L'automatisation prend en charge les gestes qui restent sinon en souffrance : relancer un client, rappeler une facture entrante restée sans suite, envoyer un courriel au changement d'état d'un projet. Réglages → Entreprise → Automatisation.
Aucune intelligence artificielle n'entre en jeu. Chaque automation est une règle fixe — « sept jours après le devis, si le client n'a pas réagi » — et chaque texte vient de ton modèle ou du texte standard. Aucun modèle de langage ne décide, aucun modèle de langage ne rédige.
Souscrire est une chose, activer en est une autre
L'automatisation est un supplément payant et n'est comprise dans aucune formule — pas même dans Entreprise. Elle coûte un montant fixe par entreprise et par mois, quel que soit le nombre de personnes qui travaillent chez toi ; le montant en vigueur et la devise figurent dans le tableau des prix sous Contrat et abonnement. La souscription se fait là — seul le Bureau – Admin peut le faire. Pendant la période d'essai, elle fonctionne sans souscription.
Souscrire ne veut pas dire activer : chaque automation possède dans cet onglet son propre interrupteur, et au départ tous sont éteints. L'inverse vaut aussi — sans souscription, les interrupteurs restent sans effet, et Zirko l'écrit en haut de l'onglet au lieu de te laisser deviner.
Les huit automations de cet onglet
Quatre tiennent à un délai (tu règles les jours par automation) :
- Relancer le devis — un courriel au client quand un devis envoyé reste sans réponse. La seule avec son propre modèle de texte, et elle ne relance qu'une seule fois.
- Facture entrante non vérifiée — un rappel à ton entreprise quand une facture reçue reste en attente. Aucun fournisseur n'en est informé.
- Le lien de signature expire — un rappel à ton entreprise avant que n'expire le lien avec lequel le client signe un devis à distance.
- Heures manquantes — un rappel à la personne concernée elle-même quand des jours de travail prévus restent non saisis. Volontairement pas au chef : ce serait une surveillance automatisée du rendement, et Zirko n'envoie pas cela.
Quatre réagissent au changement d'état d'un projet — désactivables par automation et par état :
- Informer le client au changement d'état — un objet et un texte propres à chaque état.
- Rappel de projet à l'entreprise — le même message, mais vers l'intérieur.
- Affecter les intervenants — place des personnes sur le projet. N'envoie rien.
- Demander des fichiers au client — un courriel avec un lien de dépôt à durée limitée ; ce que le client téléverse arrive dans le dossier du projet.
Il n'y a pas d'autres destinataires : le courrier va à ton client, à ton entreprise ou à la personne concernée — à personne d'autre.
Quand quelque chose se produit
Zirko vérifie les automations à délai une fois par jour, tôt le matin. Au changement d'état, Zirko attend 15 minutes — qui se trompe dans le menu peut corriger avant que le client ne voie quoi que ce soit. Et chaque courriel au client part exactement une fois par dossier, jamais en série.
Essai à blanc et protocole
L'essai à blanc te montre ce que ferait l'exécution nocturne — dossiers vérifiés, enverrait, ignorés avec le motif — sans qu'un seul courriel ne parte. Utilise-le avant d'armer quoi que ce soit pour la première fois.
Le protocole des 30 derniers jours répond à la question « pourquoi Zirko a-t-il écrit à ce client ? » : quelle automation, quel déclencheur, quel document, quand, à qui. Ce qui est plus ancien n'apparaît plus dans l'onglet.
L'onglet est visible pour Bureau – Admin et Bureau – Direction ; seul l'admin peut actionner les interrupteurs.
Ce qui appartient encore à l'automatisation — et ce qui n'y appartient pas
- L'automatisation des rendez-vous de la planification des interventions (rappel au client et au collaborateur, changement d'état au premier rendez-vous) appartient au même supplément et se règle là-bas.
- L'automatisation des relances ne fait pas partie du supplément. Elle se trouve sous Réglages → Rappels et fonctionne de façon indépendante — voir Relancer quand on ne paie pas.
Ce qui ne marche pas aujourd'hui
- Pas de rappel à heure précise. « Une heure avant » n'existe pas ; l'exécution démarre une fois par jour.
- La relance ne reconnaît une réponse qu'à la signature à distance ou à un document de suite. Un refus par téléphone est invisible pour Zirko — il relancera alors un client qui a répondu depuis longtemps.
- Le courriel de changement d'état ne part qu'une fois par projet et par état — même si le projet atteint le même état une seconde fois plus tard.
- Le délai de grâce de 15 minutes n'est pas réglable.