Jede Person in deinem Betrieb hat genau eine Rolle. Die Rolle entscheidet, was sie sieht und was sie darf — und sie entscheidet auch, welche Art Lizenz sie belegt.
Einstellungen → Unternehmen → Mitarbeiter. Die Rechtetafel steht dort unter „Rollen & Zugriffsrechte".
Die fünf Rollen
| Rolle | Für wen |
|---|---|
| Büro – Admin | Inhaber oder Geschäftsführung. Die einzige Rolle, die das Abonnement verwaltet. |
| Büro – Leitung | Büroleitung, Buchhaltung. Sieht alles, ändert die Einstellungen nicht. |
| Büro – Projektleitung | Bauleitung. Arbeitet an den eigenen Projekten. |
| Mobil – Teamleitung | Vorarbeiter auf der Baustelle. Erfasst auch für andere. |
| Mobil – Teammitglied | Monteur. Erfasst die eigene Zeit. |
Wer was darf
| Funktion | Büro – Admin | Büro – Leitung | Büro – Projektleitung | Mobil – Teamleitung | Mobil – Teammitglied |
|---|---|---|---|---|---|
| Projekte ansehen | alle | alle | nur zugewiesene | nur zugewiesene | nur zugewiesene |
| Projekte erstellen | ja | ja | ja | ja | nein |
| Kontakte | ansehen und verwalten | ansehen und verwalten | ansehen und verwalten | ansehen und verwalten | kein Zugriff |
| Rechnungen | voll | voll | nur in zugewiesenen Projekten, keine Übersicht | kein Zugriff | kein Zugriff |
| Zeiterfassung | voll | voll | voll | eigene und für andere | nur eigene |
| Einstellungen | voll | nur lesen, kein Abo | nur lesen, kein Abo | kein Zugriff | kein Zugriff |
Drei Punkte daraus, die im Alltag am häufigsten auffallen:
- Nur der Büro-Admin sieht den Reiter „Vertrag & Abo". Wer das Abonnement sucht und ihn nicht findet, hat eine andere Rolle.
- Büro – Projektleitung sieht keine Rechnungsübersicht. Rechnungen zu ihren eigenen Projekten sieht sie sehr wohl.
- Mobil – Teammitglied kommt an keine Kontakte und legt keine Projekte an.
Was die Oberfläche ausblendet, ist nur die halbe Sperre. Die harte Grenze liegt auf dem Server und in der Datenbank — wer eine Adresse von Hand eintippt, kommt trotzdem nicht durch.
Eine Rolle ändern
In der Mitarbeiterliste steht die Rolle als Auswahlfeld direkt in der Zeile. Die Änderung greift sofort. Das Auswahlfeld sieht nur ein Admin; alle anderen sehen die Rolle als Beschriftung.
Wechselt jemand zwischen Büro und Mobil, wechselt auch die Lizenzart. Die Rolle bestimmt sie: Alles, was mit „Büro" anfängt, belegt eine Büro-Lizenz, alles andere eine Monteur-Lizenz. Für die neue Rolle muss deshalb eine Lizenz der anderen Art frei sein.
Rollen und Lizenzen
Jede Person belegt genau eine Lizenz. Wer eine Büro-Lizenz hat, darf zusätzlich mobil arbeiten, ohne dass eine zweite entsteht.
Arbeiten können höchstens so viele Personen, wie du Lizenzen bezahlst — getrennt nach Büro- und Monteur-Lizenzen. Einladen kannst du trotzdem jederzeit; die Person kommt dazu, sobald eine passende Lizenz frei ist. In der Testphase gilt diese Grenze nicht.
Ein deaktivierter Zugang belegt keine Lizenz und hat keine Rechte mehr — die Rolle bleibt aber gespeichert, damit du die Person später mit einem Klick wieder aktivieren kannst. Seine Lizenz wird frei für jemand anderen; bezahlt bleibt sie, bis du sie abgibst.
Wie du Lizenzen hinzufügst und abgibst, steht unter Tarif, Lizenzen und Laufzeit ändern.
Ein Betrieb braucht immer einen Admin
Zirko lässt nicht zu, dass der letzte Verwalter eines Betriebs sein Konto löscht, solange dort noch andere arbeiten. Sonst käme niemand mehr an die Daten. Bevor du gehst, gib jemandem die Rolle Büro – Admin.