Der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt, wie Zirko mit den personenbezogenen Daten umgeht, die dein Betrieb hier einträgt — die Daten deiner Kunden und deiner Mitarbeiter. Er ist eine Anlage zu den AGB.
Du brauchst ihn nicht, weil Zirko darauf besteht, sondern weil du als Verantwortlicher nach Art. 28 DSGVO einen schriftlichen Vertrag mit jedem Dienstleister haben musst, der für dich Daten verarbeitet. Im Prüfungsfall fragt jemand danach. Das ist die DSGVO im EWR; außerhalb gilt das dortige Datenschutzrecht — den Vertrag brauchst du überall.
Einstellungen → Unternehmen → Auftragsverarbeitung.
Annehmen
Der Knopf heißt Vertrag annehmen. Die Zustimmung gilt für den ganzen Betrieb; Fassung, Tag und Uhrzeit werden als Nachweis gespeichert.
Annehmen darf nur der Büro-Admin. Lesen und herunterladen darf ihn jede Büro-Rolle.
Der Reiter zeigt dir immer einen von drei Zuständen:
- Vertrag angenommen — mit Fassung und Datum.
- Es gilt eine neuere Fassung — du hast eine ältere angenommen, bitte die neue annehmen.
- Noch keine Zustimmung erfasst — dann fehlt dir im Prüfungsfall der Nachweis.
Frühere Zustimmungen stehen darunter als Verlauf, jeweils mit dem Hinweis, ob sie bei der Registrierung oder in den Einstellungen erteilt wurden.
Die zwei Fassungen
| Fassung | Was drinsteht | Wofür |
|---|---|---|
| Fassung für deinen Betrieb | derselbe Vertrag, mit deinem Betrieb und Zirko als Parteien | das Dokument für deinen Datenschutzordner |
| Allgemeine Fassung | derselbe Text ohne Parteien, öffentlich abrufbar | zum Weitergeben und Vergleichen |
In den Ordner gehört die Fassung für deinen Betrieb. Öffne sie und drucke sie — Strg+P, auf dem Mac Cmd+P. Im Druckfenster wählst du „Als PDF sichern".
Wenn die Betriebsfassung nicht geht
Dann fehlen Betriebsdaten. Für die Parteien im Vertrag braucht Zirko: Name des Betriebs, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort und Land. Zirko nennt dir genau, was fehlt, und führt dich hin.
Solange kannst du die allgemeine Fassung lesen. Zum Ablegen taugt sie nicht — in einem Vertrag ohne Parteien steht nicht, wer ihn geschlossen hat.
Die Angaben zum Verantwortlichen stammen aus deinen Betriebsdaten. Änderst du dort die Anschrift, ändert sich auch dieses Dokument. Ein ausgedrucktes Blatt hält den Stand von heute fest.