Automatizarea preia pașii care altfel rămân în urmă: să revii la client cu oferta, să semnalezi o factură de intrare rămasă pe loc, să trimiți un e-mail la schimbarea stării unui proiect. Setări → Companie → Automatizare.
Nu este implicată nicio inteligență artificială. Fiecare automatizare este o regulă fixă — „șapte zile după ofertă, dacă clientul nu a reacționat“ — și fiecare text vine din șablonul tău sau din textul standard. Niciun model lingvistic nu decide și niciun model lingvistic nu formulează.
A comanda e una, a porni e alta
Automatizarea este un supliment plătit și nu este inclusă în niciun pachet — nici în Firmă. Costă o sumă fixă per companie și lună, indiferent câți oameni lucrează la tine; suma valabilă și moneda stau în tabelul de prețuri de la Contract și abonament. Se comandă acolo — poate face asta doar Birou – Administrator. În perioada de probă funcționează fără comandă.
Comandat nu înseamnă pornit: fiecare automatizare are în această filă propriul comutator, iar la început toate sunt oprite. Valabil și invers — fără comandă, comutatoarele rămân fără efect, iar Zirko scrie asta în capul filei, în loc să te lase să ghicești.
Cele opt automatizări din această filă
Patru depind de un termen (zilele le setezi la fiecare automatizare):
- Revenire la ofertă — un e-mail către client, când o ofertă trimisă rămâne fără răspuns. Singura cu șablon de text propriu, și revine exact o dată.
- Factură de intrare neverificată — un memento către firma ta, când o factură primită rămâne pe loc. Niciun furnizor nu află.
- Linkul de semnare expiră — un memento către firma ta, înainte să expire linkul cu care clientul semnează o ofertă de la distanță.
- Pontaje lipsă — un memento către persoana vizată însăși, când zile de lucru planificate rămân neînregistrate. Intenționat nu către șef: ar fi un control automatizat al performanței, iar așa ceva Zirko nu trimite.
Patru reacționează la schimbarea stării unui proiect — dezactivabile per automatizare și per stare:
- Informarea clientului la schimbarea stării — subiect și text proprii pentru fiecare stare.
- Memento de proiect către firmă — același mesaj, doar spre interior.
- Repartizarea participanților — pune persoane pe proiect. Nu trimite nimic.
- Solicitarea de fișiere de la client — un e-mail cu un link de încărcare cu termen; ce încarcă clientul ajunge în dosarul proiectului.
Alți destinatari nu există: mesajele merg la clientul tău, la firma ta sau la persoana vizată — la nimeni altcineva.
Când se întâmplă ceva
Automatizările cu termen Zirko le verifică o dată pe zi, dimineața devreme. La schimbarea stării, Zirko așteaptă 15 minute — cine greșește în meniu poate corecta înainte ca clientul să vadă ceva. Și fiecare e-mail către client pleacă exact o dată per caz, niciodată în lanț.
Rulajul de probă și protocolul
Rulajul de probă îți arată ce ar face rulajul de noapte — cazuri verificate, ar trimite, sărite cu motivul — fără ca vreun e-mail să plece. Folosește-l înainte să pornești prima dată pe bune.
Protocolul ultimelor 30 de zile răspunde la întrebarea „de ce i-a scris Zirko acestui client?“: care automatizare, ce declanșator, care document, când, cui. Fila nu mai arată înregistrări mai vechi de atât.
Fila o văd Birou – Administrator și Birou – Conducere; comutatoarele le poate acționa doar administratorul.
Ce mai ține de automatizare — și ce nu
- Automatizarea programărilor din Planificarea echipelor (memento către client și angajat, schimbarea stării la prima programare) ține de același supliment și se setează acolo.
- Automatizarea somațiilor nu face parte din supliment. Se află sub Setări → Somații și rulează independent — vezi Somarea, când nu se plătește.
Ce nu se poate azi
- Niciun memento la oră fixă. „Cu o oră înainte“ nu există; rulajul pornește o dată pe zi.
- Revenirea la ofertă recunoaște un răspuns doar după semnătura de la distanță sau după un document următor. Un refuz la telefon Zirko nu-l vede — atunci revine la un client care a răspuns de mult.
- E-mailul de schimbare a stării pleacă doar o dată per proiect și stare — chiar dacă proiectul atinge aceeași stare a doua oară mai târziu.
- Timpul de așteptare de 15 minute nu este reglabil.