Sette opp brevpapir og layout

Brevpapiret avgjør hvordan hvert tilbud og hver faktura fra bedriften din ser ut. Det er den ene innstillingen kunden din virkelig får se.

Innstillinger → Maler og layout → Brevpapir. Det er bare kontor-administratoren som kan endre det.

Dokumenter og rapporter er atskilt

Øverst står to faner: Dokumenter og Rapporter. De har egne innstillinger — en byggedagrapport kan gjerne se annerledes ut enn en faktura.

Til høyre står Forhåndsvisningen og viser straks det du endrer. Den viser to sider ved dokumenter (et eksempeltilbud), én ved rapporter. Zoomnivået stiller du inn over forhåndsvisningen — «Hele bredden» er startverdien.

Automatisk eller egen layout

Dette valget finnes bare ved Dokumenter, i kortet Layout.

• Automatisk layout — Zirko setter arket: topptekst, adressefelt, linjer, summer, bunntekst. Du angir logo, skrift og marger.
• Egen layout — du laster opp det eksisterende brevarket ditt som bakgrunn, og Zirko trykker på det. Brevhode og bunntekst kommer da fra arket ditt: Zirko skriver ikke ut noe eget hode, ingen logo og ingen bunntekst over det, bare sidetallet. Mottakeradressen setter Zirko fortsatt inn.

Kontroller brevpapiret

Øverst i kortet Layout står en knapp som sier resultatet med en gang: Fullstendig, «2 opplysninger mangler» eller «1 merknad om utskriften». Med egen layout heter den gode tilstanden Stamdata fullstendige — selve arket ditt har ingen kontrollert. Står det bare Kontroller brevpapiret der, kunne Zirko ikke lese en del og fant ingenting i resten; en bakgrunn som akkurat ikke lot seg åpne, står likevel for seg selv i resultatet. Den som ikke har lov til å redigere brevpapiret, ser ved hvert funn en henvisning om å gi meldingene videre til den ansvarlige personen.

Et klikk folder ut meldingene, i tre grupper:

• Pliktige opplysninger — det loven i landet ditt krever på forretningsbrev og fakturaer. De føres ikke inn her, men under Innstillinger → Foretak → Bedriftsopplysninger; knappen Til bedriftsopplysningene fører deg dit.
• Fullstendighet — telefonnummer, e-postadresse, en bankforbindelse på bilagene og, ved automatisk layout, en logo.
• Utskrift — en bakgrunn uten sidemarger, en logo som PDF (den blir ikke skrevet ut), en opplastet PDF-bakgrunn fra tiden før 22.09.2026 (den blir ikke lenger skrevet ut — last den opp på nytt), en bakgrunn ikke i ditt lands papirformat stående, en mottakeradresse utenfor konvoluttvinduet. Meldingen oppgir da grensene for vinduet og avstanden som passer.

Hver melding har en knapp som fører deg dit du retter den opp. Hvilke manglende opplysninger som sperrer en faktura, står under Bedriftsopplysninger, logo og skattenumre.

Laste opp ditt eget ark

Under Egen bakgrunn:

1. Last opp Bakgrunn side 1.
2. Først deretter lar Bakgrunn fra side 2 seg legge inn — mange brevark har bare et hode på side 1.

Tillatt er PNG, JPEG, WebP og PDF, opptil 20 MB. Sletter du side 1, forsvinner de følgende sidene med.

En PDF gjør Zirko ved opplastingen om til et bilde — den første siden, i trykkoppløsning; bare slik lar arket seg virkelig skrive ut. Har PDF-en flere sider, sier Zirko fra om det med det samme, ved opplastingen. Lar en PDF seg ikke åpne (skadet, passordbeskyttet), avviser Zirko den med en melding og laster ikke opp noe.

For at teksten din ikke skal løpe inn i arket, stiller du inn tre avstander, hver fra kanten:

• Øverst: første side
• Øverst: følgende sider
• Nederst: alle sider

I Tyskland, Østerrike, Sveits og de øvrige landene unntatt USA og Canada fører du dem inn i millimeter, fra 0 til 99. I USA og Canada står de i tommer, fra 0 til 3,85, i trinn på 0,05 — der skriver Zirko uansett ut på US Letter, se nedenfor. Et felt du ikke rører, beholder den lagrede verdien sin.

Skrift

Tre skrifter står til valg: Roboto (standard), Open Sans og Lato. Alle tre er laget for tabeller og tallkolonner.

Papirformat

I USA og Canada skriver Zirko ut på US Letter med vinduet til en #10-konvolutt, i alle andre land på A4 etter DIN 5008. Papirformatet følger bedriftens hjemland; et allerede utstedt bilag beholder papiret sitt, selv om bedriften din flytter senere.

Brevhode

Knappene Rediger foretak, Rediger kontaktopplysninger, Rediger avsenderlinje og Rediger logo åpner de samme feltene som fanen «Bedriftsopplysninger» og skriver til den samme posten. Du endrer dem altså her, men ser straks i forhåndsvisningen hvordan det virker.

Rediger kontaktperson er en egen liste: Her fører du inn telefon og e-post for hver person med kontorlisens som kan skrives ut på et bilag som «Vår kontaktperson» — det er ikke det samme som bedriftens kontaktopplysninger.

Avsenderlinjen er den lille linjen over adressefeltet som synes med i vinduskonvolutten. Du kan slå den av, og du kan legge inn en avvikende adresse der — for eksempel en postboks. Ligger denne adressen i Australia, USA, Canada, Japan, Italia eller Romania, spør Zirko i tillegg om regionen — uten den ville det bare stått «Austin, 78702» der i stedet for «Austin, TX 78702». Forhåndsvisningen og det trykte bilaget viser de samme linjene.

Bunntekst

Ved Dokumenter står de juridiske opplysningene og bankforbindelsen i foten; begge deler redigerer du via knappene «Rediger juridisk» og «Rediger bank». Med egen layout skriver Zirko ikke ut denne foten.

Ved Rapporter er det fire brytere, alle slått på fra fabrikken:

• Signaturfelt på tilbud
• Vis «Laget med Zirko»
• Vis sidetall
• Vis skillelinje