De automatisering neemt handelingen over die anders blijven liggen: een klant opvolgen, herinneren aan een inkoopfactuur die is blijven liggen, een mail sturen als een project van status wisselt. Instellingen → Onderneming → Automatisering.
Er is geen kunstmatige intelligentie in het spel. Elke automatisering is een vaste regel — “zeven dagen na de offerte, als de klant niet heeft gereageerd” — en elke tekst komt uit je sjabloon of de standaardtekst. Geen taalmodel beslist en geen taalmodel formuleert.
Boeken is één ding, inschakelen iets anders
De automatisering is een betaalde aanvulling en zit in geen enkel pakket — ook niet in Bedrijf. Zij kost een vast bedrag per bedrijf per maand, ongeacht hoeveel mensen bij je werken; het geldende bedrag en de valuta staan in de prijstabel onder Contract en abonnement. Geboekt wordt daar — dat kan alleen de Kantoor – Beheerder. Tijdens de proefperiode loopt zij zonder boeking mee.
Geboekt betekent nog niet ingeschakeld: elke automatisering heeft in dit tabblad haar eigen schakelaar, en standaard staan ze allemaal uit. Omgekeerd geldt het ook — zonder boeking blijven de schakelaars zonder werking, en Zirko schrijft dat boven in het tabblad in plaats van je te laten raden.
De acht automatiseringen in dit tabblad
Vier hangen aan een termijn (de dagen stel je per automatisering in):
- Offerte opvolgen — een mail aan de klant wanneer een verzonden offerte onbeantwoord blijft. De enige met een eigen tekstsjabloon, en zij volgt precies één keer op.
- Ongecontroleerde inkoopfactuur — een herinnering aan je bedrijf wanneer een ontvangen factuur blijft liggen. Geen leverancier verneemt ervan.
- Handtekeninglink verloopt — een herinnering aan je bedrijf voordat de link vervalt waarmee de klant een offerte op afstand ondertekent.
- Ontbrekende uren — een herinnering aan de betrokken persoon zelf wanneer geplande werkdagen niet zijn geregistreerd. Bewust niet aan de baas: dat zou geautomatiseerde prestatiecontrole zijn, en die verstuurt Zirko niet.
Vier reageren op de statuswissel van een project — per automatisering en per status uit te schakelen:
- Klant bij statuswissel informeren — per status een eigen onderwerp en tekst.
- Projectherinnering aan het bedrijf — hetzelfde bericht, maar naar binnen.
- Betrokkenen toewijzen — zet personen op het project. Verstuurt niets.
- Bestanden bij de klant opvragen — een mail met een tijdelijk geldige uploadlink; wat de klant uploadt, belandt in de projectmap.
Meer ontvangers zijn er niet: post gaat naar je klant, naar je bedrijf of naar de betrokken persoon — naar niemand anders.
Wanneer er iets gebeurt
De termijngebonden automatiseringen controleert Zirko één keer per dag, vroeg in de ochtend. Bij een statuswissel wacht Zirko 15 minuten — wie zich in het menu vergist, kan corrigeren voordat de klant iets ziet. En elke klantmail gaat per geval precies één keer de deur uit, nooit als reeks.
Proefdraai en logboek
De proefdraai toont je wat de nachtelijke verwerking zou doen — gecontroleerde gevallen, zou-versturen, overgeslagen met de reden — zonder dat er één mail uitgaat. Gebruik hem voordat je de automatisering voor het eerst echt aanzet.
Het logboek van de laatste 30 dagen beantwoordt de vraag “waarom heeft Zirko deze klant geschreven?”: welke automatisering, welke aanleiding, welk document, wanneer, aan wie. Ouder toont het tabblad niet meer.
Het tabblad zien Kantoor – Beheerder en Kantoor – Directie; schakelen kan alleen de beheerder.
Wat nog bij de automatisering hoort — en wat niet
- De afspraak-automatiek van de inzetplanning (herinnering aan klant en medewerker, statuswissel bij de eerste afspraak) hoort bij dezelfde aanvulling en wordt daar ingesteld.
- De aanmaningsautomatiek is geen deel van de aanvulling. Zij woont onder Instellingen → Aanmaningen en loopt onafhankelijk — zie Aanmanen wanneer er niet wordt betaald.
Wat vandaag niet gaat
- Geen herinneringen op de minuut. “Een uur van tevoren” bestaat niet; de run start één keer per dag.
- Het opvolgen herkent een antwoord alleen aan de handtekening op afstand of aan een vervolgdocument. Een afzegging per telefoon ziet Zirko niet — dan volgt het op bij een klant die allang heeft geantwoord.
- De statuswissel-mail gaat per project en status maar één keer uit — ook als het project dezelfde status later een tweede keer bereikt.
- De wachttijd van 15 minuten is niet instelbaar.