Wenn Zirko ein Angebot oder eine Rechnung verschickt, steht im Postfach deines Kunden eine Absenderadresse. Welche das ist, entscheidest du hier.
Das ist keine Kosmetik: Eine Rechnung von einer fremd wirkenden Adresse landet im Spam-Ordner oder gilt als Betrugsversuch — und eine Rechnung, die niemand liest, wird auch nicht bezahlt.
So verschickt Zirko
Einstellungen → Reiter E-Mail-Versand. Ohne verbundenes Postfach verschickt Zirko über seinen eigenen Versandweg, als rechnung@zirko.io.
Bei einer E-Rechnung an eine öffentliche Auftraggeberin reicht das oft nicht: Behördenpostfächer nehmen Mails ohne gültige Absenderprüfung nicht an und antworten auch nicht wortlos — du siehst dann eine Rechnung, die verschickt aussieht und nie ankam. Die verlässliche Abhilfe ist ein verbundenes eigenes Postfach — damit sendest du unter deiner eigenen, bei deinem Anbieter bestätigten Adresse.
Das eigene Postfach verbinden
Unter E-Mail-Account-Verbindungen → E-Mail-Account hinzufügen trägst du deine Adresse ein und wählst den Weg:
- Google oder Microsoft — du meldest dich auf der Seite deines Anbieters an; ein Passwort gibt es bei Zirko dafür nicht.
- Jeder andere Anbieter — E-Mail-Adresse, Passwort (bei aktiver Zwei-Faktor-Anmeldung ein eigenes App-Passwort), SMTP-Server samt Port und, für die Ablage in „Gesendet", der IMAP-Server. Bei bekannten Anbietern füllt Zirko diese Angaben schon aus.
Deine Zugangsdaten liegen verschlüsselt bei Zirko und erreichen deinen Browser nie. Nach der Verbindung gehen Angebote, Rechnungen und Mahnungen von deiner eigenen Adresse hinaus. Trennen geht jederzeit.
Verbinden geht erst nach der aktuellen Fassung des Auftragsverarbeitungsvertrags. Sie regelt, wie Zirko die Zugangsdaten deines Postfachs schützt. Zustimmen kannst du unter Einstellungen → Vertrag & Abo. Getrennt werden kann ein Postfach immer, unabhängig davon.
Eine Kopie in „Gesendet" legt Zirko bei Google und Microsoft immer selbst ab — dein Anbieter tut es. Bei jedem anderen Anbieter nur, wenn du einen IMAP-Server hinterlegt hast.
Ist eine Mail größer, als dein Postfach zulässt (rund 13,6 MiB bei den meisten Anbietern, rund 17,1 MiB bei Gmail), springt der Systemabsender ein — mit Hinweis vor dem Senden, und in der Versand-Historie vermerkt. Erinnerungen an Beschäftigte gehen unabhängig davon immer über den Systemabsender, nie über ein verbundenes Postfach.
Verlässt eine Person den Betrieb, wird ihr verbundenes Postfach getrennt. Ist noch ein anderes Postfach deines Betriebs verbunden, sendet dieses weiter; sonst springt der Systemabsender ein. Nach Vertragsende trennt Zirko alle Postfächer und widerruft die Freigabe beim Anbieter — reaktivierst du später, verbindest du neu.
E-Mail-Vorlagen
Für jede Dokumentenart — Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift — lässt sich ein Text hinterlegen. Er steht beim Versand im Nachrichtenfeld und kann dort noch geändert werden.
Drei Platzhalter füllt Zirko selbst aus: {{anrede}}, {{dokumentenNummer}} und {{name}}. Schreib die geschweiften Klammern genau so, zwei auf jeder Seite — ein Platzhalter mit Tippfehler wird nicht ersetzt und steht wörtlich in der Mail beim Kunden.
Vorlage nicht verwenden: Text der Dokumentenart vollständig löschen. Ein leeres Feld ist die Aus-Stellung; einen Schalter dafür gibt es nicht.
Was du zuerst tun solltest
- Dein eigenes Postfach verbinden, sobald der Auftragsverarbeitungsvertrag angenommen ist — sonst sendest du dauerhaft als
rechnung@zirko.io. - Die Vorlagen für Angebot und Rechnung schreiben — die brauchst du täglich.
- Eine Rechnung an dich selbst schicken und ansehen, wie sie ankommt. Das ist die einzige Probe, die zählt.