L'automazione si fa carico dei passaggi che altrimenti restano indietro: richiedere un riscontro al cliente, segnalare una fattura in entrata rimasta ferma, inviare una mail al cambio di stato di un progetto. Impostazioni → Azienda → Automazione.
Non c'è alcuna intelligenza artificiale in gioco. Ogni automazione è una regola fissa — «sette giorni dopo l'offerta, se il cliente non ha reagito» — e ogni testo proviene dal tuo modello o dal testo standard. Nessun modello linguistico decide e nessun modello linguistico scrive.
Sottoscrivere è una cosa, attivare un'altra
L'automazione è un supplemento a pagamento e non è compresa in nessun pacchetto — nemmeno in Azienda. Costa un importo fisso per azienda al mese, indipendentemente da quante persone lavorano da te; l'importo in vigore e la valuta stanno nella tabella dei prezzi sotto Contratto e abbonamento. Si sottoscrive lì — può farlo solo l'Ufficio – Admin. Durante il periodo di prova funziona senza sottoscrizione.
Sottoscritta non significa attivata: ogni automazione ha in questa scheda il proprio interruttore, e all'inizio sono tutti spenti. Vale anche il contrario — senza sottoscrizione gli interruttori restano senza effetto, e Zirko lo scrive in cima alla scheda invece di lasciarti indovinare.
Le otto automazioni di questa scheda
Quattro dipendono da una scadenza (i giorni si impostano per automazione):
- Richiesta di riscontro sull'offerta — una mail al cliente quando un'offerta inviata resta senza risposta. L'unica con un proprio modello di testo, e sollecita esattamente una volta.
- Fattura in entrata non verificata — un promemoria alla tua azienda quando una fattura ricevuta resta ferma. Nessun fornitore ne viene a conoscenza.
- Il link per la firma sta per scadere — un promemoria alla tua azienda prima che scada il link con cui il cliente firma un'offerta a distanza.
- Ore mancanti — un promemoria alla persona interessata, quando giorni lavorativi previsti restano non registrati. Volutamente non al capo: sarebbe un controllo automatizzato delle prestazioni, e Zirko non invia nulla del genere.
Quattro reagiscono al cambio di stato di un progetto — disattivabili per automazione e per stato:
- Informare il cliente al cambio di stato — oggetto e testo propri per ogni stato.
- Promemoria di progetto all'azienda — lo stesso messaggio, ma verso l'interno.
- Assegnare i partecipanti — mette persone sul progetto. Non invia nulla.
- Chiedere file al cliente — una mail con un link di caricamento a tempo; ciò che il cliente carica finisce nella cartella del progetto.
Altri destinatari non esistono: la posta va al tuo cliente, alla tua azienda o alla persona interessata — a nessun altro.
Quando accade qualcosa
Le automazioni a scadenza vengono controllate una volta al giorno, la mattina presto. Al cambio di stato Zirko attende 15 minuti — chi sbaglia nel menù può correggere prima che il cliente veda qualcosa. E ogni mail al cliente parte esattamente una volta per pratica, mai a catena.
Prova a vuoto e protocollo
La prova a vuoto ti mostra che cosa farebbe l'esecuzione notturna — pratiche controllate, invierebbe, saltate con il motivo — senza che parta una sola mail. Usala prima di attivare qualcosa per la prima volta.
Il protocollo degli ultimi 30 giorni risponde alla domanda «perché Zirko ha scritto a questo cliente?»: quale automazione, quale evento scatenante, quale documento, quando, a chi. Ciò che è più vecchio non appare più nella scheda.
La scheda è visibile a Ufficio – Admin e Ufficio – Direzione; gli interruttori li aziona solo l'admin.
Che cosa fa ancora parte dell'automazione — e che cosa no
- L'automatismo degli appuntamenti della pianificazione degli interventi (promemoria al cliente e al collaboratore, cambio di stato al primo appuntamento) fa parte dello stesso supplemento e si imposta lì.
- L'automatismo dei solleciti non fa parte del supplemento. Si trova sotto Impostazioni → Solleciti e funziona in modo indipendente — si veda Sollecitare quando non si paga.
Che cosa oggi non è possibile
- Nessun promemoria a orario preciso. «Un'ora prima» non esiste; l'esecuzione parte una volta al giorno.
- La richiesta di riscontro riconosce una risposta solo dalla firma a distanza o da un documento successivo. Un rifiuto al telefono è invisibile per Zirko — in quel caso solleciterà un cliente che ha risposto da tempo.
- La mail di cambio stato parte una sola volta per progetto e stato — anche se il progetto raggiunge lo stesso stato una seconda volta.
- Il tempo di attesa di 15 minuti non è regolabile.