De planning is een planbord met twee banen op één tijdlijn: bovenaan de projecten met hun bouwfases, onderaan de medewerkers met hun inzetten en afwezigheden.
De planning zit in het pakket Bedrijf. Bij Enkel en Team boek je haar onder Contract en abonnement bij; in de proefperiode is zij er altijd bij. Zonder boeking blijven geplande inzetten zichtbaar en kun je ze verwijderen — nieuwe leg je niet aan.
Zich verplaatsen
Met de pijlen blader je vooruit en terug, Vandaag springt naar de huidige dag. Met plus en min wissel je tussen één week en zes weken in beeld.
Een dagweergave bestaat niet, en de kolommen zijn altijd hele dagen. Wie een bouwplaats tot op het uur wil plannen, plant die hier op dagen en voert de uren in de urenregistratie in.
Indelen
Met de muis: in een lege regel over meerdere dagen slepen — en er staat een bouwfase of een inzet. Bestaande balken verplaats je, aan hun randen maak je ze langer of korter. Alles klikt vast op hele dagen.
Via dialoogvensters: Nieuwe inzet, Inzet toevoegen, Fase toevoegen, Nieuwe afwezigheid, Project inplannen.
Een inzet draagt project, naam van de inzet, omschrijving, start- en einddatum, Hele dag of begin- en eindtijd, adres van de werklocatie en een balkkleur — naar keuze Op status, dan kleurt de balk mee met de projectstatus.
Een afwezigheid loopt hele dagen of als Eerste respectievelijk Tweede helft van de dag. Halve dagen kunnen alleen voor één enkele dag worden ingevoerd.
Teams
Via Team aanmaken breng je mensen samen; medewerkers sleep je aan hun naam erin. Wie in geen enkel team zit, staat onder Zonder team.
Plan je een team in, dan wordt elk lid afzonderlijk ingepland. Wie al was ingepland, wordt overgeslagen — Zirko zegt achteraf hoeveel.
Conflicten
Zirko laat je plannen en waarschuwt daarbij:
- “… is in deze periode afwezig. Toch inplannen?” — jij beslist.
- Overlappingen: de betreffende cellen krijgen een rode achtergrond, en de melding noemt het aantal dagen.
- Hetzelfde project twee keer bij dezelfde persoon in dezelfde periode: er wordt niets aangemaakt.
Afsprakenautomatiek
Een eigen subpagina met drie automatiseringen: Projectstatus bij de eerste afspraak, Herinnering aan de klant, Herinnering aan de ingedeelde medewerker. Voorlooptijd alleen in hele dagen, hoogstens vier niveaus. Voordat je haar echt aanzet, is er een proefdraai en daarna het logboek Wat er werkelijk is gebeurd.
Zirko loopt de afspraken één keer per dag door, vroeg in de ochtend. “Een uur van tevoren” bestaat niet. Plan de voorlooptijden daarop.
De afsprakenautomatiek zien de bedrijfsleiding en de beheerder — de projectleiding niet. Het planbord zelf is voorbehouden aan kantoorrollen.
Wat je verder nog moet weten
Staat er “Voor deze periode zijn geen gegevens geladen”, spring er dan via Vandaag of de pijlen heen — het bord laadt per periode.
Wie is ingepland, ziet zijn inzet op de telefoon, zie Zirko op de bouwplaats.