Údaje firmy nejsou formulář, který se vyplňuje později. Stojí na každé nabídce, na každé faktuře a v každé e-faktuře, kterou tvoje firma odešle.
Nastavení → Podnik → Údaje firmy. Měnit je smí Kancelář – správce.
Nejdřív země — měnit ji nelze věčně
Země tvojí firmy řídí daňový profil, povinné údaje a formát faktury. Je tím nejzávažnějším údajem na celé stránce.
Měnit ji lze jen tak dlouho, dokud není vystaven žádný doklad. Poté už ne. Vystavené doklady nesou daňové právo, povinné údaje a formát faktury své země a podle archivačních pravidel této země už se nedají opravit.
Pokud se tvoje firma skutečně přestěhovala, přepne zemi podpora Zirka. Napiš nám přes kontaktní formulář na webu, s novou zemí a datem stěhování.
Kraj / provincie je samostatné pole a závisí na zemi. Vedou je jen Rumunsko a Itálie. V Rumunsku je povinné: bez kraje (judeţ) e-Factura každou fakturu odmítne. Kód stojí na tvém osvědčení o registraci podnikání — RO-CJ je Cluj, RO-B je Bukurešť.
V Austrálii, USA a Kanadě patří k adrese region — textové pole, které pozná zkratky jako „TX" nebo „QLD" stejně jako vypsaný název a při uložení je převede do úřední zkratky. V Japonsku vybíráš prefekturu ze seznamu. Nedá-li se zadaný text přiřadit žádnému regionu, Zirko jej odmítne chybovou hláškou u pole, místo aby jej nějak uložil.
Adresa, kontakt, daňová čísla
Název a adresa firmy jsou uvedeny jednou. E-mailové adresy a telefonní čísla můžeš zadat vícekrát — každé přitom dostane vlastní označení, třeba „Účetnictví" nebo „Dílna".
U daňových údajů rozlišuje Zirko tři pole, která se často zaměňují:
- DIČ — daňové identifikační číslo. Je to údaj, který se počítá při obchodech do zahraničí, a rozhoduje také o daňovém režimu tvojí faktury od Zirka.
- Daňové číslo — číslo od tvého finančního úřadu.
- Číslo v obchodním rejstříku — jen když je tvoje firma zapsána.
- Registrační identifikátor pro e-faktury — čtvrté číslo, a není to číslo z obchodního rejstříku. Nizozemsko, Austrálie a Nový Zéland ho v e-faktuře vyžadují: číslo KvK (NL), ABN (AU), NZBN (NZ). Patří k němu schéma — bez něj se údaj do souboru vůbec nezapíše. Chybí-li, když ho potřebuješ, Zirko to řekne při dokončení a ukáže cestu sem.
Když pro elektronické faktury ještě chybějí identifikátory
Chybí-li údaj, který fakturační formát tvojí země bezpodmínečně vyžaduje, objeví se v horní části stránky výstražný pruh: „Pro elektronické faktury chybí identifikátory". Pojmenuje každý chybějící údaj zvlášť a přes Zadat identifikátory tě zavede rovnou do pole.
Pruh přichází záměrně brzy. Bez těchto údajů nevznikne žádná elektronická faktura — jinak si toho všimneš, až když faktura už má číslo a lze ji jen stornovat.
Který údaj se vyžaduje, závisí na zemi: v Polsku NIP, v Austrálii ABN, na Novém Zélandu NZBN, v Nizozemsku číslo KvK. Jde-li faktura přes síť Peppol, přidá se elektronická adresa i se schématem — e-mailovou adresu síť k tomu nepřijme.
Povinné údaje: bez nich žádná faktura
Co musí stát na tvých dokladech, závisí na zemi a na právní formě. Právní formu vybereš v kartě Podnik, k tomu Zápis v rejstříku. Dokud právní forma chybí, stojí nahoře pruh Doplň právní formu a Zirko povinné údaje nekontroluje — kromě Nového Zélandu, Kanady, USA a Japonska, kde na právní formě nezávisejí.
Chybí-li potom něco, pruh Chybí povinné údaje vyjmenuje každý údaj zvlášť s odkazem na zákon a tlačítky tě dovede k poli. Co vyžaduje jen tvoje země, zadáš v kartě Další povinné údaje. Tentýž seznam ukáže Zkontrolovat hlavičkový papír v Nastavení → Šablony a rozvržení → Hlavičkový papír.
Stojí-li u údaje „vyžadováno i na fakturách", nelze bez něj dokončit žádnou fakturu — ani dílčí, ani konečnou. Dialog dokončení vyjmenuje každý chybějící údaj a řekne, že se zadává tady. Storno faktura, opravný doklad a doklad o zrušení zůstanou možné; tam se objeví jen varování, stejně jako u nabídky, předběžného rozpočtu a dopisu.
Bankovní spojení
Můžeš zadat několik bankovních spojení. U každého spojení rozhoduješ volbou Zobrazovat na dokladech, zda stojí v patě tvých dokumentů.
Zirko kontroluje IBAN už při psaní. Neplatný IBAN se neuloží — a platební kód na faktuře jej potřebuje úplný, jinak vůbec nevznikne.
Logo
Upravit logo bere PNG, JPEG, WebP nebo PDF, do 20 MB. Pro ostrý tisk by mělo být široké nejméně 1200 pixelů.
Dokud žádné není uloženo, stojí tam: „Zatím nebylo nahráno žádné logo — objeví se později na hlavičkovém papíru, nabídkách a fakturách."
Odpovědné osoby
Sem zapíšeš, kdo firmu zastupuje — se jménem a druhem zastoupení, například jednatel nebo majitel. Nehodí-li se žádné z nabízených označení, zvolíš „Vlastní označení" a napíšeš je sám.
Tyto údaje jdou do povinných údajů tvých dokumentů a do znění smlouvy o zpracování osobních údajů pro tvoji firmu — bez nich ji nelze vystavit.
Kde se tatáž pole objeví ještě jednou
V záložce Šablony a rozvržení → Hlavičkový papír stojí tytéž údaje ještě jednou, jako tlačítka „Upravit podnik", „Upravit kontaktní údaje" a „Upravit logo". To není druhé místo: obojí zapisuje tentýž záznam. Můžeš je tedy upravit tam, kde právě jsi, a účinek vidíš hned v náhledu hlavičkového papíru.