Ein Arbeitszeitmodell beantwortet eine einzige Frage: Wie lange hätte diese Person heute arbeiten sollen? An dieser Zahl hängt alles Weitere. Trägt jemand acht Stunden ein und sein Modell sagt sieben, ist eine Stunde Mehrarbeit entstanden. Ist er krank, schreibt Zirko ihm den Tag nach dem Modell gut — steht dort nichts, sind es null Stunden.
Also: erst die Modelle, dann die Zeiterfassung.
Ein Modell anlegen
Einstellungen → Reiter Arbeitszeiten.
- Arbeitszeitmodell erstellen anklicken.
- Name vergeben — einen, den auch dein Steuerberater versteht: „Vollzeit 40 Std.", „Teilzeit 25 Std.", „Minijob". Nicht „Modell 2".
- Je Wochentag Start, Ende und Pause eintragen. Die Pause sind Minuten, nicht Uhrzeiten — also
30, nicht12:00–12:30. - Tage ohne Arbeit bleiben leer. Ein leerer Samstag ist kein Fehler, sondern die Aussage „hier ist kein Soll".
- Unter Zugewiesene Mitarbeiter auswählen, wer danach arbeitet.
Eine Nachtschicht trägst du normal ein: 22:00 bis 06:00. Zirko erkennt am kleineren Endwert den Tageswechsel und rechnet acht Stunden.
Die Pause darf nicht länger sein als die Schicht. Zirko meldet das als Eingabefehler, statt den Tag stillschweigend auf null zu setzen. Wenn sich eine Zeile nicht speichern lässt, ist fast immer das der Grund.
Das Standardmodell setzen, bevor der Erste kommt
Ein Modell kannst du als Standardmodell kennzeichnen — jeder neu angelegte Mitarbeiter bekommt es. Ohne Standard startet jeder Neue ohne Sollzeit, erfasst Stunden, die gegen nichts gerechnet werden, und es fällt erst auf, wenn jemand das Arbeitszeitkonto anschaut. Auch als Solobetrieb: Du selbst bist der erste Mitarbeiter.
Sommer und Winter
Wer im Sommer länger arbeitet als im Winter, legt unter Saisonale Einstellungen zwei Zeiträume an, je mit Von KW und Bis KW. Der Winterzeitraum darf über den Jahreswechsel laufen (44 bis 13).
Ein Jahr hat manchmal 53 Kalenderwochen — 2026 ist so eines. Lass deine Zeiträume bis KW 53 reichen. Sonst steht in solchen Jahren eine Woche ohne Sollzeit da, und genau in ihr stimmt kein Konto.
Nur eintragen, was im Vertrag steht
In ein Modell gehören die im Arbeitsvertrag vereinbarten Zeiten, nicht die, die jemand üblicherweise arbeitet. Das Modell ist die Messlatte. Legst du sie dorthin, wo die Stunden ohnehin liegen, misst du nichts mehr — und die Dauer eines Urlaubs- oder Krankheitstags kommt aus genau diesem Modell.
Ändern wirkt rückwärts
Zirko rechnet die Sollzeit jedes Mal neu aus dem Modell aus, das gerade zugewiesen ist — auch für den letzten März. Eine Korrektur repariert damit alle Konten auf einmal. Ein echter Wechsel dagegen verfälscht die Vergangenheit: Wer zum 1. Juli von Vollzeit auf Teilzeit geht, hätte sonst auch im Januar Überstunden.
Für einen Wechsel legst du deshalb ein zweites Modell an und weist es zu, statt das alte zu überschreiben. Halte vorher den Kontostand des Vortages fest. Eine Zuweisung mit Stichtag gibt es heute nicht.