Automatizavimas perima darbus, kurie kitaip lieka gulėti: priminti klientui, priminti apie užsigulėjusią gautą sąskaitą faktūrą, pasikeitus projekto būsenai išsiųsti laišką. Nustatymai → Įmonė → Automatizavimas.
Jokio dirbtinio intelekto čia nėra. Kiekvienas automatinis veiksmas yra tvirta taisyklė — „septynios dienos po pasiūlymo, jei klientas nesureagavo" —, o kiekvienas tekstas ateina iš tavo šablono arba iš numatytojo teksto. Joks kalbos modelis nesprendžia ir joks kalbos modelis neformuluoja.
Užsakyti yra vienas dalykas, įjungti — kitas
Automatizavimas yra mokamas priedas ir neįeina į jokį paketą — net į paketą Įmonė. Jis kainuoja fiksuotą sumą vienai įmonei per mėnesį, kad ir kiek žmonių pas tave dirba; galiojanti suma ir valiuta nurodytos kainoraštyje skiltyje Sutartis ir prenumerata. Užsakoma ten — tai gali tik biuro administratorius. Bandomuoju laikotarpiu jis veikia ir be užsakymo.
Užsakyta dar nereiškia įjungta: kiekvienas automatinis veiksmas šioje kortelėje turi savo jungiklį, ir iš pradžių visi yra išjungti. Galioja ir atvirkščiai — be užsakymo jungikliai neveikia, ir Zirko tai parašo kortelės viršuje, užuot leidęs tau spėlioti.
Aštuoni automatiniai veiksmai šioje kortelėje
Keturi kabo prie termino (dienas nustatai kiekvienam veiksmui atskirai):
- Pasiūlymo priminimas — laiškas klientui, kai išsiųstas pasiūlymas lieka be atsako. Vienintelis su savo teksto šablonu, ir jis primena lygiai vieną kartą.
- Nepatikrinta gauta sąskaita faktūra — priminimas tavo įmonei, kai gauta sąskaita faktūra lieka gulėti. Joks tiekėjas apie tai nesužino.
- Baigiasi parašo nuorodos galiojimas — priminimas tavo įmonei, prieš nuorodai nustojant galioti; ta nuoroda klientas nuotoliniu būdu pasirašo pasiūlymą.
- Trūkstamas laikas — priminimas pačiam susijusiam asmeniui, kai privalomos darbo dienos nefiksuotos. Sąmoningai ne vadovui: tai būtų automatizuota veiklos kontrolė, o tokios Zirko nesiunčia.
Keturi reaguoja į projekto būsenos pasikeitimą — išjungiami atskirai kiekvienam veiksmui ir kiekvienai būsenai:
- Informuoti klientą pasikeitus būsenai — kiekvienai būsenai sava tema ir tekstas.
- Projekto priminimas įmonei — ta pati žinutė, tik į vidų.
- Priskirti dalyvius — priskiria asmenis projektui. Nieko neišsiunčia.
- Paprašyti failų iš kliento — laiškas su terminuota įkėlimo nuoroda; tai, ką klientas įkelia, patenka į projekto aplanką.
Daugiau gavėjų nėra: laiškai siunčiami tavo klientui, tavo įmonei arba susijusiam asmeniui — daugiau niekam.
Kada kas nors įvyksta
Terminuotus automatinius veiksmus Zirko tikrina kartą per dieną, anksti ryte. Pasikeitus būsenai Zirko laukia 15 minučių — kas apsiriko meniu, gali pataisyti, kol klientas dar nieko nemato. O kiekvienas laiškas klientui išeina vienam atvejui lygiai kartą, niekada ne grandine.
Bandomasis paleidimas ir protokolas
Bandomasis paleidimas parodo, ką naktinis paleidimas darytų — patikrinti atvejai, būtų išsiųsta, praleista kartu su priežastimi —, neišsiunčiant nė vieno laiško. Pasinaudok juo, prieš pirmą kartą įjungiant veikti rimtai.
Paskutinių 30 dienų protokolas atsako į klausimą „Kodėl Zirko parašė šiam klientui?": kuris automatinis veiksmas, kas jį paleido, koks dokumentas, kada, kam. Senesnių dalykų kortelė neberodo.
Kortelę mato Biuras – administratorius ir Biuras – vadovybė; jungti gali tik administratorius.
Kas dar priklauso automatizavimui — o kas ne
- Darbų planavimo susitikimų automatika (priminimas klientui ir darbuotojui, būsenos keitimas per pirmą susitikimą) priklauso tam pačiam priedui ir nustatoma ten.
- Raginimų automatika nėra priedo dalis. Ji gyvena skiltyje Nustatymai → Raginimai ir veikia savarankiškai — žr. Raginimas, kai nesumokama.
Ko šiandien negalima
- Nėra priminimų tiksliu laiku. „Valandą prieš" nėra; paleidimas vyksta kartą per dieną.
- Priminimas atsakymą atpažįsta tik iš nuotolinio parašo arba iš tolesnio dokumento. Atsisakymo telefonu Zirko nemato — tada jis primena klientui, kuris jau seniai atsakė.
- Būsenos keitimo laiškas vienam projektui ir vienai būsenai išeina tik kartą — net jei projektas tą pačią būseną vėliau pasiekia antrą kartą.
- 15 minučių atidėjimas nekeičiamas.