Elke persoon in je bedrijf heeft precies één rol. De rol beslist wat zij ziet en wat zij mag — en zij beslist ook welke soort licentie zij bezet.
Instellingen → Onderneming → Medewerkers. De rechtentabel staat daar onder “Rollen en toegangsrechten”.
De vijf rollen
| Rol | Voor wie |
|---|---|
| Kantoor – Beheerder | Eigenaar of directie. De enige rol die het abonnement beheert. |
| Kantoor – Directie | Kantoorleiding, boekhouding. Ziet alles, wijzigt de instellingen niet. |
| Kantoor – Projectleiding | Bouwleiding. Werkt aan de eigen projecten. |
| Buitendienst – Teamleider | Voorman op de bouwplaats. Legt ook voor anderen vast. |
| Buitendienst – Teamlid | Monteur. Legt de eigen tijd vast. |
Wie wat mag
| Functie | Kantoor – Beheerder | Kantoor – Directie | Kantoor – Projectleiding | Buitendienst – Teamleider | Buitendienst – Teamlid |
|---|---|---|---|---|---|
| Projecten bekijken | alle | alle | alleen toegewezen | alleen toegewezen | alleen toegewezen |
| Projecten aanmaken | ja | ja | ja | ja | nee |
| Contacten | bekijken en beheren | bekijken en beheren | bekijken en beheren | bekijken en beheren | geen toegang |
| Facturen | volledig | volledig | alleen in toegewezen projecten, geen overzicht | geen toegang | geen toegang |
| Urenregistratie | volledig | volledig | volledig | eigen en voor anderen | alleen eigen |
| Instellingen | volledig | alleen lezen, geen abonnement | alleen lezen, geen abonnement | geen toegang | geen toegang |
Drie punten daaruit die in het dagelijks werk het vaakst opvallen:
- Alleen de kantoorbeheerder ziet het tabblad “Contract en abonnement”. Wie het abonnement zoekt en het niet vindt, heeft een andere rol.
- Kantoor – Projectleiding ziet geen factuuroverzicht. Facturen bij haar eigen projecten ziet zij wel degelijk.
- Buitendienst – Teamlid komt niet bij contacten en maakt geen projecten aan.
Wat de interface verbergt, is maar de halve blokkade. De harde grens ligt op de server en in de database — wie een adres met de hand intikt, komt er toch niet door.
Een rol wijzigen
In de medewerkerslijst staat de rol als keuzeveld direct in de regel. De wijziging gaat meteen in. Het keuzeveld ziet alleen een beheerder; alle anderen zien de rol als een label.
Wisselt iemand tussen kantoor en buitendienst, dan wisselt ook de licentiesoort. De rol bepaalt haar: alles wat met “Kantoor” begint, bezet een kantoorlicentie, al het andere een monteurslicentie. Voor de nieuwe rol moet daarom een licentie van de andere soort vrij zijn.
Rollen en licenties
Elke persoon bezet precies één licentie. Wie een kantoorlicentie heeft, mag bovendien mobiel werken zonder dat er een tweede ontstaat.
Werken kunnen hoogstens zoveel mensen als je licenties betaalt — apart voor kantoor- en monteurslicenties. Uitnodigen kun je toch altijd; de persoon komt erbij zodra er een passende licentie vrij is. In de proefperiode geldt deze grens niet.
Een gedeactiveerde toegang bezet geen licentie en heeft geen rechten meer — de rol blijft echter opgeslagen, zodat je de persoon later met één klik weer kunt activeren. Zijn licentie komt vrij voor iemand anders; betaald blijft ze, tot je haar inlevert.
Hoe je licenties toevoegt en inlevert, staat onder Tarief, licenties en looptijd wijzigen.
Een bedrijf heeft altijd een beheerder nodig
Zirko laat niet toe dat de laatste beheerder van een bedrijf zijn account verwijdert zolang daar nog anderen werken. Anders zou niemand meer bij de gegevens kunnen. Voordat je gaat, geef iemand de rol Kantoor – Beheerder.