Drei Dinge kommen automatisch auf oder an jeden Beleg, ohne dass du sie beim Schreiben anfasst: die Texte über und unter den Positionen, die Anhänge und der Name der PDF-Datei. Alle drei stellst du einmal ein — unter Einstellungen → Vorlagen & Layout, in den Reitern Anfangs- & Schlusstexte, Automatische Anhänge und Dateinamen. Ändern darf sie der Büro-Admin.
Anfangs- & Schlusstexte
Der Anfangstext steht auf dem Beleg nach der Anrede, der Schlusstext nach dem Summenblock. Beide gibt es je Belegart — Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift — und je Belegart beliebig viele Textblöcke.
Ab Werk sind passende Texte hinterlegt, etwa der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht unter jeder Rechnung. Ausschalten geht ohne Schalter: Entferne alle Textblöcke einer Belegart, dann druckt diese Belegart keinen Text.
Der E-Mail-Text ist etwas anderes. Was im Nachrichtenfeld der Mail steht, pflegst du unter E-Mail-Versand — hier geht es um das, was auf dem Blatt steht.
Automatische Anhänge
Zwei Anhänge erzeugt Zirko selbst, beide ab Werk eingeschaltet. Sie stehen als eigene Seiten im Dokument und im PDF:
- Titelübersicht — die Zusammenfassung der Titel eines gegliederten Belegs.
- Aufmaß — die Aufmaßzeilen hinter den Positionen.
Darunter, unter Eigene Anhänge, kannst du je Belegart eine eigene Datei hinterlegen — der übliche Fall sind die AGB, die zu jedem Angebot und jeder Rechnung gehören. Erlaubt sind PDF, PNG, JPEG und WebP im A4-Format, bis 20 MB. Eine Datei gilt für genau eine Belegart; sollen die AGB zu Angebot und Rechnung, lädst du sie bei beiden hoch.
Die Einstellung ist die Vorbelegung: Am einzelnen Beleg kannst du Anhänge dazunehmen oder abwählen, ohne die Einstellung zu ändern.
Wie ein Anhang hinausgeht, hängt von der Belegart ab. Bei Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung und Lieferschein werden deine Anhänge als eigene Seiten in dasselbe PDF eingefügt. Bei Rechnungen und Abschlagsrechnungen gehen sie als eigene Dateien mit der Mail hinaus, neben dem Beleg-PDF und einer E-Rechnung. In beiden Fällen nennt das Dokument sie zusätzlich in der Zeile „Anlagen".
Dateinamen
Hier baust du das Namensmuster der PDF-Dateien aus Elementen: Dokumententyp, Dokumentennummer, Betreff, Projektname, Projektnummer, Empfänger, Kundennummer, Datum, Datum (ISO) — jedes höchstens einmal, in deiner Reihenfolge. Dazwischen steht das Trennzeichen deiner Wahl: Bindestrich, Unterstrich oder Leerzeichen. Ein Beispiel zeigt sofort, was herauskommt — etwa Angebot_A-2026-014_Badsanierung.pdf.
Ist ein Element bei einem Beleg leer — etwa der Betreff —, fällt es samt Trennzeichen weg, statt eine Lücke zu lassen. Die E-Rechnung bekommt denselben Namen mit der Endung .xml.
Das Muster gilt für den Sammel-Download aus der Belegliste. Der Einzel-Download am Beleg heißt schlicht nach der Belegnummer — kurz und eindeutig.
Was heute nicht geht
- Kein Freitext im Dateinamen. Es gibt die neun Elemente, keine eigenen Wörter dazwischen.
- Eine eigene Datei je Belegart, nicht mehrere.
- Texte gelten je Belegart, nicht je Kunde. Beim Schreiben eines Belegs kannst du den Text aber jederzeit für diesen einen Beleg ändern.