Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht ändern und nicht löschen. Die Buchführung muss den Vorgang zeigen — auch den falschen. Es gibt drei Wege heraus, und sie sind verschieden.
Ein Storno-, Korrektur- oder Aufhebungs-Entwurf zeigt den Steuervermerk und das Papierformat der Originalrechnung — schon im Entwurf, nicht erst beim Ausstellen. Hat dein Betrieb seinen Steuerstatus seither geändert, gilt für diesen einen Beleg trotzdem die Lage der Rechnung, die er berichtigt.
Welchen Weg du nimmst
| Fall | Weg |
|---|---|
| Die Rechnung ist ganz falsch — falscher Empfänger, falsches Projekt, falscher Betrag. | Stornieren |
| Die Rechnung stimmt im Grundsatz, aber der Betrag ist zu hoch. | Kürzen |
| Ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung soll weg. | Zurückziehen |
Stornieren
Stornieren legt eine Stornorechnung als Entwurf an. Sieh sie dir an und stelle sie aus — erst dann steht die Rechnung auf Storniert. Die Stornorechnung musst du dem Empfänger zusenden — sonst weiß er nichts davon, und in seiner Buchhaltung steht deine Rechnung weiter offen.
Der Stornogrund ist intern und erscheint nicht auf dem Beleg. Trag ihn trotzdem ein: In einem Jahr ist er die einzige Erklärung, die es gibt.
Die Ansprechperson bei uns übernimmt die Stornorechnung von der Originalrechnung — nicht von dir als anlegender Person. Passt das nicht mehr, änderst du sie am Entwurf wie gewohnt.
Eine ausgestellte Stornorechnung lässt sich nicht rückgängig machen. Den Entwurf davor kannst du noch löschen.
Mit dem Häkchen Rechnung neu ausstellen erzeugt Zirko im selben Zug eine neue Rechnung mit denselben Positionen — der Knopf heißt dann Stornieren & neu ausstellen. Das ist der übliche Fall: Fehler raus, richtige Rechnung rein.
Kürzen
Kürzen erzeugt eine Rechnungskorrektur über die Differenz. Du trägst eine Begründung ein — die ist Pflicht und wird gedruckt — und den gekürzten Bruttobetrag. Zirko zeigt die Bilanz aus ungekürzt, gekürzt und Korrektur.
Der Weg passt, wenn eine Position zu viel drin war oder die Menge zu hoch angesetzt wurde und der Rest richtig bleibt.
Kürzen geht nicht bei mehreren Steuersätzen oder mehreren Steuerkategorien auf einem Beleg. Dann bleibt nur der Storno.
Eine Korrektur, die selbst falsch war, hebst du mit Korrektur aufheben auf — es entsteht ein Aufhebungsdokument.
Zurückziehen
Für Angebot, Kostenvoranschlag und Auftragsbestätigung gibt es Zurückziehen. Es entsteht kein Korrekturbeleg. Der Beleg bleibt lesbar und behält seine Nummer — auch das verlangt die GoBD (Deutschland; in anderen Ländern gilt die dortige Entsprechung).
Und wenn sie noch Entwurf ist?
Dann geht Dokument löschen — aber nur, solange keine Nummer vergeben ist. Die Nummer entsteht beim Fertigstellen, und ab da ist der Weg der oben beschriebene.
Der Fall, in dem du nichts stornieren musst
Du hast ein PDF geschickt, wo eine E-Rechnung verlangt war. Storniere nicht. Reich dieselbe Rechnung über das Portal ein — sie ist inhaltlich richtig, sie ist nur am falschen Ort. Der Weg steht unter So bekommt die Behörde deine Rechnung.