat.
Automatische bijlagen
Twee bijlagen maakt Zirko zelf, beide standaard ingeschakeld. Ze staan als eigen pagina's in het document en in de PDF:
- Hoofdstukoverzicht — de samenvatting van de hoofdstukken van een ingedeeld document.
- Opmeting — de opmetingsregels achter de posten.
Daaronder, onder Eigen bijlagen, kun je per documentsoort één eigen bestand vastleggen — het gebruikelijke geval zijn je algemene voorwaarden, die bij elke offerte en elke factuur horen. Toegestaan zijn PDF, PNG, JPEG en WebP in A4-formaat, tot 20 MB. Eén bestand geldt voor precies één documentsoort; horen de voorwaarden bij offerte én factuur, dan upload je ze bij beide.
De instelling is de voorinstelling: Bij het afzonderlijke document kun je bijlagen toevoegen of weglaten zonder de instelling te wijzigen.
Hoe een bijlage naar buiten gaat, hangt af van de documentsoort. Bij offerte, kostenraming, opdrachtbevestiging en pakbon worden je bijlagen als eigen pagina's in dezelfde pdf ingevoegd. Bij facturen en termijnfacturen gaan ze als aparte bestanden met de e-mail mee, naast de document-pdf en een e-factuur. In beide gevallen noemt het document ze bovendien in de regel „Bijlagen".
Bestandsnamen
Hier bouw je het naampatroon van de PDF-bestanden uit elementen: documentsoort, documentnummer, onderwerp, projectnaam, projectnummer, ontvanger, klantnummer, datum, datum (ISO) — elk hoogstens één keer, in je volgorde. Ertussen staat het scheidingsteken van je keuze: koppelteken, onderstrepingsteken of spatie. Een voorbeeld toont meteen wat eruit komt — bijvoorbeeld Offerte_O-2026-014_Badkamerrenovatie.pdf.
Is een element bij een document leeg — bijvoorbeeld het onderwerp —, dan valt het samen met zijn scheidingsteken weg in plaats van een gat te laten. De e-factuur krijgt dezelfde naam met de extensie .xml.
Het patroon geldt voor de verzameldownload uit de documentenlijst. De losse download bij het document heet simpelweg naar het documentnummer — kort en eenduidig.
Wat vandaag niet gaat
- Geen vrije tekst in de bestandsnaam. Er zijn de negen elementen, geen eigen woorden ertussen.
- Eén eigen bestand per documentsoort, niet meerdere.
- Teksten gelden per documentsoort, niet per klant. Bij het schrijven van een document kun je de tekst wel op elk moment voor dat ene document wijzigen.