Yrityksen tiedot eivät ole lomake, jonka täyttää myöhemmin. Ne ovat jokaisessa tarjouksessa, jokaisessa laskussa ja jokaisessa verkkolaskussa, jonka yrityksesi lähettää.
Asetukset → Yritys → Yrityksen tiedot. Muuttaa ne saa Toimisto – pääkäyttäjä.
Maa ensin — sitä ei voi ikuisesti muuttaa
Yrityksesi maa ohjaa veroprofiilia, pakollisia tietoja ja laskun muotoa. Se on siten koko sivun seurauksiltaan painavin tieto.
Muutettavissa se on vain niin kauan kuin yhtään tositetta ei ole annettu. Sen jälkeen ei enää. Annetut tositteet kantavat oman maansa vero-oikeutta, pakollisia tietoja ja laskun muotoa, eivätkä ne ole tuon maan säilytyssääntöjen mukaan enää korjattavissa.
Jos yrityksesi on todella muuttanut, Zirkon tuki vaihtaa maan. Kirjoita meille verkkosivuston yhteydenottolomakkeella, uusi maa ja muuttopäivä mukana.
Maakunta / provinssi on oma kenttänsä, ja se riippuu maasta. Romania ja Italia pitävät sellaista: Romaniassa se on pakollinen, ilman judeţ'ia e-Factura hylkää jokaisen laskun; koodi on elinkeinoilmoituksessasi — RO-CJ on Cluj, RO-B on Bukarest.
Australiassa, Yhdysvalloissa ja Kanadassa osoitteeseen kuuluu alue — tekstikenttä, joka tunnistaa lyhenteen kuten ”TX” tai ”QLD” yhtä hyvin kuin kirjoitetun nimen ja muuttaa sen tallennettaessa viralliseen lyhyeen muotoon. Japanissa valitset prefektuurin listalta. Jos syötettä ei voida yhdistää mihinkään alueeseen, Zirko hylkää sen kenttäkohtaisella virheilmoituksella sen sijaan, että tallentaisi sen jotenkin.
Osoite, yhteystiedot, veronumerot
Yrityksen nimi ja osoite ovat vain kerran. Sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita voit luoda useita — kukin saa tällöin oman nimikkeensä, esimerkiksi ”Kirjanpito” tai ”Verstas”.
Verotiedoissa Zirko erottaa kolme kenttää, jotka menevät usein sekaisin:
- ALV-tunniste — arvonlisäverotunniste. Se on tieto, joka merkitsee ulkomaankaupassa, ja se ratkaisee myös Zirko-laskusi verokohtelun.
- Veronumero — verotoimistosi antama numero.
- Kaupparekisterinumero — vain jos yrityksesi on rekisteröity.
- Rekisteritunnus verkkolaskuja varten — neljäs numero, eikä se ole kaupparekisterinumero. Alankomaat, Australia ja Uusi-Seelanti vaativat sitä verkkolaskussa: KvK-numero (NL), ABN (AU), NZBN (NZ). Mukaan kuuluu skeema — ilman sitä tietoa ei kirjoiteta tiedostoon lainkaan. Jos se puuttuu silloin kun sitä tarvitset, Zirko sanoo sen viimeistelyssä ja näyttää tien tänne.
Kun verkkolaskuista puuttuu vielä tunnisteita
Jos puuttuu tieto, jota maasi laskumuoto ehdottomasti vaatii, sivun yläreunaan ilmestyy varoituspalkki: ”Verkkolaskuista puuttuu tunnisteita”. Se nimeää jokaisen puuttuvan tiedon erikseen ja vie sinut Syötä tunnisteet -painikkeella suoraan kenttään.
Palkki tulee tarkoituksella aikaisin. Ilman näitä tietoja ei synny yhtään verkkolaskua — muuten huomaat sen vasta, kun laskulla on jo numero ja sen voi enää vain hyvittää.
Mikä tieto vaaditaan, riippuu maasta: Puolassa NIP, Australiassa ABN, Uudessa-Seelannissa NZBN, Alankomaissa KvK-numero. Jos lasku kulkee Peppol-verkon kautta, mukaan tulee sähköinen osoite skeemoineen — sähköpostiosoitetta verkko ei tähän hyväksy.
Pakolliset tiedot: ilman niitä ei laskua
Mitä tositteissasi täytyy lukea, riippuu maasta ja yhtiömuodosta. Kentän Yhtiömuoto täytät kortissa Yritys, samoin kentän Rekisteritilanne. Jos yhtiömuoto puuttuu, ylhäällä on palkki Täydennä yhtiömuoto, eikä Zirko tarkista pakollisia tietoja — paitsi Uudessa-Seelannissa, Kanadassa, Yhdysvalloissa ja Japanissa, joissa ne eivät riipu yhtiömuodosta.
Jos sen jälkeen jotakin puuttuu, palkki Pakollisia tietoja puuttuu nimeää jokaisen tiedon erikseen lainkohtineen ja vie painikkeilla kenttään. Sen, mitä vain maasi vaatii, kirjaat kortille Muut pakolliset tiedot. Saman listan näyttää Tarkista kirjepohja kohdassa Pohjat ja ulkoasu → Kirjepohja.
Jos tiedon kohdalla lukee ”vaaditaan myös laskuissa”, ilman sitä ei voi viimeistellä yhtään laskua — ei myöskään osalaskua eikä loppulaskua. Viimeistelyn valintaikkuna nimeää jokaisen puuttuvan tiedon ja kertoo, että se kirjataan tänne. Mitätöintilasku, laskun oikaisu ja kumoamisasiakirja ovat edelleen mahdollisia; niissä näkyy vain varoitus, samoin tarjouksessa, kustannusarviossa ja kirjeessä.
Pankkiyhteys
Voit luoda useita pankkiyhteyksiä. Kunkin yhteyden kohdalla päätät valinnalla Näytä asiakirjoissa, onko se asiakirjojesi alatunnisteessa.
Zirko tarkistaa IBANin näppäilyn aikana. Virheellistä IBANia ei tallenneta — ja laskun maksukoodi tarvitsee sen kokonaisena, muuten sitä ei synny lainkaan.
Logo
Muokkaa logoa ottaa vastaan PNG-, JPEG-, WebP- tai PDF-tiedoston 20 megatavuun asti. Terävää tulostusta varten sen tulisi olla vähintään 1200 kuvapistettä leveä.
Niin kauan kuin logoa ei ole tallennettu, siinä lukee: „Logoa ei ole vielä ladattu — se näkyy myöhemmin kirjepohjassa, tarjouksissa ja laskuissa."
Vastuuhenkilöt
Tähän kirjaat, kuka edustaa yritystä — eli nimen ja edustuksen lajin, esimerkiksi toimitusjohtaja tai omistaja. Jos mikään tarjotuista nimikkeistä ei sovi, valitset „Oma nimike" ja kirjoitat sen itse.
Nämä tiedot menevät asiakirjojesi pakollisiin tietoihin ja yrityksesi versioon henkilötietojen käsittelysopimuksesta — ilman niitä sitä ei voi antaa.
Missä samat kentät esiintyvät vielä kerran
Välilehdellä Pohjat ja ulkoasu → Kirjepohja ovat samat tiedot vielä kerran, painikkeina „Muokkaa yritystä", „Muokkaa yhteystietoja" ja „Muokkaa logoa". Se ei ole toinen paikka: molemmat kirjoittavat saman tietueen. Voit siis muokata niitä siellä, missä juuri olet, ja näet vaikutuksen heti kirjepohjan esikatselussa.