Automaatio hoitaa askareet, jotka muuten jäävät roikkumaan: muistuttaa asiakasta tarjouksesta, huomauttaa lojumaan jääneestä ostolaskusta, lähettää sähköpostin, kun projektin tila vaihtuu. Asetukset → Yritys → Automaatio.
Tekoäly ei ole mukana. Jokainen automaatio on kiinteä sääntö — "seitsemän päivää tarjouksen jälkeen, jos asiakas ei ole reagoinut" — ja jokainen teksti tulee sinun pohjastasi tai vakiotekstistä. Mikään kielimalli ei päätä eikä mikään kielimalli muotoile.
Tilaaminen on eri asia kuin päälle kytkeminen
Automaatio on maksullinen lisäosa, eikä se sisälly mihinkään pakettiin — ei myöskään pakettiin Yritys. Se maksaa kiinteän summan yritystä ja kuukautta kohden riippumatta siitä, kuinka monta ihmistä sinulla työskentelee; voimassa oleva summa ja valuutta näkyvät hintataulukossa kohdassa Sopimus ja tilaus. Tilaus tehdään siellä — sen voi tehdä vain Toimisto – pääkäyttäjä. Kokeilujakson aikana se toimii ilman tilausta.
Tilattu ei tarkoita kytkettyä: jokaisella automaatiolla on tässä välilehdessä oma kytkimensä, ja aluksi kaikki ovat pois päältä. Sama pätee toisinpäin — ilman tilausta kytkimet ovat vailla vaikutusta, ja Zirko kirjoittaa sen välilehden yläreunaan sen sijaan, että antaisi sinun arvailla.
Tämän välilehden kahdeksan automaatiota
Neljä riippuu määräajasta (päivät asetat automaatiokohtaisesti):
- Tarjouksen seuranta — sähköposti asiakkaalle, kun lähetetty tarjous jää vaille vastausta. Ainoa, jolla on oma tekstipohja, ja se muistuttaa täsmälleen kerran.
- Tarkastamaton ostolasku — muistutus omalle yrityksellesi, kun saapunut lasku jää lojumaan. Yksikään toimittaja ei saa siitä tietää.
- Allekirjoituslinkki vanhenee — muistutus omalle yrityksellesi, ennen kuin vanhenee linkki, jolla asiakas allekirjoittaa tarjouksen etänä.
- Puuttuvat tunnit — muistutus asianomaiselle henkilölle itselleen, kun suunnitellut työpäivät ovat kirjaamatta. Tarkoituksella ei pomolle: se olisi automatisoitua suoritusvalvontaa, eikä Zirko lähetä sellaista.
Neljä reagoi projektin tilan vaihtumiseen — kytkettävissä pois automaatio- ja tilakohtaisesti:
- Ilmoita asiakkaalle tilan vaihtuessa — jokaiselle tilalle oma aihe ja teksti.
- Projektimuistutus yritykselle — sama viesti, mutta sisäänpäin.
- Liitä osalliset — asettaa henkilöt projektille. Ei lähetä mitään.
- Pyydä tiedostoja asiakkaalta — sähköposti, jossa on määräaikainen latauslinkki; mitä asiakas lataa, päätyy projektikansioon.
Muita vastaanottajia ei ole: posti menee asiakkaallesi, yrityksellesi tai asianomaiselle henkilölle — ei kenellekään muulle.
Milloin jotain tapahtuu
Määräaikaan sidotut automaatiot Zirko tarkastaa kerran päivässä, varhain aamulla. Tilan vaihtuessa Zirko odottaa 15 minuuttia — jos valitset valikosta väärin, ehdit korjata ennen kuin asiakas näkee mitään. Ja jokainen asiakassähköposti lähtee täsmälleen kerran tapausta kohden, ei koskaan ketjuna.
Koeajo ja loki
Koeajo näyttää, mitä yöajo tekisi — tarkastetut tapaukset, lähettäisi, ohitetut syineen — ilman että yksikään sähköposti lähtee. Käytä sitä, ennen kuin kytket ensimmäistä kertaa tositoimiin.
Viimeisten 30 päivän loki vastaa kysymykseen "miksi Zirko kirjoitti tälle asiakkaalle?": mikä automaatio, mikä laukaisija, mikä asiakirja, milloin, kenelle. Vanhempia merkintöjä välilehti ei enää näytä.
Välilehden näkevät Toimisto – pääkäyttäjä ja Toimisto – johto; kytkimiä käyttää vain pääkäyttäjä.
Mikä vielä kuuluu automaatioon — ja mikä ei
- Työvuorosuunnittelun aika-automatiikka (muistutus asiakkaalle ja työntekijälle, tilan vaihto ensimmäisellä keikalla) kuuluu samaan lisäosaan ja asetetaan siellä.
- Maksumuistutusautomatiikka ei ole osa lisäosaa. Se asuu kohdassa Asetukset → Maksumuistutukset ja toimii itsenäisesti — katso Muistuttaminen, kun ei makseta.
Mikä ei tänään onnistu
- Ei kellonaikaan sidottuja muistutuksia. "Tuntia ennen" ei ole; ajo käynnistyy kerran päivässä.
- Tarjouksen seuranta tunnistaa vastauksen vain etäallekirjoituksesta tai jatkoasiakirjasta. Puhelimessa annettua kielteistä vastausta Zirko ei näe — silloin se muistuttaa asiakasta, joka vastasi jo kauan sitten.
- Tilanvaihtoviesti lähtee vain kerran projektia ja tilaa kohden — myös silloin, kun projekti saavuttaa saman tilan myöhemmin toistamiseen.
- 15 minuutin odotusaika ei ole säädettävissä.