Die Automatisierung übernimmt Handgriffe, die sonst liegen bleiben: dem Kunden nachfassen, an eine liegen gebliebene Eingangsrechnung erinnern, beim Projektstatus-Wechsel eine Mail schicken. Einstellungen → Unternehmen → Automatisierung.
Es ist keine Künstliche Intelligenz im Spiel. Jede Automation ist eine feste Regel — „sieben Tage nach dem Angebot, wenn der Kunde nicht reagiert hat" —, und jeder Text kommt aus deiner Vorlage oder dem Standardtext. Kein Sprachmodell entscheidet und kein Sprachmodell formuliert.
Buchen ist das eine, einschalten das andere
Die Automatisierung ist ein bezahlter Zusatz und steckt in keinem Paket — auch nicht in Betrieb. Sie kostet einen festen Betrag je Betrieb und Monat, egal wie viele Leute bei dir arbeiten; der geltende Betrag und die Währung stehen in der Preistafel unter Vertrag & Abo. Gebucht wird dort — das kann nur der Büro-Admin. In der Testphase läuft sie ohne Buchung mit.
Gebucht heißt noch nicht eingeschaltet: Jede Automation hat in diesem Reiter ihren eigenen Schalter, und ab Werk sind alle aus. Umgekehrt gilt es auch — ohne Buchung bleiben die Schalter wirkungslos, und Zirko schreibt das oben in den Reiter, statt dich raten zu lassen.
Die acht Automationen in diesem Reiter
Vier hängen an einer Frist (die Tage stellst du je Automation ein):
- Angebot nachfassen — eine Mail an den Kunden, wenn ein versendetes Angebot unbeantwortet bleibt. Die einzige mit eigener Textvorlage, und sie fasst genau einmal nach.
- Ungeprüfte Eingangsrechnung — eine Erinnerung an deinen Betrieb, wenn eine eingegangene Rechnung liegen bleibt. Kein Lieferant erfährt davon.
- Unterschriftslink läuft ab — eine Erinnerung an deinen Betrieb, bevor der Link verfällt, mit dem der Kunde ein Angebot fern unterschreibt.
- Fehlende Zeiten — eine Erinnerung an die betroffene Person selbst, wenn Soll-Arbeitstage unerfasst sind. Bewusst nicht an den Chef: Das wäre eine automatisierte Leistungskontrolle, und die verschickt Zirko nicht.
Vier reagieren auf den Wechsel des Projektstatus — je Automation und je Status einzeln abschaltbar:
- Kunde bei Statuswechsel informieren — je Status ein eigener Betreff und Text.
- Projekterinnerung an den Betrieb — dieselbe Nachricht, nur nach innen.
- Beteiligte zuordnen — setzt Personen auf das Projekt. Verschickt nichts.
- Dateien beim Kunden anfragen — eine Mail mit einem befristeten Upload-Link; was der Kunde hochlädt, landet im Projektordner.
Mehr Empfänger gibt es nicht: Post geht an deinen Kunden, an deinen Betrieb oder an die betroffene Person — sonst an niemanden.
Wann etwas geschieht
Die fristgebundenen Automationen prüft Zirko einmal am Tag, früh am Morgen. Beim Statuswechsel wartet Zirko 15 Minuten — wer sich im Menü vergreift, kann korrigieren, bevor der Kunde etwas sieht. Und jede Kundenmail geht je Vorgang genau einmal hinaus, nie als Kette.
Trockenlauf und Protokoll
Der Trockenlauf zeigt dir, was der nächtliche Lauf tun würde — geprüfte Vorgänge, würde-versenden, übersprungen samt Grund —, ohne dass eine einzige Mail hinausgeht. Nutze ihn, bevor du zum ersten Mal scharf schaltest.
Das Protokoll der letzten 30 Tage beantwortet die Frage „Warum hat Zirko diesem Kunden geschrieben?": welche Automation, welcher Auslöser, welcher Beleg, wann, an wen. Älteres zeigt der Reiter nicht mehr.
Den Reiter sehen Büro – Admin und Büro – Leitung; schalten kann nur der Admin.
Was noch zur Automatisierung gehört — und was nicht
- Die Termin-Automatik der Einsatzplanung (Erinnerung an Kunde und Mitarbeiter, Statuswechsel beim ersten Termin) gehört zum selben Zusatz und wird dort eingestellt.
- Die Mahn-Automatik ist kein Teil des Zusatzes. Sie wohnt unter Einstellungen → Mahnungen und läuft unabhängig — siehe Mahnen, wenn nicht bezahlt wird.
Was heute nicht geht
- Keine Uhrzeit-genauen Erinnerungen. „Eine Stunde vorher" gibt es nicht; der Lauf startet einmal täglich.
- Nachfassen erkennt eine Antwort nur an der Fernunterschrift oder an einem Folgebeleg. Eine Absage am Telefon sieht Zirko nicht — dann fasst es bei einem Kunden nach, der längst geantwortet hat.
- Die Statuswechsel-Mail geht je Projekt und Status nur einmal hinaus — auch wenn das Projekt denselben Status später ein zweites Mal erreicht.
- Die 15-Minuten-Karenz ist nicht einstellbar.