Näin viranomainen saa laskusi

⚠️ Tämä artikkeli selittää niiden maiden oikeustilan, joilla on alla oma osionsa. Jos maasi puuttuu, siellä pätevät toiset säännöt.

Tämä koskee vain tätä tekstiä, ei ohjelmaa. Zirko luo toimintamaassasi vaaditun laskumuodon.

Olet kirjoittanut laskun virastolle, kaupungin hallinnolle tai viranomaiselle, Zirko on viimeistellyt sen — ja sitten? Juuri tässä kohdassa useimmat käsityöalan ohjelmistot jättävät sinut yksin: ne luovat tiedoston eivätkä kerro sanaakaan siitä, minne sen pitäisi mennä.

Tässä se lukee. Ensin tärkein, sitten maakohtainen tie.

Tärkein ensin

Kaksi asiaa ratkaisee, mitä sinun on tehtävä: missä maassa yrityksesi sijaitsee ja onko tilaajasi viranomainen. Etsi alta oma maasi — tiet ovat erilaisia, eikä yksikään niistä ole vaikea.

Saksassa Zirko luo viimeisteltäessä verkkolaskun (XRechnung, XML- tiedosto) ja liittää sen lähetettäessä automaattisesti mukaan. Näet lähetysikkunassa, mitä lähtee mukana.
Italiassa, Puolassa ja Romaniassa Zirko luo niin ikään virallisen tiedoston — siellä toimitat sen kuitenkin itse valtion portaaliin. Sitä koskeva osio on alempana.
Lähes kaikissa muissa maissa Zirko luo 13. syyskuuta 2026 alkaen myös verkkolaskun — maasta riippuen Peppol BIS, ebInterface (Itävalta), ISDOC (Tšekki), Finvoice tai TEAPPS (Suomi), NLCIUS (Alankomaat), PINT A-NZ (Australia, Uusi-Seelanti) tai ZUGFeRD. Reitti viranomaiselle vaihtelee silti maittain; se on kuvattu alla.
Vain Kanadassa, Yhdysvalloissa ja Japanissa jää PDF ainoaksi. Siellä ei ole verkkolaskujärjestelmää, jota noudattaa — eikä auttaisi keksiä muotoa, jota kukaan ei ota vastaan.
Siellä missä verkkolasku vaaditaan, sitä ei useimmiten saa vain sähköpostittaa käsittelijälle: on olemassa oma laskujen vastaanottopiste, ja vain se, mikä sinne saapuu, katsotaan jätetyksi.
Saksassa pätee lisäksi: ilman oikeaa Leitweg-ID:tä lasku hylätään. Se on viranomaisen postiosoite portaalin sisällä.

Miksi tällä on väliä. Lasku, joka on PDF:nä väärässä postilaatikossa, ei ole toimitettu perille. Maksuaika ei ala kulua, kukaan ei ota yhteyttä, ja huomaat sen vasta viikkojen päästä, kun rahaa ei ole tullut. Siksi Zirko kertoo sinulle lähetysikkunassa, onko verkkolasku todella mukana.

Saksa: OZG-RE

Liittovaltio ja useimmat osavaltiot ottavat laskut vastaan OZG-RE:n kautta (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform). Se on maksuton, rekisteröidyt kerran.

ZRE:tä ei ole enää. Aiempi ”Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes” suljettiin 19.09.2025 ja siirrettiin OZG-RE:hen. Jos joku mainitsee sinulle vielä ZRE:n tai vanhempi opas puhuu siitä: se on vanhentunutta tietoa.

Siellä sinulla on neljä tietä, ja tarvitset vain yhden:

Tie	Milloin se kannattaa
Lataa tiedosto	Lataat portaaliin sen XRechnung-tiedoston, jonka Zirko on luonut. Noin minuutti laskua kohti.
Sähköposti	Lähetät XRechnung-tiedoston portaalitilisi vastaanotto-osoitteeseen.
Verkkolomake	Näppäilet laskun portaaliin käsin. Viidestä viiteentoista minuuttia — järkevää vain, jos et voi lainkaan luoda verkkolaskua.
Peppol	Verkosto, jota varten tarvitset palveluntarjoajan. Zirko ei tarjoa sitä, etkä tarvitse sitä tähän tiehen.

Aloituspiste ja rekisteröityminen: e-rechnung-bund.de.

Se, mikä osoite sähköpostitiellä pätee, lukee portaalitilissäsi — se on tilikohtainen, siksi emme mainitse tässä mitään. Vastaanottajan voit muuttaa lähetysikkunassa ennen lähetystä; sinne kirjaat sen.

Osavaltion ja kunnan viranomaisilla voi olla oma portaali. Se, mikä tilaajaasi koskee, lukee hänen tilauksessaan tai tarjouspyynnössä; täydellistä luetteloa kaikista osavaltioista ja kunnista meillä ei tässä ole, emmekä halua arvailla. Kysy epäselvässä tapauksessa siltä taholta, joka antoi sinulle toimeksiannon — tieto kuuluu toimeksiantoon.

Leitweg-ID

Leitweg-ID on viranomaisen osoite portaalin sisällä. Se näyttää tältä: 02000000-KFB0000001-20 — karkea osoite, tarkka osoite, tarkistusnumero. Kaksi ensimmäistä numeroa ovat osavaltio, 99 tarkoittaa liittovaltiota. Keskimmäinen osa voi puuttua, jolloin lohkoja on vain kaksi.

Mistä saat sen: Ei meiltä eikä mistään verkkoluettelosta. Se on viranomaisen tilauksessa, toimeksiannossa tai tarjouspyynnössä — siellä se on pakollinen tieto. Jos et löydä sitä, soita yhteyshenkilöllesi ja kysy Leitweg-ID:tä; se on kysymys, joka siellä esitetään päivittäin.

Minne se Zirkossa kuuluu: asiakkaalle, ei yksittäiselle laskulle. Kirjaat sen kerran viranomaiselle asiakkaana, ja jokainen seuraava lasku tälle tilaajalle saa sen automaattisesti. Jos samalla viranomaisella on useita virastoja eri Leitweg-ID:illä, jokainen on oma merkintänsä.

Numeroiden kääntymisen nappaamme kiinni, sekaannukset emme. Kaksi viimeistä merkkiä ovat tarkistusnumero. Zirko laskee sen: jos se ei täsmää, verkkolaskua ei synny, ja saat viimeisteltäessä huomautuksen sen sijaan, että saisit virheilmoituksen portaalista. Leitweg-ID:tä, joka on laskennallisesti oikein mutta kuuluu väärälle virastolle, ei sen sijaan voi kukaan tunnistaa. Vertaa se siksi merkki merkiltä tilaukseen.

Itävalta: e-Rechnung.gv.at

Laskut liittovaltiolle menevät e-Rechnung.gv.at-palvelun kautta, jonne pääset USP-tililläsi (Unternehmensserviceportal). Tili on maksuton, kirjautuminen tapahtuu kertaalleen ID Austrian kautta. Sen jälkeen voit ladata laskun tai kirjata sen verkkolomakkeella.

Zirko luo 13. syyskuuta 2026 alkaen molemmat muodot, jotka liittovaltio hyväksyy. Ilman omaa valintaa syntyy Peppol BIS (UBL-tiedosto); jos asetat asiakkaalle ebInterfacen, syntyy ebInterface 6.1. Kummankin lataat osoitteeseen e-Rechnung.gv.at.

Mitä liittovaltio ei nimenomaisesti hyväksy: saksalaista XRechnungia ja ZUGFeRDiä. Älä siis valitse niitä itävaltalaiselle viranomaisasiakkaalle — ZUGFeRDiä Zirko ei siellä muutenkaan tarjoa, koska portaalit eivät ota vastaan PDF:ää, jossa on upotettu XML.

Aloituspiste: erechnung.gv.at.

Sveitsi: PDF sähköpostitse liittovaltiolle

Sveitsissä se on helpointa: laskut liittovaltion hallinnolle menevät vuoden 2023 puolivälistä lähtien PDF:nä sähköpostitse, yksi tiedosto laskua kohti. Liittovaltiolle menevissä laskuissa se on maksutonta, etkä tarvitse portaalia etkä rekisteröitymistä. Juuri sen Zirko osaa tänään — PDF on sähköpostin liitteenä.

Yleisesti esitetään tieto, että 5 000 Sveitsin frangin toimeksiantoarvosta alkaen sähköinen lasku on pakollinen; liittovaltion valtiovarainhallinnon omalla sivulla tuota rajaa ei mainita. Älä siksi luota siihen vaan siihen, mitä tilauksessasi lukee.

Aloituspiste: efv.admin.ch.

Muut maat

Näissä maissa Zirko luo verkkolaskun — mutta reitti viranomaiselle kulkee portaalin tai yksinkertaisesti sähköpostin kautta, ja se sinun on tiedettävä. Selvitimme, miten se kussakin maassa oikeasti menee, ja nimeämme paikan.

Alankomaat ja Luxemburg — portaali ja syöttölomake

Alankomaissa laskut valtiolle menevät Rijksoverheidin Leveranciersportaal-portaalin kautta. Näppäilet laskun sinne, portaali muuntaa sen pakolliseen muotoon ja toimittaa sen perille. Maksutonta. Tarvitset vastaanottopisteen OIN-tunnuksen — se on heidän tunnusnumeronsa, ja se on tilauksessa. Tie on tarkoitettu muutamalle laskulle kuukaudessa, ei jatkuvaan käyttöön. Aloituspiste: rvo.nl — Factuurportaal.

Luxemburgissa se kulkee MyGuichet.lu-palvelun kautta. Siellä on kaksi lomaketta: yksi valmiin verkkolaskun lataamiseen ja yksi käsin näppäilemiseen — molemmat sekä kirjautuneena että ilman kirjautumista. MyGuichet.lu on laissa säädetty tie Peppolin rinnalla, sinun ei siis tarvitse ostaa mitään lisää. Aloituspiste: guichet.public.lu.

Ruotsi ja Suomi — yksi portaali tilaajaa kohti, vain kutsulla

Nämä kaksi ovat ainoa tapaus, jossa et voi itse panna mitään alulle: tarvitset tilaajasi kutsun.

Ruotsissa ei ole keskitettyä portaalia. Sen sijaan yksittäinen viranomainen tarjoaa toimittajaportaalin (leverantörsportal), sinulle maksutta — esimerkiksi Skatteverket ja Statens servicecenter tekevät niin. Pyydä tilaajaltasi kutsu, ja nimenomaan kerran tilaajaa kohti. Sitä, tarjoaako myös jokainen kunta ja jokainen alue tällaisen portaalin, emme pystyneet todentamaan; kysy siellä epäselvässä tapauksessa. Aloituspiste: upphandlingsmyndigheten.se.

Suomessa portaalin nimi on Handi (Toimittajaportaali). Siellä laadit ja lähetät laskun maksutta. Myös täällä pätee: ilman tilaajasi kutsua et pääse sisään — anna häntä varten sähköpostiosoitteesi. Aloituspiste: valtiokonttori.fi.

Italia, Puola ja Romania — Zirko luo tiedoston, sinä toimitat sen

Nämä kolme ovat erikoistapaus: siellä jokainen lasku kulkee valtion portaalin kautta, ei vain viranomaiselle menevä. Zirko luo virallisesti määrätyn tiedoston — lataat sen itse ja merkitset sitten kuitin tai numeron asiakirjalle. Kaikki kolme portaalia ovat maksuttomia.

Italia: FatturaPA SdI:n kautta, saavutettavissa Agenzia delle Entraten Fatture e Corrispettivi -palvelusta. SdI-kuitin merkitset asiakirjalle.
Puola: FA(3) KSeF:n kautta. Saat vastauksena KSeF-numeron.
Romania: RO_CIUS SPV:n kautta (e-Factura). Kolme asiaa poikkeaa Italiasta ja Puolasta, ja kaikki kolme näkyvät myös asiakirjan yhteydessä: SPV-käyttö vaatii romanialaisen tarjoajan hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen (tunnus tai pilvi); tiedoston on oltava järjestelmässä viiden työpäivän kuluessa laskun päivämäärästä (OUG 89/2025 — määräajan ylittämisestä seuraa sakko); ja toimittaminen ei korvaa laskua asiakkaallesi, joka saa PDF:nsä kuten aina (art. 10^1 kohta 4 OUG 120/2021).

Zirko ei tuo mukanaan yhteyttä viranomaiseen, ja se on valinta: se joka ilmoittaa ohjelmasta käsin, vastaa siitä kuin palveluntarjoaja. Me luomme tiedoston, sinä pysyt lähettäjänä.

Irlanti, Iso-Britannia ja Tšekki — sinun ei tarvitse tehdä mitään erityistä

Näissä kolmessa maassa sinulla toimittajana ei ole velvollisuutta. Vain viranomaisen on pystyttävä vastaanottamaan verkkolasku — sinä saat lähettää sen, mitä olette sopineet.

Irlanti: paperi, PDF tai verkkolasku, oma valintasi, kunhan sopimus ei vaadi muuta. Marraskuusta 2028 alkaen se muuttuu, aluksi suurten yritysten osalta.
Iso-Britannia: terveydenhuollon ulkopuolella ei velvollisuutta. NHS SBS:n kautta kulkevissa NHS-toimeksiannoissa lähetät laskun PDF:nä sähköpostitse osoitteeseen sbs.apinvoicing@nhs.net tai käytät maksutonta Tradeshift-portaalia, johon NHS SBS kutsuu sinut. Huhtikuulle 2029 on ilmoitettu koko maan kattava velvoite. Aloituspiste: sbs.nhs.uk.
Tšekki: lähetä lasku sähköpostitse tai tietolaatikon (ISDS) kautta, joka yritykselläsi on joka tapauksessa lain nojalla. Velvollisuus on täällä vain viranomaisella vastaanottaa — ei sinulla lähettää sähköisesti.

Mitä Zirko tekee puolestasi — ja mitä ei

Tämän Zirko tekee — saksalaisille yrityksille:

XRechnung syntyy laskua viimeisteltäessä, tositteen jäädytetyistä arvoista.
Sähköpostilähetyksessä se liitetään automaattisesti mukaan yhdessä PDF:n kanssa. Lähetysikkuna kirjoittaa, mitä lähtee mukana.
Jos verkkolasku puuttuu, vaikka sellaista olisi odotettavissa, valintaikkuna varoittaa ennen lähetystä eikä jälkikäteen.

Tämän Zirko tekee muissa maissa: myös verkkolaskun — minkä, sen ratkaisee asiakkaasi maa, ja voit valita sen asiakkaalla myös itse. PDF on joka tapauksessa vieressä. Vain Kanadassa, Yhdysvalloissa ja Japanissa jää pelkkä PDF.

Tämän sinun on tehtävä itse:

Rekisteröidyttävä kerran maasi portaaliin — paitsi Irlannissa, Isossa-Britanniassa, Tšekissä ja Sveitsissä, joissa et tarvitse sellaista.
Saksassa tallennettava Leitweg-ID asiakkaalle.
Ladattava lasku portaaliin, näppäiltävä se tai lähetettävä se portaalin osoitteeseen — lasku kerrallaan.

Rehellisesti sanottuna: tällä tiellä jätät jokaisen laskun erikseen käsin. Kun viranomaislaskuja on muutama kuukaudessa, se on kohtuullista. Sen, jolla on säännöllisesti julkisia toimeksiantoja, kannattaa harkita Peppol-palveluntarjoajaa — silloin lasku lähtee ilman portaalia. Zirko ei tarjoa sitä tänään, eikä sitä tee yksikään tunnetuista saksankielisen alueen käsityöalan ohjelmistoista.

Kun se ei onnistu

Portaali hylkää tiedoston. Useimmiten Leitweg-ID ei täsmää tai jokin pakollinen tieto puuttuu. Portaalin ilmoitus nimeää kentän — lähetä se meille, jos et saa siitä mitään irti.
Posti ei tule perille, eikä kukaan vastaa. Viranomaisten postilaatikot hylkäävät vastaamatta postit, joiden lähettäjää ei voi tarkistaa. Mitä sitä varten on otettava käyttöön, lukee kohdassa Sähköpostilähetyksen käyttöönotto.
Lähetit vain PDF:n, vaikka verkkolaskua vaadittiin. Silloin laskua ei ole jätetty, eikä maksuaika kulu. Sinun ei tarvitse mitätöidä sitä — jätä sama lasku portaalin kautta. Irlannissa, Isossa-Britanniassa, Tšekissä ja Sveitsissä kysymystä ei synny: siellä PDF on säännönmukainen tie.
Se kestää ja kestää, ja sinulla on paljon viranomaistoimeksiantoja. Silloin se ei johdu sinusta. Tie portaalin kautta on käsityötä laskua kohti — katso yllä oleva laatikko.