Automatiseringen tar över handgrepp som annars blir liggande: följa upp hos kunden, påminna om en ogranskad leverantörsfaktura, skicka ett mejl när ett projekt byter status. Inställningar → Företag → Automatisering.
Ingen artificiell intelligens är inblandad. Varje automatik är en fast regel — ”sju dagar efter offerten, om kunden inte har reagerat” — och varje text kommer från din mall eller standardtexten. Ingen språkmodell beslutar och ingen språkmodell formulerar.
Att boka är en sak, att slå på en annan
Automatiseringen är ett betalt tillägg och ingår inte i något paket — inte heller i Företag. Den kostar ett fast belopp per företag och månad, oavsett hur många som arbetar hos dig; det gällande beloppet och valutan står i pristabellen under Avtal och abonnemang. Du bokar den där — det kan bara kontorsadministratören. Under testperioden går den med utan bokning.
Bokat betyder inte påslaget: varje automatik har sitt eget reglage i den här fliken, och från början är alla av. Det omvända gäller också — utan bokning är brytarna verkningslösa, och Zirko skriver det överst i fliken i stället för att låta dig gissa.
De åtta automatikerna i den här fliken
Fyra hänger på en tidsfrist (antalet dagar ställer du in för varje automatik för sig):
- Följ upp offert — ett mejl till kunden när en skickad offert förblir obesvarad. Den enda med egen textmall, och den följer upp exakt en gång.
- Ogranskad leverantörsfaktura — en påminnelse till ditt företag när en mottagen faktura blir liggande. Ingen leverantör får veta något.
- Underskriftslänk går ut — en påminnelse till ditt företag innan länken som kunden signerar offerten med på distans förfaller.
- Tider saknas — en påminnelse till den berörda personen själv när planerade arbetsdagar förblir oregistrerade. Medvetet inte till chefen: det vore automatiserad prestationskontroll, och sådant skickar Zirko inte.
Fyra reagerar på att ett projekt byter status — de går att stänga av var för sig, för varje automatik och varje status:
- Informera kunden vid statusbyte — eget ämne och egen text per status.
- Projektpåminnelse till företaget — samma meddelande, fast inåt.
- Tilldela deltagare — sätter personer på projektet. Skickar ingenting.
- Be kunden om filer — ett mejl med en tidsbegränsad uppladdningslänk; det kunden laddar upp hamnar i projektmappen.
Fler mottagare finns inte: post går till din kund, till ditt företag eller till den berörda personen — till ingen annan.
När något händer
De fristbundna automatikerna kontrollerar Zirko en gång om dagen, tidigt på morgonen. Vid statusbyte väntar Zirko 15 minuter — den som klickar fel i menyn kan rätta innan kunden ser något. Och varje kundmejl går ut exakt en gång per ärende, aldrig i kedja.
Torrkörning och protokoll
Torrkörningen visar dig vad nattkörningen skulle göra — granskade ärenden, skulle skicka, överhoppade med orsaken — utan att ett enda mejl går ut. Använd den innan du slår på skarpt för första gången.
Protokollet för de senaste 30 dagarna besvarar frågan ”varför skrev Zirko till den här kunden?”: vilken automatik, vilken utlösare, vilket dokument, när, till vem. Äldre poster visar fliken inte längre.
Fliken ser Kontor – administratör och Kontor – ledning; slå om brytarna kan bara administratören.
Vad som mer hör till automatiseringen — och vad som inte gör det
- Automatiken för planerade uppdrag i resursplaneringen (påminnelse till kund och medarbetare, statusbyte vid första bokningen) hör till samma tillägg och ställs in där.
- Påminnelseautomatiken är inte en del av tillägget. Den bor under Inställningar → Påminnelser och går oberoende — se Påminna när det inte betalas.
Vad som inte går i dag
- Inga påminnelser på klockslag. ”En timme före” finns inte; körningen startar en gång om dagen.
- Uppföljningen känner igen ett svar bara på distanssignaturen eller på ett efterföljande dokument. Ett nej per telefon ser Zirko inte — då följer den upp hos en kund som svarat för länge sedan.
- Statusbytesmejlet går ut bara en gång per projekt och status — även om projektet når samma status en andra gång senare.
- Väntetiden på 15 minuter är inte inställbar.