Automatiseringen tar over håndgrep som ellers blir liggende: følge opp hos kunden, minne om en ubehandlet inngående faktura, sende en e-post når et prosjekt bytter status. Innstillinger → Foretak → Automatisering.
Ingen kunstig intelligens er med i spillet. Hver automatikk er en fast regel — «sju dager etter tilbudet, hvis kunden ikke har reagert» — og hver tekst kommer fra malen din eller standardteksten. Ingen språkmodell bestemmer, og ingen språkmodell formulerer.
Fanen «Automatisering» — én bryter per automatikk, under den protokollen over kjøringene — Det finnes ennå ingen skjermbilder på dette språket.
Å bestille er én ting, å slå på en annen
Automatiseringen er et betalt tillegg og ligger ikke i noen pakke — heller ikke i Bedrift. Den koster et fast beløp per foretak og måned, uansett hvor mange som jobber hos deg; gjeldende beløp og valuta står i pristabellen under Avtale og abonnement. Du bestiller den der — det kan bare kontor-administratoren. I prøveperioden er den med uten at du bestiller den.
Bestilt betyr ikke slått på: hver automatikk har sin egen bryter i denne fanen, og fra start er alle av. Det motsatte gjelder også — uten bestilling er bryterne uten virkning, og Zirko skriver det øverst i fanen i stedet for å la deg gjette.
De åtte automatikkene i denne fanen
Fire henger på en frist (dagene stiller du inn per automatikk):
- Følg opp tilbud — en e-post til kunden når et sendt tilbud forblir ubesvart. Den eneste med egen tekstmal, og den følger opp nøyaktig én gang.
- Ubehandlet inngående faktura — en påminnelse til foretaket ditt når en mottatt faktura blir liggende. Ingen leverandør får vite om det.
- Signeringslenke utløper — en påminnelse til foretaket ditt før lenken som kunden signerer tilbudet med på avstand, utløper.
- Manglende timer — en påminnelse til den berørte personen selv når arbeidsdager med normtid blir stående uten timer. Bevisst ikke til sjefen: det ville vært automatisert prestasjonskontroll, og slikt sender ikke Zirko.
Fire reagerer på at et prosjekt bytter status — kan slås av per automatikk og per status:
- Informere kunden ved statusbytte — eget emne og egen tekst per status.
- Prosjektpåminnelse til bedriften — samme melding, bare innover.
- Tildele deltakere — setter personer på prosjektet. Sender ingenting.
- Be kunden om filer — en e-post med en tidsbegrenset opplastingslenke; det kunden laster opp, havner i prosjektmappen.
Flere mottakere finnes ikke: post går til kunden din, til foretaket ditt eller til den berørte personen — til ingen andre.
Når noe skjer
De fristbundne automatikkene sjekker Zirko én gang om dagen, tidlig om morgenen. Ved statusbytte venter Zirko 15 minutter — den som bommer i menyen, kan rette før kunden ser noe. Og hver kunde-e-post går ut nøyaktig én gang per sak, aldri i kjede.
Testkjøring og protokoll
Testkjøringen viser deg hva nattkjøringen ville gjort — saker sjekket, ville sendt, hoppet over med grunnen — uten at en eneste e-post går ut. Bruk den før du slår på skarpt for første gang.
Protokollen for de siste 30 dagene svarer på spørsmålet «hvorfor skrev Zirko til denne kunden?»: hvilken automatikk, hvilken utløser, hvilket dokument, når, til hvem. Eldre oppføringer viser fanen ikke lenger.
Fanen er synlig for Kontor – administrator og Kontor – ledelse; bare administratoren kan betjene bryterne.
Hva mer som hører til automatiseringen — og hva som ikke gjør det
- Avtale-automatikken i ressursplanleggingen (påminnelse til kunde og ansatt, statusbytte ved første avtale) hører til samme tillegg og stilles inn der.
- Purreautomatikken er ikke en del av tillegget. Den bor under Innstillinger → Purringer og går uavhengig — se Purre når det ikke betales.
Hva som ikke går i dag
- Ingen påminnelser på klokkeslett. «Én time før» finnes ikke; kjøringen starter én gang om dagen.
- Oppfølgingen kjenner et svar bare igjen på fjernsignaturen eller på et etterfølgende dokument. Et avslag per telefon ser Zirko ikke — da følger den opp hos en kunde som svarte for lengst.
- Statusbytte-e-posten går ut bare én gang per prosjekt og status — også om prosjektet når samme status en gang til senere.
- Ventetiden på 15 minutter er ikke justerbar.