Eine Abschlagsrechnung ist eine Zahlung während der Arbeit. Sie schließt nichts ab — die Schlussrechnung rechnet sie später gegen.
Wer über Monate baut und erst am Ende Geld sieht, finanziert seinen Auftraggeber. Deshalb ist der Abschlag im Bau der Normalfall, nicht die Ausnahme.
Einen Abschlag stellen
Öffne das Angebot oder die Auftragsbestätigung und wähle Zusammenhängend erstellen → Abschlagsrechnung. Aus einer Abschlagsrechnung entstehen später eine weitere Abschlagsrechnung, eine Teilschlussrechnung oder die Schlussrechnung.
Im Dialog steht das Häkchen Kumulativ. Es entscheidet über die Rechenweise, und beide sind zulässig:
| Weise | Was auf dem Beleg steht |
|---|---|
| Einzeln | Nur die Leistung dieses Zeitraums. Der zweite Abschlag weiß vom ersten nichts. |
| Kumulativ | Die gesamte bisher erbrachte Leistung, davon abgezogen alle früheren Abschläge. Der Beleg zeigt den Stand des ganzen Bauvorhabens. |
Kumulativ ist der Weg, den öffentliche Auftraggeber und die VOB/B (Deutschland; in anderen Ländern gilt das dortige Bauvertragsrecht) erwarten. Einzeln ist einfacher und für kleine Aufträge völlig in Ordnung. Wechsle nicht mitten im Bauvorhaben — dann stimmt keine der beiden Rechnungen mehr.
Steht hinter dem Projekt eine Ausschreibung, tragen die übernommenen Positionen dieselben Angaben des Bieters wie schon Auftragsbestätigung und Rechnung — etwa „Fabrikat: …". Wie diese Angaben entstehen, steht unter Ein Angebot schreiben.
Die Schlussrechnung
Sie rechnet ab, was insgesamt erbracht wurde, und zieht im Summenblock unter Bereits berechnete Abschläge ab, was schon gezahlt wurde. Übrig bleibt der Zahlbetrag.
Prüf diese Zeile Beleg für Beleg. Steht dort ein Abschlag zu wenig, forderst du Geld doppelt; steht einer zu viel drin, verschenkst du ihn. Nach dem Fertigstellen lässt sich beides nur noch per Storno reparieren.
Eine Teilschlussrechnung rechnet einen abgeschlossenen Bauabschnitt endgültig ab, während der Rest weiterläuft.
Der Sicherheitseinbehalt
Im Summenblock der Schlussrechnung: Art Vertragserfüllung oder Gewährleistung, dazu ein Fälligkeitsdatum. Der Betrag wird vom Zahlbetrag abgezogen und bleibt offen — er ist nicht bezahlt, er ist einbehalten.
Setz das Fälligkeitsdatum realistisch. Eine Gewährleistungssicherheit läuft oft fünf Jahre; ohne Datum weiß in drei Jahren niemand mehr, wann du das Geld holen darfst.
Was heute nicht geht
Der DATEV-Export lässt Abschlags- und Schlussrechnungen aus — ebenso gemischte Steuerfälle und Fremdwährung. Sprich mit deinem Steuerbüro ab, wie diese Belege zu ihm kommen. Den Export gibt es ohnehin nur für Betriebe in Deutschland.