Automatizace přebírá úkony, které jinak zůstávají ležet: připomenout se zákazníkovi, upozornit na ležící přijatou fakturu, poslat e-mail při změně stavu projektu. Nastavení → Podnik → Automatizace.
Není v tom žádná umělá inteligence. Každá automatika je pevné pravidlo — „sedm dnů po nabídce, pokud zákazník nereagoval“ — a každý text pochází z tvojí šablony nebo ze standardního textu. Žádný jazykový model nerozhoduje a žádný jazykový model neformuluje.
Objednat je jedna věc, zapnout druhá
Automatizace je placený doplněk a není v žádném balíčku — ani ve Firmě. Stojí pevnou částku na firmu a měsíc, bez ohledu na to, kolik lidí u tebe pracuje; platnou částku a měnu najdeš v ceníku v části Smlouva a předplatné. Objednává se tam — to může jen Kancelář – správce. Ve zkušebním období běží i bez objednávky.
Objednáno ještě neznamená zapnuto: každá automatika má v této záložce svůj vlastní vypínač a od začátku jsou všechny vypnuté. Platí to i obráceně — bez objednávky zůstávají vypínače bez účinku a Zirko to napíše nahoře v záložce, místo aby tě nechalo hádat.
Osm automatik v této záložce
Čtyři se váží na lhůtu (dny nastavuješ u každé automatiky):
- Připomenout nabídku — e-mail zákazníkovi, když odeslaná nabídka zůstává bez odpovědi. Jediná s vlastní textovou šablonou, a připomene se přesně jednou.
- Nezkontrolovaná přijatá faktura — připomínka tvojí firmě, když přijatá faktura zůstává ležet. Žádný dodavatel se o tom nedozví.
- Odkaz k podpisu vyprší — připomínka tvojí firmě, než vyprší odkaz, kterým zákazník podepisuje nabídku na dálku.
- Chybějící časy — připomínka samotné dotčené osobě, když zůstávají nezaznamenané plánované pracovní dny. Záměrně ne šéfovi: to by byla automatizovaná kontrola výkonu, a takovou Zirko neposílá.
Čtyři reagují na změnu stavu projektu — vypnout je lze u každé automatiky i u každého jednotlivého stavu:
- Informovat zákazníka při změně stavu — pro každý stav vlastní předmět a text.
- Projektová připomínka firmě — táž zpráva, jen dovnitř.
- Přiřazovat zúčastněné — nasadí osoby na projekt. Nic neodesílá.
- Vyžádat soubory od zákazníka — e-mail s časově omezeným odkazem pro nahrání; co zákazník nahraje, skončí ve složce projektu.
Jiní příjemci nejsou: pošta jde tvému zákazníkovi, tvojí firmě nebo dotčené osobě — nikomu jinému.
Kdy se něco stane
Automatiky se lhůtou Zirko kontroluje jednou denně, brzy ráno. Při změně stavu Zirko čeká 15 minut — kdo klikne na špatný stav, může to opravit dřív, než zákazník cokoli uvidí. A každý e-mail zákazníkovi odchází na jeden případ přesně jednou, nikdy jako řetěz.
Běh nanečisto a protokol
Běh nanečisto ti ukáže, co by udělal noční běh — zkontrolované případy, odeslal by, přeskočené s důvodem —, aniž by odešel jediný e-mail. Použij ho, než poprvé zapneš naostro.
Protokol posledních 30 dnů odpovídá na otázku „proč Zirko tomuto zákazníkovi psalo?“: která automatika, jaký podnět, který doklad, kdy, komu. Starší záznamy už záložka neukazuje.
Záložku vidí Kancelář – správce a Kancelář – vedení; přepínat může jen správce.
Co k automatizaci ještě patří — a co ne
- Termínová automatika v plánování nasazení (připomínka zákazníkovi a zaměstnanci, změna stavu při prvním termínu) patří k témuž doplňku a nastavuje se tam.
- Automatika upomínek není součástí doplňku. Najdeš ji pod Nastavení → Upomínky a běží nezávisle — viz Upomínat, když se neplatí.
Co dnes nejde
- Žádné připomínky na přesnou hodinu. „Hodinu předem“ neexistuje; běh startuje jednou denně.
- Připomenutí nabídky pozná odpověď jen podle podpisu na dálku nebo podle navazujícího dokladu. Odmítnutí po telefonu Zirko nevidí — pak se připomene zákazníkovi, který dávno odpověděl.
- E-mail při změně stavu odchází na projekt a stav jen jednou — i když projekt téhož stavu později dosáhne podruhé.
- Čekací doba 15 minut se nedá nastavit.