Die Betriebsdaten sind kein Formular, das man später ausfüllt. Sie stehen auf jedem Angebot, jeder Rechnung und in jeder E-Rechnung, die dein Betrieb verschickt.
Einstellungen → Unternehmen → Betriebsdaten. Ändern darf sie der Büro-Admin.
Das Land zuerst — es lässt sich nicht ewig ändern
Das Land deines Betriebs steuert Steuerprofil, Pflichtangaben und Rechnungsformat. Es ist damit die folgenreichste Angabe der ganzen Seite.
Änderbar ist es nur, solange kein Beleg ausgestellt ist. Danach nicht mehr. Ausgestellte Belege tragen Steuerrecht, Pflichtangaben und Rechnungsformat ihres Landes, und sie sind nach den Aufbewahrungsregeln dieses Landes nicht mehr korrigierbar.
Ist dein Betrieb wirklich umgezogen, stellt die Zirko-Betreuung das Land um. Schreib uns über das Kontaktformular auf der Website, mit dem neuen Land und dem Umzugsdatum.
Kreis oder Provinz ist ein eigenes Feld, und es hängt am Land. Rumänien und Italien führen eines: In Rumänien ist es Pflicht, ohne den judeţ weist e-Factura jede Rechnung ab; der Code steht auf deiner Gewerbeanmeldung — RO-CJ ist Cluj, RO-B ist Bukarest.
In Australien, den USA und Kanada gehört ein Landesteil zur Anschrift — ein Textfeld, das Kürzel wie „TX" oder „QLD" ebenso erkennt wie den ausgeschriebenen Namen und beim Speichern in die amtliche Kurzform bringt. In Japan wählst du die Präfektur aus einer Liste. Lässt sich eine Eingabe keinem Landesteil zuordnen, weist Zirko sie mit Feldmeldung ab, statt sie irgendwie zu speichern.
Anschrift, Kontakt, Steuernummern
Name und Anschrift des Betriebs stehen einmal. E-Mail-Adressen und Telefonnummern kannst du mehrfach anlegen — jede bekommt dabei eine eigene Bezeichnung, etwa „Buchhaltung" oder „Werkstatt".
Bei den Steuerangaben unterscheidet Zirko drei Felder, die oft verwechselt werden:
- USt-ID — die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie ist die Angabe, die bei Geschäften ins Ausland zählt, und sie entscheidet auch über die Steuerbehandlung deiner Zirko-Rechnung.
- Steuernummer — die Nummer deines Finanzamts.
- Handelsregisternummer — nur wenn dein Betrieb eingetragen ist.
- Registerkennung für E-Rechnungen — eine vierte Nummer, und sie ist nicht die Handelsregisternummer. Die Niederlande, Australien und Neuseeland verlangen sie in der E-Rechnung: die KvK-Nummer (NL), die ABN (AU), den NZBN (NZ). Dazu gehört das Schema — ohne es entsteht die Angabe in der Datei gar nicht. Fehlt sie, wenn du sie brauchst, sagt Zirko es beim Fertigstellen und zeigt dir den Weg hierher.
Wenn für E-Rechnungen noch Kennungen fehlen
Fehlt eine Angabe, die das Rechnungsformat deines Landes zwingend verlangt, steht oben auf der Seite ein Warnband: „Für E-Rechnungen fehlen Kennungen". Es nennt jede fehlende Angabe einzeln und führt dich über Kennungen eintragen direkt zum Feld.
Das Band kommt mit Absicht früh. Ohne diese Angaben entsteht keine E-Rechnung — und das merkst du sonst erst, wenn die Rechnung schon eine Nummer hat und nur noch storniert werden kann.
Welche Angabe verlangt wird, hängt am Land: in Polen die NIP, in Australien die ABN, in Neuseeland der NZBN, in den Niederlanden die KvK-Nummer. Geht die Rechnung über das Peppol-Netz, kommt eine elektronische Adresse samt Schema dazu — eine E-Mail-Adresse nimmt das Netz dafür nicht an.
Pflichtangaben: ohne sie keine Rechnung
Was auf deinen Belegen stehen muss, hängt an Land und Rechtsform. Die Rechtsform wählst du in der Karte Unternehmen, dazu die Registerlage. Fehlt sie, steht oben das Band Rechtsform ergänzen, und Zirko prüft die Pflichtangaben nicht — außer in Neuseeland, Kanada, den USA und Japan, wo sie nicht an der Rechtsform hängen.
Fehlt danach etwas, nennt das Band Pflichtangaben fehlen jede Angabe einzeln mit ihrer Fundstelle im Gesetz und führt über Knöpfe zum Feld. Was nur dein Land verlangt, trägst du in der Karte Weitere Pflichtangaben ein. Dieselbe Liste zeigt Briefpapier überprüfen unter Vorlagen & Layout → Briefpapier.
Steht an einer Angabe „auch auf Rechnungen verlangt", lässt sich ohne sie keine Rechnung fertigstellen — auch keine Abschlags- oder Schlussrechnung. Der Fertigstellen-Dialog nennt jede fehlende Angabe und sagt, dass sie hier eingetragen wird. Stornorechnung, Rechnungskorrektur und Aufhebungsdokument bleiben möglich; dort erscheint nur eine Warnung, ebenso am Angebot, am Kostenvoranschlag und am Brief.
Bankverbindung
Du kannst mehrere Bankverbindungen anlegen. Je Verbindung entscheidest du mit Auf Belegen anzeigen, ob sie im Fuß deiner Dokumente steht.
Zirko prüft die IBAN beim Eintippen. Eine ungültige IBAN wird nicht gespeichert — und der Bezahlcode auf der Rechnung braucht sie vollständig, sonst entsteht er gar nicht erst.
Logo
Logo bearbeiten nimmt PNG, JPEG, WebP oder PDF, bis 20 MB. Für scharfen Druck sollte es mindestens 1200 Pixel breit sein.
Solange keins hinterlegt ist, steht dort: „Noch kein Logo hochgeladen — es erscheint später auf Briefpapier, Angeboten und Rechnungen."
Verantwortliche Personen
Hier trägst du ein, wer den Betrieb vertritt — mit Name und der Art der Vertretung, zum Beispiel Geschäftsführer oder Inhaber. Passt keine der angebotenen Bezeichnungen, wählst du „Eigene Bezeichnung" und schreibst sie selbst.
Diese Angaben laufen in die Pflichtangaben deiner Dokumente und in die Fassung des Auftragsverarbeitungsvertrags für deinen Betrieb — ohne sie lässt sich der nicht ausstellen.
Wo dieselben Felder noch einmal auftauchen
Im Reiter Vorlagen → Briefpapier stehen dieselben Angaben noch einmal, als Knöpfe „Unternehmen bearbeiten", „Kontaktdaten bearbeiten" und „Logo bearbeiten". Das ist keine zweite Stelle: Beide schreiben denselben Datensatz. Du kannst sie also dort bearbeiten, wo du gerade bist, und siehst die Wirkung sofort in der Briefpapier-Vorschau.