Kaip institucija gauna tavo sąskaitą faktūrą

Parašei sąskaitą faktūrą įstaigai, miesto savivaldybei ar institucijai, Zirko ją užbaigė — o kas toliau? Būtent šioje vietoje dauguma amatų programų palieka tave vieną: jos sukuria failą ir nė žodžiu neužsimena, kur jis turi keliauti.

Čia tai parašyta. Pirmiausia svarbiausia, paskui kelias pagal šalį.

Svarbiausia pirmiausia

Du dalykai lemia, ką turi daryti: kurioje šalyje yra tavo įmonė ir ar tavo užsakovas yra institucija. Susirask žemiau savo šalį — keliai skirtingi, ir nė vienas iš jų nėra sunkus.

1. Vokietijoje Zirko, užbaigdama dokumentą, sukuria e. sąskaitą faktūrą (XRechnung, XML failą) ir siunčiant ją automatiškai prideda. Siuntimo dialoge matai, kas keliauja kartu.
2. Italijoje, Lenkijoje ir Rumunijoje Zirko taip pat sukuria oficialų failą — tačiau ten tu pats teiki jį valstybiniam portalui. Skyrius apie tai yra žemiau.
3. Beveik visose kitose šalyse Zirko nuo 2026 m. rugsėjo 13 d. taip pat sukuria e. sąskaitą — priklausomai nuo šalies Peppol BIS, ebInterface (Austrija), ISDOC (Čekija), Finvoice arba TEAPPS (Suomija), NLCIUS (Nyderlandai), PINT A-NZ (Australija, Naujoji Zelandija) arba ZUGFeRD. Kelias iki įstaigos vis dėlto skiriasi pagal šalį; jis aprašytas žemiau.
4. Tik Kanadoje, JAV ir Japonijoje lieka PDF. Ten nėra e. sąskaitų tvarkos, kurios būtų galima laikytis — o sugalvoti formatą, kurio niekas nepriima, nepadėtų.
5. Ten, kur reikalaujama e. sąskaitos faktūros, dažniausiai negali jos paprasčiausiai išsiųsti bylą tvarkančiam institucijos darbuotojui el. paštu: yra atskiras sąskaitų priėmimo punktas, ir tik tai, kas atkeliauja ten, laikoma pateikta.
6. Vokietijoje papildomai galioja: be teisingo Leitweg-ID sąskaita faktūra atmetama. Tai institucijos pašto adresas portalo viduje.

Vokietija: OZG-RE

Federacija ir dauguma žemių priima sąskaitas faktūras per OZG-RE (Onlinezugangsgesetz reikalavimus atitinkanti sąskaitų priėmimo platforma). Ji nemokama, užsiregistruoji vieną kartą.

Ten turi keturis kelius, o reikia tau tik vieno:

Kur kreiptis ir registruotis: e-rechnung-bund.de.

Koks adresas galioja el. pašto keliui, nurodyta tavo portalo paskyroje — jis skiriasi kiekvienai paskyrai, todėl čia jo nenurodome. Gavėją prieš siuntimą gali pakeisti siuntimo dialoge; ten jį ir įrašai.

Leitweg-ID

Leitweg-ID yra institucijos adresas portalo viduje. Jis atrodo taip: 02000000-KFB0000001-20 — stambusis adresavimas, smulkusis adresavimas, kontrolinis skaitmuo. Pirmi du skaitmenys yra federalinė žemė, 99 reiškia federaciją. Vidurinė dalis gali ir nebūti, tada yra tik du blokai.

Iš kur jį gauni: ne iš mūsų ir ne iš sąrašo internete. Jis nurodytas institucijos užsakyme, pavedime arba konkurso dokumentuose — ten tai privalomas rekvizitas. Jei nerandi, paskambink savo kontaktiniam asmeniui ir paklausk Leitweg-ID; tai klausimas, kuris ten užduodamas kasdien.

Kur jo vieta Zirko: prie kliento, ne prie atskiros sąskaitos faktūros. Įrašai jį vieną kartą prie institucijos kaip kliento, ir kiekviena kita sąskaita faktūra šiam užsakovui jį gauna automatiškai. Jei ta pati institucija turi kelias įstaigas su skirtingais Leitweg-ID, kiekviena yra atskiras įrašas.

Austrija: e-Rechnung.gv.at

Sąskaitos faktūros federacijai keliauja per e-Rechnung.gv.at, pasiekiamą per tavo USP paskyrą (Unternehmensserviceportal). Paskyra nemokama, prisiregistruojama vieną kartą per ID Austria. Po to sąskaitą faktūrą gali įkelti arba surinkti internetinėje formoje.

Atramos taškas: erechnung.gv.at.

Šveicarija: PDF el. paštu federacijai

Šveicarijoje viskas paprasčiausia: sąskaitos faktūros federalinei administracijai nuo 2023 m. vidurio keliauja kaip PDF el. paštu, po vieną failą sąskaitai. Sąskaitoms federacijai tai nemokama, ir tau nereikia nei portalo, nei registracijos. Būtent tai Zirko šiandien ir moka — PDF kabo prie laiško.

Plačiai paplitęs teiginys, kad nuo 5 000 CHF užsakymo vertės elektroninė sąskaita faktūra yra privaloma; pačios Federalinės finansų administracijos puslapyje šios ribos nėra. Todėl remkis ne ja, o tuo, kas parašyta tavo užsakyme.

Atramos taškas: efv.admin.ch.

Kitos šalys

Šiose šalyse Zirko e. sąskaitą sukuria — tačiau kelias iki įstaigos eina per portalą arba tiesiog el. paštu, ir jį reikia žinoti. Patikrinome, kaip iš tikrųjų yra kiekvienoje šalyje, ir įstaigą įvardijame.

Nyderlandai ir Liuksemburgas — portalas su įvedimo forma

Nyderlanduose sąskaitos faktūros valstybei keliauja per Rijksoverheid Leveranciersportaal. Sąskaitą surenki ten, portalas paverčia ją privalomu formatu ir pristato. Nemokama. Tau reikia priėmimo įstaigos OIN — tai jos identifikavimo numeris, jis nurodytas užsakyme. Šis kelias skirtas kelioms sąskaitoms per mėnesį, ne nuolatiniam srautui. Atramos taškas: rvo.nl — Factuurportaal.

Liuksemburge viskas eina per MyGuichet.lu. Ten yra dvi formos: viena parengtai e. sąskaitai faktūrai įkelti ir viena rankiniam surinkimui — abi ir su prisijungimu, ir be prisijungimo. MyGuichet.lu yra įstatymo numatytas kelias šalia Peppol, taigi nieko papildomai pirkti nereikia. Atramos taškas: guichet.public.lu.

Švedija ir Suomija — po portalą kiekvienam užsakovui, tik su kvietimu

Šios dvi yra vienintelis atvejis, kai pats nieko pradėti negali: tau reikia užsakovo kvietimo.

Švedijoje centrinio portalo nėra. Vietoj to atskira institucija suteikia tiekėjų portalą (leverantörsportal), tau nemokamą — taip daro, pavyzdžiui, Skatteverket ir Statens servicecenter. Paprašyk savo užsakovo kvietimo, ir tai po kartą kiekvienam užsakovui. Ar tokį portalą siūlo ir kiekviena savivaldybė bei kiekvienas regionas, patvirtinti negalėjome; kilus abejonių pasiteirauk ten. Atramos taškas: upphandlingsmyndigheten.se.

Suomijoje portalas vadinasi Handi (Toimittajaportaali). Ten sąskaitą faktūrą sukuri ir išsiunti nemokamai. Ir čia galioja: be užsakovo kvietimo vidun nepateksi — duok jam tam savo el. pašto adresą. Atramos taškas: valtiokonttori.fi.

Italija, Lenkija ir Rumunija — Zirko sukuria failą, tu jį pateiki

Šios trys yra ypatingas atvejis: ten per valstybinį portalą eina kiekviena sąskaita faktūra, ne tik ta, kuri skirta institucijoms. Zirko sukuria oficialiai privalomą failą — įkelti jį turi pats, o po to prie dokumento įrašai kvitą arba numerį. Visi trys portalai nemokami.

• Italija: FatturaPA per SdI, pasiekiamą per Agenzia delle Entrate Fatture e Corrispettivi. SdI kvitą įrašai prie dokumento.
• Lenkija: FA(3) per KSeF. Gauni atgal KSeF numerį.
• Rumunija: RO_CIUS per SPV (e-Factura). Trys dalykai čia kitokie nei Italijoje ir Lenkijoje, ir visi trys nurodyti ir prie dokumento: SPV prieigai reikia kvalifikuoto elektroninio parašo (raktelio arba debesyje) iš Rumunijos teikėjo; failas turi būti sistemoje per penkias darbo dienas nuo sąskaitos faktūros datos (OUG 89/2025, už termino praleidimą gresia bauda); ir perdavimas nepakeičia sąskaitos faktūros tavo klientui — jis savo PDF gauna kaip įprasta (OUG 120/2021 10^1 str. 4 d.).

Airija, Jungtinė Karalystė ir Čekija — nieko ypatingo daryti nereikia

Šiose trijose šalyse tau kaip tiekėjui prievolės nėra. Tik institucija privalo gebėti priimti e. sąskaitą faktūrą — gali siųsti tai, dėl ko susitarei.

• Airija: popierius, PDF arba e. sąskaita faktūra, tavo pasirinkimas, kol sutartis nereikalauja ko kita. Nuo 2028 m. lapkričio tai keisis, pirmiausia didelėms įmonėms.
• Jungtinė Karalystė: už sveikatos tarnybos ribų prievolės nėra. Vykdant NHS užsakymus per NHS SBS, sąskaitą faktūrą siunti kaip PDF el. paštu adresu sbs.apinvoicing@nhs.net arba naudoji nemokamą portalą Tradeshift, į kurį NHS SBS tave pakviečia. 2029 m. balandžiui paskelbta visos šalies prievolė. Atramos taškas: sbs.nhs.uk.
• Čekija: siųsk sąskaitą faktūrą el. paštu arba per duomenų dėžutę (ISDS), kurią tavo įmonė pagal įstatymą ir taip turi. Čia įpareigota tik institucija gebėti priimti — ne tu siųsti elektroniniu būdu.

Ką Zirko padaro už tave — ir ko ne

Tai Zirko daro — įmonėms Vokietijoje:

• XRechnung atsiranda užbaigiant sąskaitą faktūrą, iš užšaldytų dokumento reikšmių.
• Siunčiant el. paštu ji automatiškai prisideda kartu su PDF. Siuntimo dialogas parašo, kas keliauja kartu.
• Jei e. sąskaitos faktūros nėra, nors jos būtų tikimasi, dialogas įspėja prieš siuntimą, o ne po jo.

Štai ką Zirko daro kitose šalyse: taip pat e. sąskaitą — kurią, sprendžia tavo kliento šalis, ir prie kliento gali pasirinkti pats. PDF bet kuriuo atveju yra šalia. Tik Kanadoje, JAV ir Japonijoje lieka vien PDF.

Tai turi padaryti pats:

• Vieną kartą užsiregistruoti savo šalies portale — išskyrus Airiją, Jungtinę Karalystę, Čekiją ir Šveicariją, kur portalo nereikia.
• Vokietijoje įrašyti Leitweg-ID prie kliento.
• Įkelti sąskaitą faktūrą portale, ją surinkti arba nusiųsti portalo adresu — sąskaitą po sąskaitos.

Jei nepavyksta

• Portalas atmeta failą. Dažniausiai netinka Leitweg-ID arba trūksta privalomo rekvizito. Portalo pranešimas nurodo lauką — atsiųsk jį mums, jei pats nesusigaudai.
• Laiškas nepasiekia gavėjo, ir niekas neatsako. Institucijų pašto dėžutės atmeta laiškus, kurių siuntėjo patikrinti negalima, ir neatsako. Kas tam turi būti sutvarkyta, parašyta skiltyje El. pašto siuntimo nustatymas.
• Išsiuntei tik PDF ten, kur reikalauta e. sąskaitos faktūros. Tada sąskaita faktūra nėra pateikta, ir mokėjimo terminas nebėga. Jos anuliuoti nereikia — pateik tą pačią sąskaitą faktūrą per portalą. Airijoje, Jungtinėje Karalystėje, Čekijoje ir Šveicarijoje toks klausimas nekyla: ten PDF yra įprastas kelias.
• Trunka ir trunka, o tu turi daug institucijų užsakymų. Tada tai ne tavo kaltė. Kelias per portalą yra rankinis darbas kiekvienai sąskaitai — žr. langelį aukščiau.