Kā iestāde saņem tavu rēķinu

⚠️ Šis raksts skaidro to valstu tiesisko regulējumu, kurām zemāk ir sava sadaļa. Ja tavas valsts tur nav, tajā ir spēkā citi noteikumi.

Tas attiecas tikai uz šo tekstu, nevis uz programmatūru. Tava uzņēmuma mītnes valstij Zirko izveido tādu rēķina formātu, kāds tur tiek prasīts.

Tu esi uzrakstījis rēķinu pārvaldes iestādei, pilsētas domei vai citai iestādei, Zirko to ir pabeidzis — un tagad? Tieši šajā vietā vairums amatnieku programmu tevi atstāj vienu: tās izveido failu un ne vārda nesaka par to, kur tam jādodas.

Šeit tas ir rakstīts. Vispirms svarīgākais, pēc tam ceļš katrai valstij.

Vispirms svarīgākais

Divas lietas nosaka, kas tev jādara: kurā valstī atrodas tavs uzņēmums un vai tavs pasūtītājs ir iestāde. Sameklē zemāk savu valsti — ceļi ir dažādi, un neviens no tiem nav grūts.

Vācijā Zirko, pabeidzot rēķinu, izveido e-rēķinu (XRechnung, XML fails) un sūtīšanas brīdī to automātiski pievieno. Sūtīšanas dialogā redzi, kas iet līdzi.
Itālijā, Polijā un Rumānijā Zirko arī izveido oficiālo failu — tur tu to tomēr pats iesniedz valsts portālā. Sadaļa par to ir tālāk zemāk.
Gandrīz visās pārējās valstīs Zirko no 2026. gada 13. septembra arī izveido e-rēķinu — atkarībā no valsts Peppol BIS, ebInterface (Austrija), ISDOC (Čehija), Finvoice vai TEAPPS (Somija), NLCIUS (Nīderlande), PINT A-NZ (Austrālija, Jaunzēlande) vai ZUGFeRD. Ceļš līdz iestādei tomēr katrā valstī atšķiras; tas aprakstīts zemāk.
Tikai Kanādā, ASV un Japānā paliek PDF. Tur nav e-rēķinu kārtības, kurai sekot — un izdomāt formātu, ko neviens nepieņem, nepalīdzētu.
Tur, kur e-rēķins ir prasīts, tu to parasti nedrīksti vienkārši nosūtīt pa e-pastu lietvedei: pastāv atsevišķa rēķinu saņemšanas vieta, un par iesniegtu skaitās tikai tas, kas pienāk tur.
Vācijā papildus ir spēkā: bez pareizā Leitweg-ID rēķins tiek noraidīts. Tā ir iestādes pasta adrese portāla iekšienē.

Kāpēc tas nav vienalga. Rēķins, kas kā PDF guļ nepareizajā pastkastē, nav piegādāts. Apmaksas termiņš nesāk skaitīties, neviens neatsaucas, un tu to pamani tikai pēc nedēļām, kad nauda nav pienākusi. Tāpēc Zirko sūtīšanas dialogā pasaka, vai e-rēķins tiešām ir klāt.

Vācija: OZG-RE

Federācija un lielākā daļa federālo zemju pieņem rēķinus caur OZG-RE (Onlinezugangsgesetz prasībām atbilstošā rēķinu saņemšanas platforma). Tā ir bez maksas, reģistrējies vienreiz.

ZRE vairs nav. Agrākā „Federācijas centrālā rēķinu saņemšanas platforma“ tika 19.09.2025. izslēgta un pārcelta uz OZG-RE. Ja kāds tev vēl nosauc ZRE vai to piemin vecāks padomu raksts: tas ir novecojis.

Tur tev ir četri ceļi, un vajadzīgs tikai viens:

Ceļš	Kad tas atmaksājas
Faila augšupielāde	Tu portālā augšupielādē XRechnung, ko izveidojis Zirko. Aptuveni minūte katram rēķinam.
E-pasts	Tu nosūti XRechnung uz sava portāla konta saņemšanas adresi.
Ievade tīmeklī	Tu rēķinu portālā ievadi ar roku. Piecas līdz piecpadsmit minūtes — jēga ir tikai tad, ja e-rēķinu nemaz nevari izveidot.
Peppol	Tīkls, kuram tev vajadzīgs pakalpojumu sniedzējs. Zirko to nepiedāvā, un šim ceļam tev tas arī nav vajadzīgs.

Sākumpunkts un reģistrācija: e-rechnung-bund.de.

Kura adrese der e-pasta ceļam, ir redzams tavā portāla kontā — tā katram kontam ir cita, tāpēc mēs šeit nevienu nenosaucam. Saņēmēju sūtīšanas dialogā pirms nosūtīšanas vari mainīt; tur to arī ieraksti.

Federālo zemju un pašvaldību iestādēm var būt savs portāls. Kurš der tavam pasūtītājam, ir rakstīts viņa pasūtījumā vai iepirkuma dokumentos; pilna visu zemju un pašvaldību saraksta mums šeit nav, un minēt mēs labāk negribam. Šaubu gadījumā pajautā tai vietai, kas tev pasūtījumu deva — šī ziņa pieder pie pasūtījuma.

Leitweg-ID

Leitweg-ID ir iestādes adrese portāla iekšienē. Tā izskatās kā 02000000-KFB0000001-20 — rupjā adresācija, smalkā adresācija, kontrolcipars. Pirmie divi cipari ir federālā zeme, 99 apzīmē federāciju. Vidējā daļa var iztrūkt, tad ir tikai divi bloki.

No kurienes to dabū: ne no mums un ne no kāda saraksta tīmeklī. Tā ir iestādes pasūtījumā, uzdevumā vai iepirkuma dokumentos — tur tā ir obligāta ziņa. Ja neatrodi, piezvani savai kontaktpersonai un pajautā pēc Leitweg-ID; tas ir jautājums, ko tur uzdod katru dienu.

Kur tā Zirko jāieraksta: pie klienta, ne pie atsevišķa rēķina. Tu to vienreiz ieraksti pie iestādes kā klienta, un katrs nākamais rēķins šim pasūtītājam to saņem automātiski. Ja vienai iestādei ir vairākas nodaļas ar dažādiem Leitweg-ID, katra ir savs ieraksts.

Sajauktu ciparu secību mēs noķeram, sajaukumus nē. Pēdējās divas zīmes ir kontrolcipars. Zirko to pārrēķina: ja tas nesakrīt, e-rēķins nerodas, un pabeidzot dokumentu tu saņem norādi, nevis kļūdas paziņojumu no portāla. Turpretī Leitweg-ID, kas skaitliski ir pareizs, bet pieder nepareizai dienestvietai, nespēj atpazīt neviens. Tāpēc salīdzini to ar pasūtījumu zīmi pa zīmei.

Austrija: e-Rechnung.gv.at

Rēķini federācijai iet caur e-Rechnung.gv.at, kas sasniedzams caur tavu USP kontu (Unternehmensserviceportal). Konts ir bez maksas, pieteikšanās notiek vienreiz caur ID Austria. Pēc tam rēķinu vari augšupielādēt vai ievadīt tiešsaistes veidlapā.

No 2026. gada 13. septembra Zirko izveido abus formātus, ko federācija pieņem. Bez paša izvēles rodas Peppol BIS (UBL fails); ja pie klienta iestatīsi ebInterface, rodas ebInterface 6.1. Abus augšupielādē vietnē e-Rechnung.gv.at.

Ko federācija tieši nepieņem: vācu XRechnung un ZUGFeRD. Tāpēc neizvēlies tos Austrijas iestādes klientam — ZUGFeRD Zirko tur tāpat nepiedāvā, jo portāli nepieņem PDF ar iegultu XML.

Sākumpunkts: erechnung.gv.at.

Šveice: PDF pa e-pastu federācijai

Šveicē tas ir visvienkāršāk: rēķini federālajai pārvaldei kopš 2023. gada vidus iet kā PDF pa e-pastu, viens fails uz rēķinu. Rēķiniem federācijai tas ir bez maksas, un tev nav vajadzīgs ne portāls, ne reģistrācija. Tieši to Zirko šodien prot — PDF ir vēstules pielikumā.

Plaši izplatīta ir norāde, ka no pasūtījuma vērtības 5000 CHF elektroniskais rēķins ir obligāts; pašas Federālās finanšu pārvaldes lapā šī robeža nav minēta. Tāpēc nepaļaujies uz to, bet uz to, kas rakstīts tavā pasūtījumā.

Sākumpunkts: efv.admin.ch.

Pārējās valstis

Šajās valstīs Zirko e-rēķinu izveido — taču ceļš līdz iestādei ved caur portālu vai vienkārši pa e-pastu, un tas jāzina. Mēs pārbaudījām, kā tas katrā valstī patiesībā notiek, un nosaucam iestādi vārdā.

Nīderlande un Luksemburga — portāls ar ievades masku

Nīderlandē rēķini valstij iet caur Rijksoverheid Leveranciersportaal. Tu rēķinu tur ievadi, portāls to pārvērš obligātajā formātā un piegādā. Bez maksas. Tev vajadzīgs saņēmējvietas OIN — tas ir tās identifikācijas numurs, tas ir norādīts pasūtījumā. Šis ceļš ir domāts dažiem rēķiniem mēnesī, ne pastāvīgam darbam. Sākumpunkts: rvo.nl — Factuurportaal.

Luksemburgā tas notiek caur MyGuichet.lu. Tur ir divas veidlapas: viena gatava e-rēķina augšupielādei un otra ievadei ar roku — abas gan ar pieteikšanos, gan bez tās. MyGuichet.lu ir likumā paredzētais ceļš blakus Peppol, tātad tev nekas nav jāpiepērk. Sākumpunkts: guichet.public.lu.

Zviedrija un Somija — viens portāls katram pasūtītājam, tikai ar uzaicinājumu

Šīs divas ir vienīgais gadījums, kurā tu pats neko nevari uzsākt: tev vajadzīgs pasūtītāja uzaicinājums.

Zviedrijā centrāla portāla nav. Tā vietā atsevišķā iestāde nodrošina piegādātāju portālu (leverantörsportal), tev bez maksas — piemēram, Skatteverket un Statens servicecenter to dara. Lūdz savam pasūtītājam uzaicinājumu, un proti — katram pasūtītājam atsevišķi. Vai arī katra pašvaldība un reģions piedāvā tādu portālu, mēs pierādīt nevarējām; šaubu gadījumā pajautā tur. Sākumpunkts: upphandlingsmyndigheten.se.

Somijā portāls saucas Handi (Toimittajaportaali). Tur rēķinu izveido un nosūti bez maksas. Arī šeit ir spēkā: bez pasūtītāja uzaicinājuma iekšā netiksi — iedod viņam savu e-pasta adresi. Sākumpunkts: valtiokonttori.fi.

Itālija, Polija un Rumānija — Zirko izveido failu, tu to iesniedz

Šīs trīs ir īpašais gadījums: tur katrs rēķins iet caur valsts portālu, ne tikai tie, kas adresēti iestādēm. Zirko izveido oficiāli noteikto failu — augšupielādēt to tev nākas pašam, un pēc tam pie dokumenta papildināt kvīti vai numuru. Visi trīs portāli ir bez maksas.

Itālija: FatturaPA caur SdI, sasniedzams caur Agenzia delle Entrate sadaļu Fatture e Corrispettivi. SdI kvīti papildināt pie dokumenta.
Polija: FA(3) caur KSeF. Tu saņem atpakaļ KSeF numuru.
Rumānija: RO_CIUS caur SPV (e-Factura). Trīs lietas šeit atšķiras no Itālijas un Polijas, un visas trīs ir rakstītas arī pie dokumenta: SPV piekļuvei tev vajadzīgs kvalificēts elektroniskais paraksts (žetons vai mākonis) no Rumānijas pakalpojumu sniedzēja; failam piecu darba dienu laikā no rēķina datuma jābūt sistēmā (OUG 89/2025, termiņa nokavējums ir sodāms); un nosūtīšana neaizstāj rēķinu tavam klientam — viņš savu PDF saņem kā ierasts (Art. 10^1 Abs. 4 OUG 120/2021).

Pieslēgumu iestādei Zirko līdzi nedod, un tas ir lēmums: kas no programmas iekšienes ziņo, tas par to atbild kā pakalpojumu sniedzējs. Mēs izveidojam failu, sūtītājs paliec tu.

Īrija, Lielbritānija un Čehija — nekas īpašs tev nav jādara

Šajās trīs valstīs tev kā piegādātājam pienākuma nav. Tikai iestādei jāspēj saņemt e-rēķinu — tu drīksti sūtīt to, par ko esi vienojies.

Īrija: papīrs, PDF vai e-rēķins, tava izvēle, kamēr līgums neprasa ko citu. No 2028. gada novembra tas mainās, sākumā lielajiem uzņēmumiem.
Lielbritānija: ārpus veselības dienesta pienākuma nav. NHS pasūtījumos caur NHS SBS rēķinu sūti kā PDF pa e-pastu uz sbs.apinvoicing@nhs.net vai izmanto bezmaksas portālu Tradeshift, uz kuru NHS SBS tevi uzaicina. 2029. gada aprīlim ir izsludināts valsts mēroga pienākums. Sākumpunkts: sbs.nhs.uk.
Čehija: sūti rēķinu pa e-pastu vai caur datu kastīti (ISDS), kas tavam uzņēmumam pēc likuma tāpat ir. Pienākums šeit ir tikai iestādei — spēt saņemt, nevis tev — sūtīt elektroniski.

Ko Zirko dara tavā vietā — un ko ne

To Zirko dara — uzņēmumiem Vācijā:

XRechnung rodas, pabeidzot rēķinu, no dokumenta iesaldētajām vērtībām.
Sūtot pa e-pastu, tas automātiski iet līdzi kopā ar PDF. Sūtīšanas dialogs uzraksta, kas iet līdzi.
Ja e-rēķina trūkst, lai gan tas būtu gaidāms, dialogs brīdina pirms nosūtīšanas, nevis pēc tam.

To Zirko dara pārējās valstīs: arī e-rēķinu — kuru, to izlemj tava klienta valsts, un pie klienta vari izvēlēties arī pats. PDF jebkurā gadījumā ir blakus. Tikai Kanādā, ASV un Japānā paliek tikai PDF.

To tev jādara pašam:

Vienreiz reģistrēties savas valsts portālā — izņemot Īriju, Lielbritāniju, Čehiju un Šveici, kur portāls nav vajadzīgs.
Vācijā ierakstīt Leitweg-ID pie klienta.
Rēķinu portālā augšupielādēt, ievadīt vai nosūtīt uz portāla adresi — rēķinu pēc rēķina.

Godīgi sakot: šajā ceļā tu katru rēķinu iesniedz atsevišķi ar roku. Ja iestāžu rēķinu mēnesī ir daži, tas ir paciešami. Kam publiskie pasūtījumi ir regulāri, tam vajadzētu padomāt par Peppol pakalpojumu sniedzēju — tad rēķins aiziet bez portāla. Zirko to šodien nepiedāvā, un neviena no zināmajām amatnieku programmām vācu valodas telpā to nedara.

Ja neizdodas

Portāls failu noraida. Parasti nesakrīt Leitweg-ID vai trūkst kādas obligātas ziņas. Portāla paziņojums nosauc lauku — atsūti to mums, ja tu ar to neko nevari iesākt.
Vēstule nepienāk, un neviens neatbild. Iestāžu pastkastes vēstules, kuru sūtītāju nevar pārbaudīt, atmet bez atbildes. Kas tam jāiestata, ir aprakstīts sadaļā E-pasta sūtīšanas iestatīšana.
Tu esi nosūtījis tikai PDF tur, kur bija prasīts e-rēķins. Tad rēķins nav iesniegts, un apmaksas termiņš nesāk skaitīties. Tev to nav jāstornē — iesniedz to pašu rēķinu caur portālu. Īrijā, Lielbritānijā, Čehijā un Šveicē šis jautājums nerodas: tur PDF ir parastais ceļš.
Tas velkas un velkas, un tev ir daudz iestāžu pasūtījumu. Tad tā nav tava vaina. Ceļš caur portālu ir roku darbs uz katru rēķinu — skati lodziņu augšā.