Kirjepohjan ja ulkoasun asettaminen

Kirjepohja ratkaisee, miltä jokainen yrityksesi tarjous ja jokainen lasku näyttää. Se on se yksi asetus, jonka asiakkaasi todella näkee.

Asetukset → Pohjat ja ulkoasu → Kirjepohja. Muuttaa sen saa Toimisto – pääkäyttäjä.

Asiakirjat ja raportit ovat erillään

Ylhäällä on kaksi välilehteä: Asiakirjat ja Raportit. Niillä on omat asetuksensa — työmaapäiväkirja saa näyttää toiselta kuin lasku.

Oikealla vieressä on Esikatselu, ja se näyttää heti, mitä muutat. Se näyttää asiakirjoista kaksi sivua (esimerkkitarjouksen), raporteista yhden. Zoomaustason asetat esikatselun yläpuolella — „Koko leveys" on aloitusarvo.

Automaattinen vai oma ulkoasu

Tämä valinta on vain asiakirjoissa, kortissa Ulkoasu.

• Automaattinen ulkoasu — Zirko taittaa arkin: otsikko, osoitekenttä, rivit, summat, alatunniste. Sinä annat logon, kirjasimen ja marginaalit.
• Oma ulkoasu — lataat olemassa olevan kirjearkkisi taustaksi, ja Zirko tulostaa sen päälle. Kirjeotsikko ja alatunniste tulevat silloin arkiltasi: Zirko ei tulosta niiden päälle omaa otsikkoa, logoa eikä alatunnistetta, vain sivunumeron. Vastaanottajan osoitteen Zirko asettaa edelleen itse.

Tarkista kirjepohja

Kortin Ulkoasu yläosassa on painike, joka kertoo tuloksen saman tien: Täydellinen, ”2 tietoa puuttuu” tai ”1 huomautus tulosteesta”. Omassa ulkoasussa hyvän tilan nimi on Perustiedot täydelliset — itse arkkiasi ei ole kukaan tarkistanut. Jos painikkeessa lukee vain Tarkista kirjepohja, Zirko ei pystynyt lukemaan jotakin osaa eikä löytänyt muusta mitään.

Napsautus avaa huomautukset kolmeen ryhmään jaettuina:

• Pakolliset tiedot — mitä maasi laki vaatii liikekirjeissä ja laskuissa. Niitä ei kirjata tässä vaan kohdassa Asetukset → Yritys → Yrityksen tiedot; painike Yrityksen tietoihin vie sinne.
• Täydellisyys — puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakirjoissa näkyvä pankkiyhteys ja automaattisessa ulkoasussa logo.
• Tuloste — tausta ilman sivumarginaaleja, logo PDF-muodossa (sitä ei tulosteta), monisivuinen tausta tai tausta, joka ei ole maasi paperikokoa pystysuunnassa, vastaanottajan osoite kirjekuoren ikkunan ulkopuolella. Ilmoitus kertoo silloin ikkunan rajat ja sopivan marginaalin.

Jokaisessa huomautuksessa on painike, joka vie sinne, missä korjaat asian. Mitkä puuttuvat tiedot estävät laskun viimeistelyn, lukee kohdassa Yrityksen tiedot, logo ja veronumerot.

Oman arkin lataaminen

Kohdassa Oma tausta:

1. Lataa Sivun 1 tausta.
2. Vasta sen jälkeen voi tallentaa Tausta sivulta 2 alkaen — monissa kirjearkeissa on otsikko vain sivulla 1.

Sallittuja ovat PNG, JPEG, WebP ja PDF, 20 megatavuun asti. Jos poistat sivun 1, seuraavat sivut katoavat mukana.

PDF:n Zirko muuntaa lataamisen yhteydessä kuvaksi — ensimmäisen sivun, tulostustarkkuudella; vain niin arkin voi todella tulostaa. Jos PDF:ssä on useita sivuja, Zirko kertoo sen heti latauksen yhteydessä. Jos PDF:ää ei voida avata (vioittunut, salasanalla suojattu), Zirko hylkää sen ilmoituksella eikä lataa mitään.

Jotta tekstisi ei valuisi arkin päälle, asetat kolme etäisyyttä, kukin reunasta laskettuna:

• Ylhäällä: ensimmäinen sivu
• Ylhäällä: seuraavat sivut
• Alhaalla: kaikki sivut

Saksassa, Itävallassa, Sveitsissä ja muissa maissa paitsi Yhdysvalloissa ja Kanadassa syötät ne millimetreinä, väliltä 0–99. Yhdysvalloissa ja Kanadassa ne ovat tuumina, väliltä 0–3,85, 0,05:n välein — siellä Zirko tulostaa joka tapauksessa US Letter -arkille, katso alempana. Kenttä, johon et koske, säilyttää tallennetun arvonsa.

Kirjasin

Valittavana on kolme kirjasinta: Roboto (oletus), Open Sans ja Lato. Kaikki kolme on tehty taulukoita ja lukusarakkeita varten.

Paperikoko

Yhdysvalloissa ja Kanadassa Zirko tulostaa US Letter -arkille #10-kirjekuoren ikkunalla, kaikissa muissa maissa A4:lle DIN 5008 -standardin mukaan. Paperikoko määräytyy yrityksesi kotimaan mukaan; jo annettu tosite säilyttää oman paperinsa, vaikka yrityksesi myöhemmin muuttaisi.

Kirjeotsikko

Painikkeet Muokkaa yritystä, Muokkaa yhteystietoja, Muokkaa lähettäjäriviä ja Muokkaa logoa avaavat samat kentät kuin välilehti „Yrityksen tiedot" ja kirjoittavat saman tietueen. Muokkaat niitä siis täällä, mutta näet heti esikatselussa, miten se vaikuttaa.

Muokkaa yhteyshenkilöä on oma listansa: täällä kirjaat puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen jokaiselle toimistolisenssin omaavalle henkilölle, joka voidaan tulostaa tositteelle ”Oma yhteyshenkilömme” -tietona — se ei ole sama asia kuin yrityksen yhteystiedot.

Lähettäjärivi on se pieni rivi osoitekentän yläpuolella, joka näkyy ikkunakuoressa mukana. Voit kytkeä sen pois, ja voit tallentaa siihen poikkeavan osoitteen — vaikkapa postilokeron. Jos tämä osoite sijaitsee Australiassa, Yhdysvalloissa, Kanadassa, Japanissa, Italiassa tai Romaniassa, Zirko kysyy lisäksi aluetta — ilman sitä rivillä lukisi vain ”Austin, 78702” eikä ”Austin, TX 78702”. Esikatselu ja tulostettu tosite näyttävät samat rivit.

Alatunniste

Asiakirjoissa alatunnisteessa ovat juridiset tiedot ja pankkiyhteys; molempia muokkaat painikkeilla „Muokkaa juridisia tietoja" ja „Muokkaa pankkia". Omassa ulkoasussa Zirko ei tulosta tätä alatunnistetta.

Raporteissa kytkimiä on neljä, kaikki oletuksena päällä:

• Allekirjoituskenttä tarjouksissa
• Näytä »Luotu Zirkolla«
• Näytä sivunumerot
• Näytä erotinviiva