Skrive et tilbud

Et tilbud sier hva arbeidet skal koste. Sier kunden ja, er det bindende.

Dokumentlisten med knappen for et nytt dokument — Det finnes ennå ingen skjermbilder på dette språket.

Et dokument blir alltid til i prosjektet

Nytt dokument spør i to trinn: først Hvilket prosjekt?, deretter Hva skal opprettes?. Mottaker, utførelsessted og emne kommer fra prosjektet — derfor går det ikke uten. Finnes det ingen ennå, fører dialogen deg til prosjektene.

Sju bilagstyper kan du opprette fra bunnen av: tilbud, kostnadsoverslag, ordrebekreftelse, følgeseddel, faktura, avdragsfaktura, brev. Alle andre oppstår ut fra et tidligere bilag.

Bilagseditoren med linjer og summer — Det finnes ennå ingen skjermbilder på dette språket.

Oppbygningen ovenfra og ned

Toppkort (mottaker, kontaktperson, dato, utførelsesperiode, emne, utførelsessted) → tekst før tabellen → mengdebeskrivelse → oppsummering med summene → tekst etter tabellen.

«Kontaktperson» er her kontakten hos kunden. Hvem som er tilgjengelig for dette bilaget hos DEG i bedriften, velger du atskilt fra dette, ved dato og utførelsesperiode, under «Vår kontaktperson» — forhåndsvalgt er den som oppretter bilaget, forutsatt at vedkommende har en kontorlisens. På bilaget står denne personen under datoen, med telefon og e-post fra Innstillinger → Maler og layout → Brevpapir.

Noen lagreknapp finnes ikke. Øverst står det «Lagret», «Lagrer …» eller «Ikke lagret» — det er hele opplysningen. Lar forhåndsvisningen til høyre seg ikke laste akkurat nå, står det der en henvisning med «Oppdater forhåndsvisning» — resten av editoren forblir brukbar.

Sette inn linjer

Til høyre ligger verktøylinjen med fire byggeklosser: tekst, tittel, linje, bilde. Klikk på byggeklossen, klikk deretter på stedet i dokumentet. Plusset henger den nederst; å dra går også.

Per linje: korttekst, Vis langtekst for den utførlige beskrivelsen, Legg til bilde, Legg til oppmåling og Priskalkyle. Via fanen Søk drar du inn grunndataene dine. I kalkylemodusen Totalpris følger enhetsprisen en ny mengde — enten du fører den inn direkte eller den kommer fra oppmålingen.

Oppmålingen regner for deg: per linje en beskrivelse og en formel som 100+(5,1*4)/2, ved siden av resultatet. Summen blir til mengden.

Med Merk linjen gjør du den til alternativ, opsjon eller opsjon (medregnet). De som ikke er medregnet, teller ikke i summen eks. mva.; i PDF-en står prisen deres i parentes.

En linje du er fornøyd med, tar du inn i prislisten din via menyen ⋮ (Linjehandlinger) med Legg til i grunndata — også fra et ferdigstilt bilag. Linjen i dokumentet forblir som den er. Hvordan dialogen virker, står under Opprette tjenester og materiell.

Egne posisjonsnumre

Knappen ≔ over tabellen bytter mellom fortløpende og egen nummerering. Med egne numre blir kolonnen «Pos.» ved hver linje og hver tittel til et felt: klikk inn, endre, med Enter eller ved å forlate feltet lagres det, med Escape forkaster du endringen. Høyst 20 tegn.

En nylig satt inn, overtatt eller duplisert linje får det neste ledige nummeret — mellom «1» og «2» for eksempel «1a». Står et nummer flere ganger i dokumentet, viser cellen «dobbelt», og Ferdigstill dokumentet advarer deg mot det, uten å sperre ferdigstillingen. I et innlest GAEB- eller ÖNORM-konkurransegrunnlag lar postnumrene seg ikke endre.

Mva-sats og rabatt

Et nytt dokument har allerede sin sats:

1. Småbedrift? Er bryteren Kleinunternehmer – småforetaksregelen slått på i fanen DATEV, fylles nullsatsen inn. I Italia avgjør Skatteregime under Innstillinger → Foretak → Bedriftsopplysninger så snart det er satt — fastsatsordningen er småbedriftsordningen der. Bare når det er tomt, teller bryteren.
2. Ellers kundens sats, hvis kunden har en — reverse charge etter § 13b UStG, eksport, i Canada provinsen.
3. Ellers standardsatsen i landet ditt, for eksempel 19 % i Tyskland.

Feltet forblir tomt i Canada så lenge kunden ikke har en provins. I USA begynner et dokument med Uten oppgitt mva.; du velger en av dine egne satser.

I Sveits viser et dokument med småbedriftssatsen verken avgiftslinje eller sum eks. mva., bare totalbeløpet. Den som ikke er registrert i MWST-registeret, har ikke lov til å vise til avgiften (Art. 27 Abs. 1 MWSTG).

Bytter du mottaker i et utkast uten å ha rørt satsen, følger den med — toppkortet sier fra. En sats du selv har valgt, blir stående.

Du endrer den i oppsummeringen, for hele dokumentet — ikke per linje. Feltet heter som skatten i landet ditt (USt, MWST, GST, Sales Tax, i Canada ganske enkelt Skatt), og valgene oppgir grunn eller provins, for eksempel «0 % omvendt avgiftsplikt (§13b UStG)».

Uten sats går ikke noe dokument med summer ut, heller ikke et tilbud: ingen ferdigstilling, ingen sending som utkast, ingen utkast-PDF. Editoren viser da Skattesats mangler i stedet for et beløp.

Ved Legg til rabatt velger du virkningen: «Reduserer vederlaget og merverdiavgiften» eller «Reduserer bare beløpet som skal betales». Det er ingen detalj — det endrer hva skattemyndigheten ser.

Skjule priser — for prisforespørsler

Ber du en underleverandør om pris på de samme linjene, skal han ikke se prisene dine. I et utkast til et tilbud, et kostnadsoverslag eller en ordrebekreftelse finner du derfor under Last ned valget Tilpass og last ned utkastet.

For Linjenes priser, Titlenes summer og Totalpris velger du Vis, Utelat eller Som linje til utfylling — da skriver underleverandøren prisen sin selv på utskriften. Utkastet forblir uendret, og PDF-en er merket som utkast. Mislykkes nedlastingen, bruker du Skriv ut i nettleseren. Zirko husker det siste valget ditt på denne enheten.

Fakturaer går alltid ut med alle priser. Der finnes ikke valget, og heller ikke på et ferdigstilt bilag.

Lese inn GAEB og ÖNORM

Les inn GAEB tar imot filer .x80 til .x86, bare i et tomt tilbud — opptil 5 000 linjer. Ved opplastingen viser knappen «Overfører del {n} av {m} …». GAEB er anbudsstandarden i Tyskland og Østerrike; over samme vei leser Zirko også inn ÖNORM-konkurransegrunnlag, den østerrikske standarden.

Langteksten overtar også oppdragsgiverens tekstutfyllinger. Et åpent felt for tilbyder står i langteksten som en rekke understreker (____); det fylles ikke ut der, men i et eget, merket felt rett under. Disse tilbyderens opplysninger — for eksempel «Fabrikat: …» — går automatisk videre til ordrebekreftelse, avdragsfaktura og faktura som oppstår fra tilbudet, og lar seg fortsatt rette der. Kunne et felt ikke lagres, står det «Ikke lagret» der.

En mengdebeskrivelse som er lest inn med en eldre versjon av Zirko, viser et bånd «Les inn på nytt»: Den mangler merkingen av opsjons- og alternativlinjer, oppdragsgiverens tekstutfyllinger og tilbyderens opplysninger. Les konkurransegrunnlaget inn i et nytt tilbud — først da stemmer tekster, sum og tilbudsfil.

Fra det utfylte tilbudet lager Zirko GAEB-tilbudsfilen (`.x84`). Den oppstår først når det ikke gjenstår noen mangler — Zirko navngir dem enkeltvis, for eksempel for mange desimaler ved en enhetspris eller et postnummer som finnes flere ganger.

Filer og chat i verktøylinjen

Ved siden av Søk har verktøylinjen til høyre fanene Filer og Chat for prosjektet. Et innslag overtar du ved å dra det til et sted i dokumentet, eller med tastaturet via «Sett inn på et bestemt sted …». Filer viser det samme mappetreet som i prosjektet. En tekstblokk hentet fra chatten bærer i editoren en henvisning til opphavet — avsender og dato; på selve bilaget står den ikke.

Hva som ikke går i dag

• Det finnes ingen tilbudsstatus — Zirko vet ikke om et tilbud ble antatt. Før det i prosjektstatusen.