So bekommt die Behörde deine Rechnung

⚠️ Dieser Artikel erklärt die Rechtslage der Länder, die unten einen eigenen Abschnitt haben. Fehlt dein Land, gelten dort andere Vorschriften.

Das betrifft nur diesen Text, nicht die Software. Zirko erzeugt für dein Betriebsland das Rechnungsformat, das dort verlangt wird.

Du hast eine Rechnung an ein Amt, eine Stadtverwaltung oder eine Behörde geschrieben, Zirko hat sie fertiggestellt — und jetzt? Genau an dieser Stelle lassen dich die meisten Handwerksprogramme allein: Sie erzeugen die Datei und sagen kein Wort darüber, wohin sie soll.

Hier steht es. Zuerst das Wichtigste, danach je Land der Weg.

Das Wichtigste zuerst

Zwei Dinge entscheiden, was du tun musst: in welchem Land dein Betrieb sitzt und ob dein Auftraggeber eine Behörde ist. Such dir unten dein Land — die Wege sind verschieden, und keiner davon ist schwer.

In Deutschland erzeugt Zirko beim Fertigstellen die E-Rechnung (XRechnung, eine XML-Datei) und hängt sie beim Versand automatisch mit an. Du siehst im Versand-Dialog, was mitgeht.
In Italien, Polen und Rumänien erzeugt Zirko ebenfalls die amtliche Datei — dort reichst du sie aber selbst beim staatlichen Portal ein. Der Abschnitt dazu steht weiter unten.
In fast allen übrigen Ländern erzeugt Zirko seit dem 13. September 2026 ebenfalls eine E-Rechnung — je nach Land Peppol BIS, ebInterface (Österreich), ISDOC (Tschechien), Finvoice oder TEAPPS (Finnland), NLCIUS (Niederlande), PINT A-NZ (Australien, Neuseeland) oder ZUGFeRD. Der Weg zur Behörde ist trotzdem je Land verschieden; er steht unten.
Nur in Kanada, den USA und Japan bleibt es beim PDF. Dort gibt es kein E-Rechnungswesen, an das man sich halten könnte — und ein Format zu erfinden, das niemand annimmt, wäre keine Hilfe.
Wo eine E-Rechnung verlangt ist, darfst du sie meist nicht einfach an die Sachbearbeiterin mailen: Es gibt eine eigene Rechnungseingangsstelle, und nur was dort ankommt, gilt als eingereicht.
In Deutschland gilt zusätzlich: Ohne die richtige Leitweg-ID wird die Rechnung abgewiesen. Sie ist die Postanschrift der Behörde innerhalb des Portals.

Warum das nicht egal ist. Eine Rechnung, die als PDF im falschen Postfach liegt, ist nicht zugestellt. Die Zahlungsfrist beginnt nicht zu laufen, niemand meldet sich, und du merkst es erst nach Wochen, wenn kein Geld gekommen ist. Deshalb sagt Zirko dir im Versand-Dialog, ob die E-Rechnung wirklich dabei ist.

Deutschland: die OZG-RE

Der Bund und die meisten Länder nehmen Rechnungen über die OZG-RE entgegen (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform). Sie ist kostenlos, du registrierst dich einmal.

Die ZRE gibt es nicht mehr. Die frühere „Zentrale Rechnungseingangs- plattform des Bundes" wurde am 19.09.2025 abgeschaltet und in die OZG-RE überführt. Wenn dir jemand noch die ZRE nennt oder ein älterer Ratgeber sie erwähnt: Das ist überholt.

Dort hast du vier Wege, und du brauchst nur einen:

Weg	Wann er sich lohnt
Datei hochladen	Du lädst die XRechnung, die Zirko erzeugt hat, im Portal hoch. Etwa eine Minute je Rechnung.
E-Mail	Du schickst die XRechnung an die Eingangsadresse deines Portalkontos.
Weberfassung	Du tippst die Rechnung im Portal von Hand ein. Fünf bis fünfzehn Minuten — nur sinnvoll, wenn du gar keine E-Rechnung erzeugen kannst.
Peppol	Ein Netzwerk, für das du einen Dienstleister brauchst. Zirko bietet das nicht an, und du brauchst es für diesen Weg auch nicht.

Anlaufstelle und Registrierung: e-rechnung-bund.de.

Welche Adresse für den E-Mail-Weg gilt, steht in deinem Portalkonto — sie ist je Konto verschieden, deshalb nennen wir hier keine. Den Empfänger kannst du im Versand-Dialog vor dem Senden ändern; dort trägst du sie ein.

Landes- und Kommunalbehörden können ein eigenes Portal haben. Welches für deinen Auftraggeber gilt, steht in seiner Bestellung oder in der Ausschreibung; eine vollständige Liste aller Länder und Kommunen haben wir hier nicht, und wir raten lieber nicht. Frag im Zweifel bei der Stelle nach, die dir den Auftrag gegeben hat — die Angabe gehört zum Auftrag dazu.

Die Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist die Adresse der Behörde innerhalb des Portals. Sie sieht aus wie 02000000-KFB0000001-20 — Grobadressierung, Feinadressierung, Prüfziffer. Die ersten beiden Ziffern sind das Bundesland, 99 steht für den Bund. Der mittlere Teil kann fehlen, dann sind es nur zwei Blöcke.

Woher du sie bekommst: Nicht von uns und nicht aus einer Liste im Netz. Sie steht in der Bestellung, im Auftrag oder in der Ausschreibung der Behörde — dort ist sie eine Pflichtangabe. Findest du sie nicht, ruf bei deiner Ansprechperson an und frag nach der Leitweg-ID; das ist eine Frage, die dort täglich gestellt wird.

Wo sie in Zirko hingehört: an den Kunden, nicht an die einzelne Rechnung. Du trägst sie einmal bei der Behörde als Kunde ein, und jede weitere Rechnung an diesen Auftraggeber bekommt sie automatisch. Hat dieselbe Behörde mehrere Ämter mit verschiedenen Leitweg-IDs, ist jedes ein eigener Eintrag.

Zahlendreher fangen wir ab, Verwechslungen nicht. Die letzten beiden Stellen sind eine Prüfziffer. Zirko rechnet sie nach: Passt sie nicht, entsteht keine E-Rechnung, und du bekommst beim Fertigstellen einen Hinweis statt einer Fehlermeldung aus dem Portal. Eine Leitweg-ID, die rechnerisch stimmt, aber zur falschen Dienststelle gehört, kann dagegen niemand erkennen. Vergleich sie deshalb Zeichen für Zeichen mit der Bestellung.

Österreich: e-Rechnung.gv.at

Rechnungen an den Bund gehen über e-Rechnung.gv.at, erreichbar über dein USP-Konto (Unternehmensserviceportal). Das Konto ist kostenlos, die Anmeldung läuft einmalig über ID Austria. Danach kannst du die Rechnung hochladen oder im Online-Formular erfassen.

Zirko erzeugt seit dem 13. September 2026 beide Formate, die der Bund annimmt. Ohne eigene Wahl entsteht Peppol BIS (eine UBL-Datei); stellst du am Kunden ebInterface ein, entsteht ebInterface 6.1. Beides lädst du auf e-Rechnung.gv.at hoch.

Was der Bund ausdrücklich nicht annimmt: die deutsche XRechnung und ZUGFeRD. Wähle sie für einen österreichischen Behördenkunden also nicht — ZUGFeRD bietet Zirko dort ohnehin nicht an, weil die Portale kein PDF mit eingebettetem XML entgegennehmen.

Anlaufstelle: erechnung.gv.at.

Schweiz: PDF per E-Mail an den Bund

In der Schweiz ist es am einfachsten: Rechnungen an die Bundesverwaltung gehen seit Mitte 2023 als PDF per E-Mail, eine Datei je Rechnung. Für Rechnungen an den Bund ist das kostenlos, und du brauchst kein Portal und keine Registrierung. Genau das kann Zirko heute — das PDF hängt an der Mail.

Verbreitet ist die Angabe, dass ab einem Auftragswert von 5.000 CHF die elektronische Rechnung Pflicht ist; auf der Seite der Eidgenössischen Finanzverwaltung selbst steht diese Schwelle nicht. Verlass dich deshalb nicht darauf, sondern auf das, was in deiner Bestellung steht.

Anlaufstelle: efv.admin.ch.

Die übrigen Länder

In diesen Ländern erzeugt Zirko die E-Rechnung — der Weg zur Behörde führt aber über ein Portal oder schlicht über E-Mail, und den musst du kennen. Wir haben nachgesehen, wie es je Land wirklich läuft, und nennen die Stelle beim Namen.

Niederlande und Luxemburg — Portal mit Eingabemaske

In den Niederlanden gehen Rechnungen an den Staat über das Leveranciersportaal der Rijksoverheid. Du tippst die Rechnung dort ein, das Portal wandelt sie in das Pflichtformat und stellt sie zu. Kostenlos. Du brauchst die OIN der Empfangsstelle — das ist deren Kennnummer, sie steht in der Bestellung. Der Weg ist für wenige Rechnungen im Monat gedacht, nicht für den Dauerbetrieb. Anlaufstelle: rvo.nl — Factuurportaal.

In Luxemburg läuft es über MyGuichet.lu. Dort gibt es zwei Formulare: eines zum Hochladen einer fertigen E-Rechnung und eines zum Eintippen von Hand — beide mit und ohne Anmeldung. MyGuichet.lu ist der gesetzlich vorgesehene Weg neben Peppol, du musst also nichts dazukaufen. Anlaufstelle: guichet.public.lu.

Schweden und Finnland — ein Portal je Auftraggeber, nur mit Einladung

Diese beiden sind der einzige Fall, in dem du selbst nichts anstoßen kannst: Du brauchst eine Einladung deines Auftraggebers.

In Schweden gibt es kein zentrales Portal. Stattdessen stellt die einzelne Behörde ein Lieferantenportal (leverantörsportal), für dich kostenlos — das Skatteverket und das Statens servicecenter zum Beispiel tun das. Bitte deinen Auftraggeber um die Einladung, und zwar einmal je Auftraggeber. Ob auch jede Kommune und jede Region ein solches Portal anbietet, konnten wir nicht belegen; frag dort im Zweifel nach. Anlaufstelle: upphandlingsmyndigheten.se.

In Finnland heißt das Portal Handi (Toimittajaportaali). Dort erstellst und sendest du die Rechnung kostenlos. Auch hier gilt: Ohne Einladung deines Auftraggebers kommst du nicht hinein — gib ihm dafür deine E-Mail-Adresse. Anlaufstelle: valtiokonttori.fi.

Italien, Polen und Rumänien — Zirko erzeugt die Datei, du reichst sie ein

Diese drei sind der Sonderfall: Dort läuft jede Rechnung über ein staatliches Portal, nicht nur die an Behörden. Zirko erzeugt die amtlich vorgeschriebene Datei — hochladen musst du sie selbst, und danach trägst du Quittung oder Nummer am Beleg nach. Alle drei Portale sind kostenlos.

Italien: FatturaPA über das SdI, erreichbar über Fatture e Corrispettivi der Agenzia delle Entrate. Die SdI-Quittung trägst du am Beleg nach.
Polen: FA(3) über das KSeF. Du bekommst eine KSeF-Nummer zurück.
Rumänien: RO_CIUS über das SPV (e-Factura). Drei Dinge sind hier anders als in Italien und Polen, und alle drei stehen auch beim Beleg: Für den SPV-Zugang brauchst du eine qualifizierte elektronische Signatur (Token oder Cloud) von einem rumänischen Anbieter; die Datei muss binnen fünf Werktagen ab Rechnungsdatum im System sein (OUG 89/2025, Fristversäumnis ist bußgeldbewehrt); und die Übermittlung ersetzt die Rechnung an deinen Kunden nicht — er bekommt sein PDF wie gewohnt (Art. 10^1 Abs. 4 OUG 120/2021).

Eine Anbindung an die Behörde bringt Zirko nicht mit, und das ist eine Entscheidung: Wer aus dem Programm heraus meldet, haftet dafür wie ein Dienstleister. Wir erzeugen die Datei, du bleibst der Absender.

Irland, Großbritannien und Tschechien — du musst nichts Besonderes tun

In diesen drei Ländern gibt es keine Pflicht für dich als Lieferant. Nur die Behörde muss eine E-Rechnung empfangen können — du darfst schicken, was ihr vereinbart habt.

Irland: Papier, PDF oder E-Rechnung, deine Wahl, solange der Vertrag nichts anderes verlangt. Ab November 2028 ändert sich das, zunächst für große Unternehmen.
Großbritannien: außerhalb des Gesundheitsdienstes keine Pflicht. Bei NHS-Aufträgen über NHS SBS schickst du die Rechnung als PDF per E-Mail an sbs.apinvoicing@nhs.net oder nutzt das kostenlose Portal Tradeshift, in das NHS SBS dich einlädt. Für April 2029 ist ein landesweites Mandat angekündigt. Anlaufstelle: sbs.nhs.uk.
Tschechien: Schick die Rechnung per E-Mail oder über die Datenbox (ISDS), die dein Betrieb ohnehin von Gesetzes wegen hat. Verpflichtet ist hier nur die Behörde, empfangen zu können — nicht du, elektronisch zu senden.

Was Zirko dir abnimmt — und was nicht

Das macht Zirko — für Betriebe in Deutschland:

Die XRechnung entsteht beim Fertigstellen der Rechnung, aus den eingefrorenen Werten des Belegs.
Beim E-Mail-Versand hängt sie automatisch mit an, zusammen mit dem PDF. Der Versand-Dialog schreibt hin, was mitgeht.
Fehlt die E-Rechnung, obwohl eine zu erwarten wäre, warnt der Dialog vor dem Senden statt hinterher.

Das macht Zirko in den anderen Ländern: ebenfalls die E-Rechnung — welche, entscheidet das Land deines Kunden, und du kannst sie am Kunden auch selbst wählen. Das PDF liegt in jedem Fall daneben. Nur in Kanada, den USA und Japan bleibt es beim PDF allein.

Das musst du selbst tun:

Dich einmal beim Portal deines Landes registrieren — außer in Irland, Großbritannien, Tschechien und der Schweiz, wo du keines brauchst.
In Deutschland die Leitweg-ID beim Kunden hinterlegen.
Die Rechnung im Portal hochladen, eintippen oder an die Portaladresse mailen — Rechnung für Rechnung.

Ehrlich gesagt: Auf diesem Weg reichst du jede Rechnung einzeln von Hand ein. Bei ein paar Behördenrechnungen im Monat ist das zumutbar. Wer regelmäßig öffentliche Aufträge hat, sollte über einen Peppol-Dienstleister nachdenken — dann geht die Rechnung ohne Portal hinaus. Zirko bietet das heute nicht an, und keines der bekannten Handwerksprogramme im deutschsprachigen Raum tut es.

Wenn es nicht klappt

Das Portal weist die Datei ab. Meist stimmt die Leitweg-ID nicht oder eine Pflichtangabe fehlt. Die Meldung des Portals nennt das Feld — schick sie uns, wenn du damit nichts anfangen kannst.
Die Mail kommt nicht an, und niemand antwortet. Behördenpostfächer verwerfen Mails, deren Absender nicht geprüft werden kann, ohne Antwort. Was dafür einzurichten ist, steht unter E-Mail-Versand einrichten.
Du hast nur ein PDF geschickt, wo eine E-Rechnung verlangt war. Dann ist die Rechnung nicht eingereicht, und die Zahlungsfrist läuft nicht. Du musst sie nicht stornieren — reich dieselbe Rechnung über das Portal ein. In Irland, Großbritannien, Tschechien und der Schweiz stellt sich die Frage nicht: Dort ist das PDF der reguläre Weg.
Es dauert und dauert, und du hast viele Behördenaufträge. Dann liegt es nicht an dir. Der Weg über ein Portal ist Handarbeit je Rechnung — siehe den Kasten oben.