Automatiseerimine võtab üle toimingud, mis muidu tegemata jäävad: kliendile pakkumust meelde tuletada, seisma jäänud ostuarvele tähelepanu juhtida, projekti oleku vahetusel kiri saata. Seaded → Ettevõte → Automatiseerimine.
Tehisaru ei ole mängus. Iga automaatika on kindel reegel — „seitse päeva pärast pakkumust, kui klient ei ole reageerinud“ — ja iga tekst tuleb sinu mallist või standardtekstist. Ükski keelemudel ei otsusta ega sõnasta.
Tellimine on üks asi, sisselülitamine teine
Automatiseerimine on tasuline lisa ega sisaldu üheski paketis — ka mitte paketis Ettevõte. See maksab kindla summa ettevõtte kohta kuus, ükskõik kui palju inimesi sinu juures töötab; kehtiv summa ja valuuta seisavad hinnatabelis jaotises Leping ja abonement. Tellitakse seal — seda saab teha ainult Kontor – admin. Prooviperioodil töötab see ilma tellimuseta.
Tellitud ei tähenda sisse lülitatud: igal automaatikal on sellel kaardil oma lüliti ja alguses on kõik väljas. Kehtib ka vastupidi — ilma tellimuseta jäävad lülitid mõjuta, ja Zirko kirjutab selle kaardi ülaossa, selle asemel et sind arvama panna.
Selle kaardi kaheksa automaatikat
Neli sõltuvad tähtajast (päevad sead iga automaatika juures):
- Pakkumuse järelepärimine — kiri kliendile, kui saadetud pakkumus jääb vastuseta. Ainus oma tekstimalliga, ja ta pärib järele täpselt üks kord.
- Kontrollimata ostuarve — meeldetuletus sinu ettevõttele, kui saabunud arve seisma jääb. Ükski tarnija sellest teada ei saa.
- Allkirjastamislink aegub — meeldetuletus sinu ettevõttele, enne kui aegub link, millega klient pakkumuse eemalt allkirjastab.
- Puuduvad tööajad — meeldetuletus asjaosalisele endale, kui plaanilised tööpäevad on kirjendamata. Meelega mitte ülemusele: see oleks automatiseeritud töösoorituse kontroll, ja sellist Zirko ei saada.
Neli reageerivad projekti oleku vahetusele — välja lülitatavad nii automaatika kui ka oleku kaupa:
- Teavita klienti oleku vahetusel — igale olekule oma teema ja tekst.
- Projektimeeldetuletus ettevõttele — sama sõnum, ainult sissepoole.
- Määra osalised — paneb inimesed projektile. Ei saada midagi.
- Küsi kliendilt faile — kiri tähtajalise üleslaadimislingiga; mida klient üles laadib, jõuab projektikausta.
Rohkem saajaid ei ole: post läheb sinu kliendile, sinu ettevõttele või asjaosalisele — mitte kellelegi teisele.
Millal midagi juhtub
Tähtajaga automaatikaid kontrollib Zirko üks kord päevas, varahommikul. Oleku vahetusel ootab Zirko 15 minutit — kes menüüs eksib, saab parandada, enne kui klient midagi näeb. Ja iga kliendikiri läheb välja täpselt üks kord juhtumi kohta, mitte kunagi ahelana.
Proovikäivitus ja protokoll
Proovikäivitus näitab sulle, mida öine käivitus teeks — kontrollitud juhtumid, saadaks, vahele jäetud koos põhjusega —, ilma et ükski kiri välja läheks. Kasuta seda, enne kui esimest korda päriselt sisse lülitad.
Viimase 30 päeva protokoll vastab küsimusele „miks Zirko sellele kliendile kirjutas?“: milline automaatika, milline käivitaja, milline dokument, millal, kellele. Vanemaid kandeid kaart enam ei näita.
Kaarti näevad Kontor – admin ja Kontor – juhtkond; lüliteid saab kasutada ainult admin.
Mis veel automatiseerimise juurde kuulub — ja mis mitte
- Töögraafiku tähtaja-automaatika (meeldetuletus kliendile ja töötajale, oleku vahetus esimesel kohtumisel) kuulub sama lisa juurde ja seatakse seal.
- Meeldetuletuste automaatika ei ole lisa osa. See elab kohas Seaded → Meeldetuletused ja töötab sõltumatult — vaata Meeldetuletamine, kui ei maksta.
Mida täna ei saa
- Kellaajatäpseid meeldetuletusi ei ole. „Tund enne“ ei eksisteeri; käivitus stardib üks kord päevas.
- Järelepärimine tunneb vastuse ära ainult kaugallkirjast või järgdokumendist. Telefonitsi öeldud äraütlemist Zirko ei näe — siis pärib ta järele kliendilt, kes ammu vastas.
- Olekuvahetuse kiri läheb projekti ja oleku kohta välja ainult üks kord — ka siis, kui projekt jõuab sama olekuni hiljem teist korda.
- 15-minutiline ooteaeg ei ole seadistatav.