Automatyzacja przejmuje czynności, które inaczej leżą odłogiem: przypomnieć się klientowi, zwrócić uwagę na zalegającą fakturę zakupu, wysłać mail przy zmianie statusu projektu. Ustawienia → Przedsiębiorstwo → Automatyzacja.
Nie ma w tym żadnej sztucznej inteligencji. Każda automatyka to stała reguła — „siedem dni po ofercie, jeśli klient nie zareagował” — a każdy tekst pochodzi z Twojego szablonu albo z tekstu standardowego. Żaden model językowy nie decyduje i żaden model językowy nie formułuje.
Zamówić to jedno, włączyć to drugie
Automatyzacja jest płatnym dodatkiem i nie jest zawarta w żadnym pakiecie — także w pakiecie Firma. Kosztuje stałą kwotę na firmę i miesiąc, niezależnie od tego, ile osób u Ciebie pracuje; obowiązującą kwotę i walutę znajdziesz w cenniku w zakładce Umowa i abonament. Tam też ją zamawiasz — może to zrobić tylko Biuro – administrator. W okresie próbnym działa bez zamówienia.
Zamówione nie znaczy włączone: każda automatyka ma w tej zakładce własny przełącznik i na początku wszystkie są wyłączone. Działa to też w drugą stronę — bez zamówienia przełączniki pozostają bez skutku, a Zirko pisze to u góry zakładki, zamiast kazać Ci zgadywać.
Osiem automatyk w tej zakładce
Cztery zależą od terminu (dni ustawiasz przy każdej automatyce):
- Przypomnienie o ofercie — mail do klienta, gdy wysłana oferta pozostaje bez odpowiedzi. Jedyna z własnym szablonem tekstu, i przypomina dokładnie raz.
- Niesprawdzona faktura zakupu — przypomnienie do Twojej firmy, gdy otrzymana faktura zalega. Żaden dostawca się o tym nie dowie.
- Link do podpisu wygasa — przypomnienie do Twojej firmy, zanim wygaśnie link, którym klient podpisuje ofertę na odległość.
- Brakujące czasy — przypomnienie do samej zainteresowanej osoby, gdy planowe dni robocze pozostają niezarejestrowane. Celowo nie do szefa: to byłaby zautomatyzowana kontrola wydajności, a takiej Zirko nie wysyła.
Cztery reagują na zmianę statusu projektu — wyłączalne per automatyka i per status:
- Informować klienta przy zmianie statusu — dla każdego statusu własny temat i tekst.
- Przypomnienie projektowe do firmy — ta sama wiadomość, tylko do wewnątrz.
- Przypisywać uczestników — dodaje osoby do projektu. Niczego nie wysyła.
- Prosić klienta o pliki — mail z terminowym linkiem do przesyłania; co klient prześle, trafia do teczki projektu.
Innych odbiorców nie ma: poczta idzie do Twojego klienta, do Twojej firmy albo do zainteresowanej osoby — do nikogo więcej.
Kiedy coś się dzieje
Automatyki terminowe Zirko sprawdza raz dziennie, wcześnie rano. Przy zmianie statusu Zirko czeka 15 minut — kto pomyli się w menu, może poprawić, zanim klient cokolwiek zobaczy. A każdy mail do klienta wychodzi dokładnie raz na sprawę, nigdy seryjnie.
Przebieg próbny i protokół
Przebieg próbny pokazuje Ci, co zrobiłby nocny przebieg — sprawdzone sprawy, wysłałby, pominięte z powodem — bez wysłania choćby jednego maila. Użyj go, zanim po raz pierwszy włączysz na ostro.
Protokół ostatnich 30 dni odpowiada na pytanie „dlaczego Zirko napisało do tego klienta?”: która automatyka, jaki wyzwalacz, który dokument, kiedy, do kogo. Starszych wpisów zakładka już nie pokazuje.
Zakładkę widzą Biuro – administrator i Biuro – kierownictwo; przełączać może tylko administrator.
Co jeszcze należy do automatyzacji — a co nie
- Automatyka terminów w planowaniu pracy (przypomnienie dla klienta i pracownika, zmiana statusu przy pierwszym terminie) należy do tego samego dodatku i tam się ją ustawia.
- Automatyka wezwań do zapłaty nie jest częścią dodatku. Znajduje się pod Ustawienia → Wezwania do zapłaty i działa niezależnie — zobacz Wzywać do zapłaty, gdy nikt nie płaci.
Czego dziś nie ma
- Żadnych przypomnień o dokładnej godzinie. „Godzinę wcześniej” nie istnieje; przebieg startuje raz dziennie.
- Przypomnienie o ofercie rozpoznaje odpowiedź tylko po podpisie zdalnym albo po dokumencie następczym. Odmowy przez telefon Zirko nie widzi — przypomni się wtedy klientowi, który dawno odpowiedział.
- Mail o zmianie statusu wychodzi na projekt i status tylko raz — także wtedy, gdy projekt osiągnie ten sam status po raz drugi.
- Czasu karencji 15 minut nie da się zmienić.