Slik får etaten fakturaen din

Du har skrevet en faktura til et statlig kontor, en kommune eller en annen etat, Zirko har ferdigstilt den — og hva nå? Nettopp her lar de fleste håndverkerprogrammer deg i stikken: De lager filen og sier ikke et ord om hvor den skal.

Her står det. Først det viktigste, deretter veien per land.

Bilagsoversikten i Zirko — Det finnes ennå ingen skjermbilder på dette språket.

Det viktigste først

To ting avgjør hva du må gjøre: hvilket land bedriften din har sete i og om oppdragsgiveren din er en etat. Finn landet ditt nedenfor — veiene er forskjellige, og ingen av dem er vanskelig.

1. I Tyskland lager Zirko e-fakturaen ved ferdigstillingen (XRechnung, en XML-fil) og legger den automatisk ved ved utsendingen. Du ser i utsendingsdialogen hva som går med.
2. I Italia, Polen og Romania lager Zirko også den offisielle filen — der sender du den likevel inn selv i statens portal. Avsnittet om det står lenger ned.
3. I nesten alle øvrige land lager Zirko fra 13. september 2026 også en e-faktura — avhengig av land Peppol BIS, ebInterface (Østerrike), ISDOC (Tsjekkia), Finvoice eller TEAPPS (Finland), NLCIUS (Nederland), PINT A-NZ (Australia, New Zealand) eller ZUGFeRD. Veien til myndigheten er likevel forskjellig fra land til land; den står nedenfor.
4. Bare i Canada, USA og Japan blir det med PDF-en. Der finnes ingen e-fakturaordning å forholde seg til — og å finne opp et format ingen tar imot, ville ikke hjelpe.
5. Der en e-faktura er krevd, har du som regel ikke lov til å bare sende den på e-post til saksbehandleren: Det finnes et eget fakturamottakssted, og bare det som kommer fram dit, regnes som innlevert.
6. I Tyskland gjelder i tillegg: Uten riktig Leitweg-ID blir fakturaen avvist. Den er postadressen til etaten inne i portalen.

Tyskland: OZG-RE

Forbundet og de fleste delstatene tar imot fakturaer via OZG-RE (fakturamottaksplattformen som følger onlinetilgangsloven). Den er gratis, du registrerer deg én gang.

Der har du fire veier, og du trenger bare én:

Kontaktsted og registrering: e-rechnung-bund.de.

Hvilken adresse som gjelder for e-postveien, står i portalkontoen din — den er forskjellig per konto, og derfor nevner vi ingen her. Mottakeren kan du endre i utsendingsdialogen før du sender; der fører du den inn.

Leitweg-ID-en

Leitweg-ID-en er adressen til etaten inne i portalen. Den ser ut som 02000000-KFB0000001-20 — grovadressering, finadressering, kontrollsiffer. De to første sifrene er delstaten, 99 står for forbundet. Den midterste delen kan mangle, da er det bare to blokker.

Hvor du får den fra: Ikke fra oss og ikke fra en liste på nettet. Den står i bestillingen, oppdraget eller anbudet til etaten — der er den en påkrevd opplysning. Finner du den ikke, ring kontaktpersonen din og spør etter Leitweg-ID-en; det er et spørsmål som stilles der daglig.

Hvor den hører hjemme i Zirko: på kunden, ikke på den enkelte fakturaen. Du fører den inn én gang på etaten som kunde, og hver videre faktura til denne oppdragsgiveren får den automatisk. Har den samme etaten flere embetsverk med forskjellige Leitweg-ID-er, er hvert av dem en egen oppføring.

Østerrike: e-Rechnung.gv.at

Fakturaer til forbundsstaten går via e-Rechnung.gv.at, som du når via USP-kontoen din (Unternehmensserviceportal). Kontoen er gratis, og påmeldingen går én gang via ID Austria. Deretter kan du laste opp fakturaen eller føre den inn i nettskjemaet.

Kontaktsted: erechnung.gv.at.

Sveits: PDF per e-post til forbundet

I Sveits er det enklest: Fakturaer til forbundsforvaltningen går siden midten av 2023 som PDF per e-post, én fil per faktura. For fakturaer til forbundet er det gratis, og du trenger verken portal eller registrering. Nettopp det kan Zirko i dag — PDF-en henger ved e-posten.

Utbredt er opplysningen om at den elektroniske fakturaen er påkrevd fra en oppdragsverdi på 5 000 CHF; på nettsidene til den sveitsiske forbundsfinansforvaltningen står ikke denne terskelen. Ikke stol på den, men på det som står i bestillingen din.

Kontaktsted: efv.admin.ch.

De øvrige landene

I disse landene lager Zirko e-fakturaen — men veien til myndigheten går gjennom en portal eller rett og slett via e-post, og den må du kjenne. Vi har sett etter hvordan det egentlig fungerer i hvert land, og nevner instansen ved navn.

Nederland og Luxembourg — portal med inntastingsskjema

I Nederland går fakturaer til staten via Leveranciersportaal hos Rijksoverheid. Du taster inn fakturaen der, portalen gjør den om til det påkrevde formatet og leverer den. Gratis. Du trenger OIN-en til mottaksstedet — det er kjennenummeret deres, og det står i bestillingen. Veien er tenkt for noen få fakturaer i måneden, ikke for daglig drift. Kontaktsted: rvo.nl — Factuurportaal.

I Luxembourg går det via MyGuichet.lu. Der finnes to skjemaer: ett for å laste opp en ferdig e-faktura og ett for å taste inn for hånd — begge med og uten pålogging. MyGuichet.lu er den veien loven har fastsatt ved siden av Peppol, så du må ikke kjøpe noe i tillegg. Kontaktsted: guichet.public.lu.

Sverige og Finland — én portal per oppdragsgiver, bare med invitasjon

Disse to er det eneste tilfellet der du ikke kan sette i gang noe selv: Du trenger en invitasjon fra oppdragsgiveren din.

I Sverige finnes det ingen sentral portal. I stedet stiller den enkelte etaten en leverandørportal (leverantörsportal), gratis for deg — det gjør for eksempel Skatteverket og Statens servicecenter. Be oppdragsgiveren din om invitasjonen, og det én gang per oppdragsgiver. Om hver kommune og hver region også tilbyr en slik portal, fant vi ikke belegg for; spør der i tvilstilfelle. Kontaktsted: upphandlingsmyndigheten.se.

I Finland heter portalen Handi (Toimittajaportaali). Der lager og sender du fakturaen gratis. Også her gjelder: Uten invitasjon fra oppdragsgiveren din kommer du ikke inn — gi ham e-postadressen din til det. Kontaktsted: valtiokonttori.fi.

Italia, Polen og Romania — Zirko lager filen, du sender den inn

Disse tre er særtilfellet: der går hver eneste faktura gjennom en statlig portal, ikke bare de til myndigheter. Zirko lager den offisielt foreskrevne filen — du laster den opp selv, og fører deretter kvittering eller nummer på dokumentet. Alle tre portalene er gratis.

• Italia: FatturaPA via SdI, nås gjennom Fatture e Corrispettivi hos Agenzia delle Entrate. SdI-kvitteringen fører du på dokumentet.
• Polen: FA(3) via KSeF. Du får et KSeF-nummer tilbake.
• Romania: RO_CIUS via SPV (e-Factura). Tre ting er annerledes enn i Italia og Polen, og alle tre står også ved dokumentet: SPV-tilgang krever en kvalifisert elektronisk signatur (token eller sky) fra en rumensk leverandør; filen må være i systemet innen fem virkedager fra fakturadato (OUG 89/2025 — å oversitte fristen gir bot); og overføringen erstatter ikke fakturaen til kunden din, som får PDF-en som vanlig (art. 10^1 nr. 4 OUG 120/2021).

Irland, Storbritannia og Tsjekkia — du trenger ikke gjøre noe særskilt

I disse tre landene finnes det ingen plikt for deg som leverandør. Bare etaten må kunne ta imot en e-faktura — du har lov til å sende det dere har avtalt.

• Irland: papir, PDF eller e-faktura, ditt valg, så lenge kontrakten ikke krever noe annet. Fra november 2028 endrer det seg, til å begynne med for store foretak.
• Storbritannia: utenfor helsetjenesten ingen plikt. Ved NHS-oppdrag via NHS SBS sender du fakturaen som PDF per e-post til sbs.apinvoicing@nhs.net eller bruker den gratis portalen Tradeshift, som NHS SBS inviterer deg inn i. For april 2029 er et landsdekkende mandat varslet. Kontaktsted: sbs.nhs.uk.
• Tsjekkia: Send fakturaen på e-post eller via databoksen (ISDS), som bedriften din uansett har etter loven. Her er det bare etaten som er forpliktet til å kunne ta imot — ikke du til å sende elektronisk.

Hva Zirko tar seg av — og hva ikke

Dette gjør Zirko — for bedrifter i Tyskland:

• XRechnung-en blir til ved ferdigstillingen av fakturaen, ut fra de frosne verdiene på bilaget.
• Ved e-postutsendingen legges den automatisk ved, sammen med PDF-en. Utsendingsdialogen skriver hva som går med.
• Mangler e-fakturaen selv om en var å vente, advarer dialogen før sendingen i stedet for etterpå.

Dette gjør Zirko i de andre landene: e-fakturaen også — hvilken, avgjør kundens land, og du kan også velge den selv på kunden. PDF-en ligger uansett ved siden av. Bare i Canada, USA og Japan blir det med PDF-en alene.

Dette må du gjøre selv:

• Registrere deg én gang hos portalen i landet ditt — bortsett fra i Irland, Storbritannia, Tsjekkia og Sveits, der du ikke trenger noen.
• I Tyskland legge inn Leitweg-ID-en på kunden.
• Laste opp fakturaen i portalen, taste den inn eller sende den på e-post til portaladressen — faktura for faktura.

Når det ikke går

• Portalen avviser filen. Som regel stemmer ikke Leitweg-ID-en, eller så mangler en påkrevd opplysning. Meldingen fra portalen nevner feltet — send den til oss hvis du ikke får noe ut av den.
• E-posten kommer ikke fram, og ingen svarer. Postkassene til etatene forkaster e-post der avsenderen ikke kan kontrolleres, uten svar. Hva som må settes opp for det, står under Sette opp e-postutsendingen.
• Du har bare sendt en PDF der en e-faktura var krevd. Da er fakturaen ikke innlevert, og betalingsfristen løper ikke. Du trenger ikke å annullere den — send inn den samme fakturaen via portalen. I Irland, Storbritannia, Tsjekkia og Sveits stiller spørsmålet seg ikke: Der er PDF-en den vanlige veien.
• Det drar ut og drar ut, og du har mange etatsoppdrag. Da ligger det ikke hos deg. Veien via en portal er håndarbeid per faktura — se boksen ovenfor.