Alles over het abonnement staat op één plek: Instellingen → Onderneming → Contract en abonnement. Dit tabblad ziet alleen de kantoorbeheerder.
Waaruit de prijs bestaat
Drie dingen die apart tellen:
- Het pakket — Enkel, Team of Bedrijf. Je kiest het zelf, en het bepaalt welke functies je hebt. Elk pakket brengt kantoorplaatsen mee: Enkel één, Team twee, Bedrijf drie.
- Licenties die je erbij neemt — elke verdere kantoorplaats en elke monteur, per persoon gerekend. Monteurs zitten in geen enkel pakket.
- Aanvullingen — de automatisering en, bij Enkel en Team, de planning. Die tellen per bedrijf, niet per persoon: de prijs blijft gelijk, hoeveel mensen er ook bij je werken.
De geldende bedragen staan in hetzelfde scherm in de prijstabel — daarom staan zij hier niet nog een keer. Alle prijzen zijn exclusief btw. Er wordt afgerekend in de munt van je land; voor elk land geldt een eigen prijstabel, en de bedragen zijn niet omgerekend, maar per land vastgesteld. Roemenië is de uitzondering: daar wordt in euro afgerekend, omdat de betaaldienst de Roemeense leu niet voert. Je bank kan daardoor omrekeningskosten in rekening brengen.
Een kantoorlicentie is inclusief de mobiele app. Wie op kantoor werkt en op de bouwplaats, heeft geen tweede licentie nodig.
Wat er in welk pakket zit
| Enkel | Team | Bedrijf | |
|---|---|---|---|
| Kantoorplaatsen in het pakket | 1 | 2 | 3 |
| Inkoopfacturen, ook per e-mail | — | tot 50 per kalendermaand | onbeperkt |
| Cumulatieve termijnfacturen | — | ja | ja |
| GAEB, ÖNORM en DATANORM inlezen | — | ja | ja |
| Nacalculatie | — | ja | ja |
| Planning | bij te boeken | bij te boeken | inbegrepen |
| Automatisering | bij te boeken | bij te boeken | bij te boeken |
Is bij Team het maandelijkse aantal op, dan komen facturen per e-mail toch in de mailbox aan en blijven ze daar minstens tot het einde van de volgende maand. Overnemen kun je ze vanaf de volgende maand; ze tellen dan mee voor het aantal van die maand.
Al het andere — offertes, facturen in alle formaten, urenregistratie, projecten, de mobiele app, de gegevensexport — is in elk pakket hetzelfde. In de proefperiode heb je dat allemaal, plus beide aanvullingen.
Van pakket wisselen
Zirko wisselt je pakket nooit vanzelf — ook niet als er meer mensen op kantoor moeten werken dan je pakket plaatsen heeft. Daarvoor neem je kantoorplaatsen erbij of wissel je zelf naar een groter pakket.
- Een groter pakket geldt meteen en wordt naar rato voor de rest van de lopende factureringsperiode berekend.
- Een kleiner pakket geldt vanaf het einde van de lopende periode. Tot dan houd je de huidige omvang, en er is geen creditering. Alleen de kantoorplaatsen die met het kleinere pakket vervallen, kunnen nu al niet meer opnieuw worden bezet.
- Wissel je naar Bedrijf, dan vervalt een geboekte planning — die zit daar al in en wordt niet dubbel berekend.
Wat een kleiner pakket niet bevat, blijft toch bewaard. Geregistreerde inkoopfacturen, ingelezen catalogi en aanbestedingen, geplande inzetten en de kosten van je projecten kun je blijven lezen en exporteren — alleen leg je daar niets nieuws meer aan. Een begonnen reeks cumulatieve termijnfacturen loopt door tot de eindfactuur.
Maandelijks of jaarlijks
Je kunt op elk moment tussen beide wisselen — Naar jaarlijkse facturatie wisselen respectievelijk Naar maandelijkse facturatie wisselen.
Vóór de overstap toont Zirko een vergelijking: wat je vandaag per maand betaalt en wat daarna. Drie dingen gelden daarbij:
- De overstap geldt meteen, niet pas aan het einde van de lopende periode.
- Wat je voor de lopende periode al hebt betaald, wordt tegen de nieuwe periode verrekend. Je betaalt alleen het verschil.
- Een abonnement heeft precies één looptijd. Geboekte aanvullingen wisselen daarom mee.
Let op de aanvullingen in het overstapvenster. Een aanvulling die je daar uitvinkt, eindigt meteen met de overstap — het niet verbruikte deel wordt verrekend. Dat is iets anders dan het opzeggen verderop op de pagina: daar loopt de aanvulling door tot het einde van de betaalde periode.
Licenties toevoegen en inleveren
De kaart Pakket en plaatsen toont wat er geboekt is en hoeveel mensen actief werken — apart voor kantoorplaatsen en monteurslicenties. Daar kies je ook je pakket.
Wat telt, is wat je betaalt, niet wie je uitnodigt. Licenties voeg je hier toe en lever je hier in — één of meerdere tegelijk. Uitnodigen kun je in het personeelsbeheer altijd; werken kan iemand echter pas als er een passende licentie vrij is: een kantoorlicentie voor de kantoorrollen, een monteurslicentie voor de buitendienstrollen.
- Toegevoegde licenties gelden meteen en worden naar rato voor de rest van de lopende factureringsperiode berekend.
- Ingeleverde licenties eindigen aan het einde van de lopende factureringsperiode. Betaald zijn ze tot dan, en er is geen creditering — bezetten kun je een ingeleverde licentie echter niet meer. Zolang het inleveren alleen is voorgemerkt, kun je het terugnemen; daarna is de licentie weer vrij.
- Inleveren kun je alleen vrije licenties. Wil je een bezette licentie inleveren, deactiveer dan eerst de persoon.
Op de peildatum wordt niemand geblokkeerd. Werken er dan toch meer mensen dan er licenties overblijven, dan geldt het inleveren alleen voor de vrije licenties; de overige lopen door en worden verder berekend. Zirko laat je dat weten, en je kunt het inleveren opnieuw voormerken zodra je iemand hebt gedeactiveerd.
Deactiveren maakt een licentie vrij, maar levert haar niet in. De licentie staat dan voor iemand anders klaar — betaald blijft ze, tot je haar hier inlevert. Wie maar een paar maanden weg is, wordt gedeactiveerd en later weer geactiveerd; definitief verwijderen hoef je hem daarvoor niet.
In de proefperiode geldt deze grens niet: daar kunnen zoveel mensen werken als je wilt. Begin je in de proefperiode met het afsluiten van een abonnement, dan geldt tot 24 uur lang het kleinste aantal licenties dat je daarbij hebt gekozen als grens. Werken er na het afsluiten van het abonnement meer mensen dan je licenties hebt geboekt, dan wordt evenmin iemand geblokkeerd — de kaart toont dan hoeveel mensen zonder betaalde plaats werken. Nieuwe mensen komen er pas bij als je licenties toevoegt of iemand deactiveert.
Aanvullingen bijboeken
De automatisering en — bij Enkel en Team — de planning zijn aanvullingen per bedrijf. Nu bijboeken voegt een aanvulling aan het lopende abonnement toe en berekent haar naar rato voor de rest van de periode. Opzeggen beëindigt haar tegen het aflopen van de lopende periode; deze periode is betaald en wordt niet vergoed.
Boeken is niet inschakelen. Welke automatiseringen precies actief zijn, beslis je onder Instellingen → Onderneming → Automatisering — daar heeft elk zijn eigen schakelaar.
Wanneer de algemene voorwaarden wijzigen
Dezelfde pagina toont in de kaart „Algemene voorwaarden" welke versie voor je bedrijf geldt en sinds wanneer.
Is er een nieuwe versie, dan staan er twee knoppen: „Nieuwe versie bekijken" en „Instemmen" — zolang de bezwaartermijn loopt, ook „Bezwaar maken". Maak je geen bezwaar tot de genoemde uiterste datum, dan geldt de nieuwe versie als aanvaard. Maak je wel bezwaar, dan blijft de vorige versie gelden, en kan elke partij opzeggen tegen het moment waarop de nieuwe versie van kracht zou zijn geworden — schriftelijk aan het e-mailadres uit het colofon. Eindigt je contract zo, dan vergoedt Zirko het al betaalde bedrag voor de periode daarna naar rato via de betaaldienst. Kantoorbeheerders krijgen bij een nieuwe versie bovendien een e-mail en zien zolang een meldingsbalk „Nieuwe algemene voorwaarden vanaf …".
Voor de verwerkersovereenkomst geldt hetzelfde principe, met gevolg: een nieuwe versie wordt pas van kracht met je uitdrukkelijke instemming — en tot dan blijft geblokkeerd wat alleen deze nieuwe versie dekt, bijvoorbeeld het koppelen van een eigen mailbox (zie E-mailverzending inrichten).
Wanneer een wijziging niet doorgaat
Zirko schrijft er dan bij waarom. De meest voorkomende redenen: er loopt geen abonnement · het abonnement is al opgezegd · een betaling staat open · de factureringsperiode verlengt zich net (in het halfuur daarvóór neemt de betaaldienst geen wijziging aan).
In al deze gevallen is er niets gewijzigd. Na een wijziging duurt het meestal een paar seconden tot de betaaldienst haar heeft bevestigd; met Status verversen kijk je na.