Tre ting kommer automatisk på eller ved hvert bilag, uten at du rører dem mens du skriver: tekstene over og under linjene, vedleggene og navnet på PDF-filen. Alle tre stiller du inn én gang — under Innstillinger → Maler og layout, i fanene Innlednings- og avslutningstekster, Automatiske vedlegg og Filnavn. Det er bare kontor-administratoren som kan endre dem.
Innstillingsområdet i Zirko — Det finnes ennå ingen skjermbilder på dette språket.
Innlednings- og avslutningstekster
Innledningsteksten står på bilaget etter hilsenen, avslutningsteksten etter sumblokken. Begge finnes per dokumenttype — tilbud, kostnadsoverslag, ordrebekreftelse, følgeseddel, faktura, avdragsfaktura, sluttfaktura, kreditnota — og per dokumenttype så mange tekstblokker du vil.
Fra start ligger det passende tekster inne, for eksempel henvisningen til oppbevaringsplikten under hver faktura. Å slå av går uten bryter: Fjern alle tekstblokkene for en dokumenttype, så skriver den dokumenttypen ingen tekst.
E-postteksten er noe annet. Hva som står i meldingsfeltet i e-posten, vedlikeholder du under Sette opp e-postutsendingen — her handler det om hva som står på arket.
Automatiske vedlegg
To vedlegg lager Zirko selv, begge påslått fra start. De står som egne sider i dokumentet og i PDF-en:
- Titteloversikt — sammendraget av titlene i et inndelt bilag.
- Oppmåling — oppmålingslinjene bak linjene i bilaget.
Nedenfor, under Egne vedlegg, kan du legge inn én egen fil per dokumenttype — det vanlige tilfellet er vilkårene dine, som hører til hvert tilbud og hver faktura. Tillatt er PDF, PNG, JPEG og WebP i A4-format, opptil 20 MB. Én fil gjelder nøyaktig én dokumenttype; skal vilkårene høre til tilbud og faktura, laster du dem opp på begge.
Innstillingen er forhåndsvalget: På det enkelte bilaget kan du legge til eller velge bort vedlegg uten å endre innstillingen.
Hvordan et vedlegg går ut, avhenger av dokumenttypen. Ved tilbud, kostnadsoverslag, ordrebekreftelse og følgeseddel settes vedleggene dine inn som egne sider i det samme PDF-dokumentet. Ved fakturaer og avdragsfakturaer går de som egne filer ut med e-posten, ved siden av bilags-PDF-en og en e-faktura. I begge tilfeller nevner dokumentet dem i tillegg i linjen «Vedlegg».
Filnavn
Her bygger du navnemønsteret for PDF-filene av elementer: dokumenttype, dokumentnummer, emne, prosjektnavn, prosjektnummer, mottaker, kundenummer, dato, dato (ISO) — hvert høyst én gang, i din rekkefølge. Mellom dem står skilletegnet du velger: bindestrek, understrek eller mellomrom. Et eksempel viser med en gang hva det blir — for eksempel Tilbud_T-2026-014_Baderomsrenovering.pdf.
Er et element tomt på et bilag — for eksempel emnet — faller det bort sammen med skilletegnet sitt i stedet for å etterlate et hull. E-fakturaen får samme navn med endelsen .xml.
Mønsteret gjelder samlenedlastingen fra bilagslisten. Enkeltnedlastingen på bilaget heter rett og slett etter dokumentnummeret — kort og entydig.
Hva som ikke går i dag
- Ingen fritekst i filnavnet. Det finnes de ni elementene, ingen egne ord imellom.
- Én egen fil per dokumenttype, ikke flere.
- Tekstene gjelder per dokumenttype, ikke per kunde. Mens du skriver et bilag, kan du likevel når som helst endre teksten for akkurat det bilaget.