自動化は、つい後回しになる作業を引き受けます。お客様へのフォローアップ、 放置された受取請求書のお知らせ、案件のステータスが変わったときのメール などです。設定 → 会社 → 自動化。
人工知能は一切関わっていません。 どの自動化も決まった規則です —「見積書から7日後、お客様から反応がなければ」といった形です。文面はすべて、 ご自身のテンプレートか標準テキストから来ます。判断する言語モデルも、文章を 書く言語モデルもありません。
契約することと、オンにすることは別です
自動化は有料の追加機能で、どのパッケージにも含まれません — Betrieb にも 含まれません。料金は1事業者ごとの月額の固定額で、何人で使っても変わりません。 適用される金額と通貨は、契約とプランの料金表に 出ています。契約もそこで行い、これができるのはオフィス管理者だけです。 無料トライアル中は、契約なしでも動きます。
契約しても、まだオンにはなっていません。このタブでは自動化ごとにスイッチが あり、初期状態ではすべてオフです。逆も同じです。契約がなければスイッチは 効きません。Zirko は、そのことをタブの上部に書きます。推測させることは しません。
このタブにある8つの自動化
4つは期限に連動します（日数は自動化ごとに設定します）。
- 見積書のフォローアップ — 送信した見積書に返事がないとき、お客様に メールを送ります。独自の文面テンプレートを持つ唯一の自動化で、 フォローアップはちょうど1回だけです。
- 未確認の受取請求書 — 届いた請求書が放置されているとき、自社に お知らせします。仕入先には何も伝わりません。
- 署名リンクの失効 — お客様が見積書に遠隔で署名するためのリンクが失効 する前に、自社にお知らせします。
- 未入力の時間 — 所定勤務日の記録が入っていないとき、本人に お知らせします。上司に送らないのは意図的です。それは自動化された 勤務評価にあたり、Zirko はそれを送信しません。
4つは案件のステータス変更に反応します。自動化ごと、ステータスごとに 個別にオフにできます。
- ステータス変更を顧客に通知 — ステータスごとに件名と本文を設定します。
- 事業者への案件通知 — 同じ内容を、内部に向けて送ります。
- 担当者の割り当て — 案件に人を割り当てます。何も送信しません。
- 顧客にファイルを依頼 — 期限付きのアップロードリンクを添えたメールを 送ります。お客様がアップロードしたものは、案件のファイルに入ります。
宛先はこれ以外にありません。お客様か、自社か、本人か。それ以外の誰にも 送りません。
いつ実行されるか
期限に連動する自動化を、Zirko は1日1回、早朝に確認します。ステータス 変更のときは、Zirko は15分待ちます。メニューで押し間違えた場合、 お客様の目に触れる前に直せるようにするためです。そして、お客様へのメールは 対象1件につきちょうど1回送られ、連続して送られることはありません。
ドライランと実行ログ
ドライランは、夜間の実行が何をするかを見せてくれます。確認した対象、 送信予定、除外とその理由が出ますが、メールは1通も送られません。初めて 本番でオンにする前に、これをお使いください。
過去30日の実行ログは、「なぜ Zirko はこのお客様に連絡したのか」に 答えます。どの自動化か、何が引き金か、どの帳票か、いつか、誰宛かが 分かります。それより古いものは、このタブには出ません。
このタブを見られるのはオフィス – 管理者とオフィス – 経営です。 スイッチを操作できるのは管理者だけです。
自動化に含まれるもの、含まれないもの
- 人員配置計画の予定の自動化（お客様と スタッフへのお知らせ、初回予定でのステータス変更）は同じ追加機能に 含まれ、設定はそちらで行います。
- 督促の自動化は、この追加機能には含まれません。設定 → 督促にあり、 独立して動きます。支払われないときに督促するを ご覧ください。
今はできないこと
- 時刻を指定したお知らせはできません。「1時間前に」はありません。 実行は1日1回です。
- フォローアップが返事とみなすのは、遠隔署名か後続の帳票だけです。 電話での断りは Zirko には見えません。その場合、とうに返事をくださった お客様にフォローアップしてしまいます。
- ステータス変更のメールは、案件ごと・ステータスごとに1回だけ送られます。 同じ案件が後で同じステータスに再び到達しても、送られません。
- 15分の猶予は変更できません。