Briefpapier und Layout einrichten

Das Briefpapier entscheidet, wie jedes Angebot und jede Rechnung deines Betriebs aussieht. Es ist die eine Einstellung, die dein Kunde wirklich zu sehen bekommt.

Einstellungen → Vorlagen & Layout → Briefpapier. Ändern darf es der Büro-Admin.

Dokumente und Berichte sind getrennt

Oben stehen zwei Reiter: Dokumente und Berichte. Sie haben eigene Einstellungen — ein Bautagesbericht darf anders aussehen als eine Rechnung.

Rechts daneben steht die Vorschau und zeigt sofort, was du änderst. Sie zeigt bei Dokumenten zwei Seiten (ein Beispiel-Angebot), bei Berichten eine. Die Zoomstufe stellst du über der Vorschau ein — „Ganze Breite" ist der Startwert.

Automatisches oder eigenes Layout

Diese Wahl gibt es nur bei Dokumenten, in der Karte Layout.

• Automatisches Layout — Zirko setzt das Blatt: Kopf, Anschriftenfeld, Positionen, Summen, Fuß. Du gibst Logo, Schrift und Ränder vor.
• Eigenes Layout — du lädst deinen bestehenden Briefbogen als Hintergrund hoch, und Zirko druckt darauf. Briefkopf und Fußzeile kommen dann aus deinem Bogen: Zirko druckt keinen eigenen Kopf, kein Logo und keine Fußzeile darüber, nur die Seitenzahl. Die Empfängeranschrift setzt Zirko weiterhin.

Briefpapier überprüfen

Oben in der Karte Layout steht ein Knopf, der das Ergebnis gleich nennt: Vollständig, „2 Angaben fehlen" oder „1 Hinweis zum Druckbild". Beim eigenen Layout heißt der gute Stand Stammdaten vollständig — deinen Bogen selbst hat niemand geprüft. Steht dort nur Briefpapier überprüfen, konnte Zirko einen Teil nicht lesen und hat im Rest nichts gefunden; ein Hintergrund, der sich gerade nicht öffnen ließ, steht dann trotzdem einzeln im Ergebnis. Wer das Briefpapier nicht bearbeiten darf, sieht bei jedem Fund einen Hinweis, die Meldungen an die zuständige Person weiterzugeben.

Ein Klick klappt die Meldungen auf, in drei Gruppen:

• Pflichtangaben — was das Recht deines Landes auf Geschäftsbriefen und Rechnungen verlangt. Eingetragen werden sie nicht hier, sondern unter Einstellungen → Unternehmen → Betriebsdaten; der Knopf Zu den Betriebsdaten führt hin.
• Vollständigkeit — Telefonnummer, E-Mail-Adresse, eine Bankverbindung auf den Belegen und, beim automatischen Layout, ein Logo.
• Druckbild — ein Hintergrund ohne Seitenabstände, ein Logo als PDF (es wird nicht gedruckt), ein hochgeladener PDF-Hintergrund aus der Zeit vor dem 22.09.2026 (er wird nicht mehr gedruckt — lad ihn neu hoch), ein Hintergrund nicht im Papierformat deines Landes hochkant, eine Empfängeranschrift außerhalb des Umschlagfensters. Die Meldung nennt dann die Grenzen des Fensters und den Abstand, der passt.

Jede Meldung führt mit einem Knopf dorthin, wo du sie behebst. Welche fehlenden Angaben eine Rechnung sperren, steht unter Betriebsdaten, Logo und Steuernummern.

Den eigenen Bogen hochladen

Unter Individueller Hintergrund:

1. Hintergrund Seite 1 hochladen.
2. Erst danach lässt sich Hintergrund ab Seite 2 hinterlegen — viele Briefbögen haben nur auf Seite 1 einen Kopf.

Erlaubt sind PNG, JPEG, WebP und PDF, bis 20 MB. Löschst du Seite 1, verschwinden die Folgeseiten mit.

Eine PDF wandelt Zirko beim Hochladen in ein Bild um — die erste Seite, in Druckauflösung; nur so lässt sich der Bogen wirklich drucken. Hat die PDF mehrere Seiten, sagt dir Zirko das gleich beim Hochladen. Lässt sich eine PDF nicht öffnen (beschädigt, mit einem Kennwort geschützt), lehnt Zirko sie mit Meldung ab und lädt nichts hoch.

Damit dein Text nicht in den Bogen läuft, stellst du drei Abstände ein, jeweils vom Rand aus:

• Oben: Erste Seite
• Oben: Folgeseiten
• Unten: Alle Seiten

In Deutschland, Österreich, der Schweiz und den übrigen Ländern außer den USA und Kanada gibst du sie in Millimetern ein, von 0 bis 99. In den USA und Kanada stehen sie in Zoll, von 0 bis 3,85, in Schritten von 0,05 — dort druckt Zirko ohnehin auf US Letter, siehe unten. Ein Feld, das du nicht anfasst, behält seinen gespeicherten Wert.

Schrift

Drei Schriften stehen zur Wahl: Roboto (Standard), Open Sans und Lato. Alle drei sind für Tabellen und Zahlenkolonnen gemacht.

Papierformat

In den USA und Kanada druckt Zirko auf US Letter mit dem Fenster eines #10-Umschlags, in allen übrigen Ländern auf A4 nach DIN 5008. Das Papierformat folgt dem Sitzland deines Betriebs; ein bereits ausgestellter Beleg behält sein Papier, auch wenn dein Betrieb später umzieht.

Briefkopf

Die Knöpfe Unternehmen bearbeiten, Kontaktdaten bearbeiten, Absenderzeile bearbeiten und Logo bearbeiten öffnen dieselben Felder wie der Reiter „Betriebsdaten" und schreiben denselben Datensatz. Du änderst sie also hier, siehst aber sofort in der Vorschau, wie es wirkt.

Ansprechperson bearbeiten ist eine eigene Liste: Hier trägst du Telefon und E-Mail für jede Person mit Bürolizenz ein, die auf einem Beleg als „Ansprechperson bei uns" gedruckt werden kann — das ist nicht dasselbe wie die Kontaktdaten des Betriebs.

Die Absenderzeile ist die kleine Zeile über dem Anschriftenfeld, die im Fensterumschlag mit erscheint. Du kannst sie ausschalten, und du kannst dort eine abweichende Adresse hinterlegen — etwa ein Postfach. Liegt diese Adresse in Australien, den USA, Kanada, Japan, Italien oder Rumänien, fragt Zirko zusätzlich nach dem Landesteil — ohne ihn stünde dort nur „Austin, 78702" statt „Austin, TX 78702". Vorschau und gedruckter Beleg zeigen dieselben Zeilen.

Fußzeile

Bei Dokumenten stehen im Fuß die rechtlichen Angaben und die Bankverbindung; beides bearbeitest du über die Knöpfe „Rechtliches bearbeiten" und „Bank bearbeiten". Beim eigenen Layout druckt Zirko diesen Fuß nicht.

Bei Berichten sind es vier Schalter, alle ab Werk eingeschaltet:

• Unterschriftsfeld auf Angeboten
• „Erstellt mit Zirko" anzeigen
• Seitenzahlen anzeigen
• Trennlinie anzeigen