Automatizācija pārņem darbus, kas citādi paliek nedarīti: atgādināt klientam, atgādināt par nepārbaudītu ienākošo rēķinu, projekta statusa maiņas brīdī nosūtīt vēstuli. Iestatījumi → Uzņēmums → Automatizācija.
Mākslīgais intelekts te nav iesaistīts. Katra automatizācija ir stingrs noteikums — „septiņas dienas pēc piedāvājuma, ja klients nav atsaucies" —, un katrs teksts nāk no tavas veidnes vai no standarta teksta. Neviens valodas modelis neizlemj un neviens valodas modelis neformulē.
Pieteikt ir viens, ieslēgt — pavisam kas cits
Automatizācija ir maksas papildfunkcija un nav iekļauta nevienā paketē — arī ne paketē Uzņēmums. Tā maksā noteiktu summu par uzņēmumu mēnesī neatkarīgi no tā, cik cilvēku pie tevis strādā; spēkā esošā summa un valūta ir cenu tabulā sadaļā Līgums un abonements. Pieteikt to var tur — to var tikai biroja administrators. Izmēģinājuma periodā tā darbojas bez pieteikšanas.
Pieteikts vēl nenozīmē ieslēgts: katrai automatizācijai šajā cilnē ir savs slēdzis, un rūpnīcas iestatījumā visas ir izslēgtas. Otrādi arī — bez pieteikšanas slēdži paliek bez iedarbības, un Zirko to raksta cilnes augšā, nevis liek tev minēt.
Astoņas automatizācijas šajā cilnē
Četras ir piesietas termiņam (dienas iestati katrai automatizācijai atsevišķi):
- Atgādināt par piedāvājumu — vēstule klientam, ja nosūtīts piedāvājums paliek bez atbildes. Vienīgā ar savu teksta veidni, un tā atgādina tieši vienu reizi.
- Nepārbaudīts ienākošais rēķins — atgādinājums tavam uzņēmumam, ja saņemts rēķins paliek nekustināts. Neviens piegādātājs to neuzzina.
- Paraksta saitei beidzas termiņš — atgādinājums tavam uzņēmumam, pirms zaudē spēku saite, ar kuru klients attālināti paraksta piedāvājumu.
- Trūkstoši laiki — atgādinājums pašai attiecīgajai personai, ja plānotās darba dienas ir nereģistrētas. Apzināti ne priekšniekam: tā būtu automatizēta izpildes kontrole, un tādu Zirko nesūta.
Četras reaģē uz projekta statusa maiņu — izslēdzamas atsevišķi katrai automatizācijai un katram statusam:
- Informēt klientu par statusa maiņu — katram statusam savs temats un teksts.
- Projekta atgādinājums uzņēmumam — tā pati ziņa, tikai uz iekšu.
- Piesaistīt iesaistītos — pieliek cilvēkus projektam. Neko nesūta.
- Pieprasīt failus no klienta — vēstule ar termiņotu augšupielādes saiti; ko klients augšupielādē, nonāk projekta mapē.
Vairāk saņēmēju nav: pasts aiziet tavam klientam, tavam uzņēmumam vai attiecīgajai personai — nevienam citam.
Kad kaut kas notiek
Termiņotās automatizācijas Zirko pārbauda reizi dienā, agri no rīta. Pie statusa maiņas Zirko nogaida 15 minūtes — kas izvēlnē pārķeras, var izlabot, pirms klients kaut ko redz. Un katra klienta vēstule aiziet par katru gadījumu tieši vienu reizi, nekad kā ķēde.
Izmēģinājuma palaišana un protokols
Izmēģinājuma palaišana parāda, ko darītu nakts palaišana — pārbaudītie gadījumi, tiktu nosūtīts, izlaists ar iemeslu —, bez tā, ka aizietu kaut viena vēstule. Izmanto to, pirms pirmo reizi ieslēdz pa īstam.
Pēdējo 30 dienu protokols atbild uz jautājumu „Kāpēc Zirko šim klientam rakstīja?": kura automatizācija, kurš izraisītājs, kurš dokuments, kad, kam. Vecākus ierakstus cilne vairs nerāda.
Cilni redz Birojs – administrators un Birojs – vadība; pārslēgt var tikai administrators.
Kas vēl pieder automatizācijai — un kas ne
- Darbu plānošanas norīkojumu automātika (atgādinājums klientam un darbiniekam, statusa maiņa pie pirmā norīkojuma) pieder tai pašai papildfunkcijai un tiek iestatīta tur.
- Brīdinājumu automātika nav daļa no papildfunkcijas. Tā mīt sadaļā Iestatījumi → Brīdinājumi un darbojas neatkarīgi — skati Brīdināt, ja netiek maksāts.
Kas šodien nav iespējams
- Nav atgādinājumu ar precīzu pulksteņa laiku. „Stundu iepriekš" nav; piegājiens sākas reizi dienā.
- Atgādinājums atbildi atpazīst tikai pēc attālinātā paraksta vai pēc turpinājuma dokumenta. Atteikumu pa telefonu Zirko neredz — tad tas atgādina klientam, kas jau sen ir atbildējis.
- Statusa maiņas vēstule par katru projektu un statusu aiziet tikai vienu reizi — arī tad, ja projekts to pašu statusu vēlāk sasniedz otrreiz.
- 15 minūšu nogaidīšana nav iestatāma.