Når Zirko sender ut et tilbud eller en faktura, står det en avsenderadresse i postkassen til kunden din. Hvilken det er, bestemmer du her.
Det er ingen kosmetikk: En faktura fra en adresse som virker fremmed, havner i søppelposten eller regnes som et bedrageriforsøk — og en faktura ingen leser, blir heller ikke betalt.
Innstillingsområdet i Zirko — Det finnes ennå ingen skjermbilder på dette språket.
Slik sender Zirko
Innstillinger → fanen E-postutsending. Uten en tilkoblet postkasse sender Zirko via sin egen utsendingsvei, som rechnung@zirko.io.
Ved en e-faktura til en offentlig oppdragsgiver er det ofte ikke nok: Postkassene til etatene tar ikke imot e-post uten gyldig avsenderkontroll og svarer heller ikke, uten et ord — du ser da en faktura som ser sendt ut, men aldri kom fram. Den pålitelige løsningen er en tilkoblet egen postkasse — dermed sender du under din egen adresse, bekreftet hos leverandøren din.
Koble til din egen postkasse
Under Tilkoblede e-postkontoer → Legg til e-postkonto fører du inn adressen din og velger veien:
- Google eller Microsoft — du logger inn på siden til leverandøren din; det finnes ikke noe passord hos Zirko for dette.
- Enhver annen leverandør — e-postadresse, passord (ved aktiv to-faktor-innlogging et eget app-passord), SMTP-server med port og, for kopi i «Sendt», IMAP-serveren. Hos kjente leverandører fyller Zirko ut disse opplysningene allerede.
Tilgangsdataene dine ligger kryptert hos Zirko og når aldri nettleseren din. Etter tilkoblingen går tilbud, fakturaer og purringer ut fra din egen adresse. Koble fra kan du gjøre når som helst.
Tilkobling er først mulig etter den gjeldende versjonen av databehandleravtalen. Den regulerer hvordan Zirko beskytter tilgangsdataene til postkassen din. Du kan akseptere den under Innstillinger → Avtale og abonnement. En postkasse kan alltid kobles fra, uavhengig av dette.
En kopi i «Sendt» legger Zirko alltid selv inn hos Google og Microsoft — leverandøren din gjør det. Hos enhver annen leverandør bare hvis du har oppgitt en IMAP-server.
Er en e-post større enn postkassen din tillater (rundt 13,6 MiB hos de fleste leverandører, rundt 17,1 MiB hos Gmail), trer systemavsenderen inn — med varsel før sending, og notert i utsendingshistorikken. Påminnelser til ansatte går uansett alltid via systemavsenderen, aldri via en tilkoblet postkasse.
Slutter en person i bedriften, kobles postkassen deres fra. Er en annen postkasse i bedriften din fortsatt tilkoblet, sender den videre; ellers trer systemavsenderen inn. Etter at avtalen er slutt kobler Zirko fra alle postkasser og trekker tilbake godkjenningen hos leverandøren — aktiverer du på nytt senere, kobler du til på nytt.
E-postmaler
For hver dokumenttype — tilbud, kostnadsoverslag, ordrebekreftelse, følgeseddel, faktura, avdragsfaktura, sluttfaktura, kreditnota — kan det lagres en tekst. Den står i meldingsfeltet ved utsendingen og kan endres der.
Tre plassholdere fyller Zirko ut selv: {{anrede}}, {{dokumentenNummer}} og {{name}}. Skriv krøllparentesene nøyaktig slik, to på hver side — en plassholder med skrivefeil blir ikke erstattet og står ordrett i e-posten hos kunden.
Ikke bruke malen: slett teksten til dokumenttypen fullstendig. Et tomt felt betyr av; noen egen bryter finnes ikke.
Hva du bør gjøre først
- Koble til din egen postkasse så snart databehandleravtalen er akseptert — ellers sender du varig som
rechnung@zirko.io. - Skriv malene for tilbud og faktura — dem trenger du daglig.
- Send en faktura til deg selv og se hvordan den kommer fram. Det er den eneste prøven som teller.