Jak dostane úřad tvoji fakturu

Napsal jsi fakturu pro úřad, magistrát nebo jinou veřejnou instituci, Zirko ji dokončilo — a co teď? Právě na tomto místě tě většina řemeslnických programů nechá samotného: soubor vytvoří a ani slovem neřeknou, kam má jít.

Tady to stojí. Nejdřív to nejdůležitější, poté cesta podle jednotlivých zemí.

Nejdřív to nejdůležitější

O tom, co musíš udělat, rozhodují dvě věci: ve které zemi sídlí tvoje firma a jestli je tvým objednatelem úřad. Najdi si níže svou zemi — cesty jsou různé a žádná z nich není těžká.

1. V Německu vytvoří Zirko při dokončení e-fakturu (XRechnung, soubor XML) a při odeslání ji automaticky přiloží. V dialogu odeslání vidíš, co odchází s ní.
2. V Itálii, Polsku a Rumunsku Zirko rovněž vytváří úřední soubor — tam jej však podáváš sám na státním portálu. Příslušná část je níže.
3. V téměř všech ostatních zemích vytváří Zirko od 13. září 2026 e-fakturu také — podle země Peppol BIS, ebInterface (Rakousko), ISDOC (Česko), Finvoice nebo TEAPPS (Finsko), NLCIUS (Nizozemsko), PINT A-NZ (Austrálie, Nový Zéland) nebo ZUGFeRD. Cesta k úřadu se přesto podle země liší; je popsána níže.
4. Jen v Kanadě, USA a Japonsku zůstává u PDF. Není tam žádný systém e-fakturace, kterého by se šlo držet — a vymýšlet formát, který nikdo nepřijme, by nepomohlo.
5. Kde je e-faktura vyžadována, většinou ji nesmíš jednoduše poslat e-mailem referentce: existuje vlastní místo příjmu faktur a jen to, co dorazí tam, platí za podané.
6. V Německu navíc platí: bez správné Leitweg-ID bude faktura odmítnuta. Je to poštovní adresa úřadu uvnitř portálu.

Německo: OZG-RE

Spolková správa a většina spolkových zemí přijímají faktury přes OZG-RE (platforma pro příjem faktur v souladu se zákonem Onlinezugangsgesetz). Je zdarma, zaregistruješ se jednou.

Máš tam čtyři cesty a potřebuješ jen jednu:

Kontaktní místo a registrace: e-rechnung-bund.de.

Která adresa platí pro cestu e-mailem, stojí ve tvém účtu na portálu — je u každého účtu jiná, proto tu žádnou neuvádíme. Příjemce můžeš v dialogu odeslání před odesláním změnit; tam ji zadáš.

Leitweg-ID

Leitweg-ID je adresa úřadu uvnitř portálu. Vypadá jako 02000000-KFB0000001-20 — hrubé adresování, jemné adresování, kontrolní číslice. První dvě číslice jsou spolková země, 99 znamená spolek. Prostřední část může chybět, pak jsou to jen dva bloky.

Odkud ji získáš: Ne od nás a ne ze seznamu na internetu. Stojí v objednávce, v zakázce nebo ve výběrovém řízení úřadu — tam je povinným údajem. Když ji nenajdeš, zavolej své kontaktní osobě a zeptej se na Leitweg-ID; je to otázka, která tam padá denně.

Kam patří v Zirku: k zákazníkovi, ne k jednotlivé faktuře. Zadáš ji jednou u úřadu jako zákazníka a každá další faktura tomuto objednateli ji dostane automaticky. Má-li tentýž úřad více pracovišť s různými Leitweg-ID, je každé vlastním záznamem.

Rakousko: e-Rechnung.gv.at

Faktury spolkovým úřadům jdou přes e-Rechnung.gv.at, dostupné přes tvůj účet USP (Unternehmensserviceportal). Účet je zdarma, přihlášení proběhne jednorázově přes ID Austria. Poté můžeš fakturu nahrát nebo zapsat do online formuláře.

Kontaktní místo: erechnung.gv.at.

Švýcarsko: PDF e-mailem spolku

Ve Švýcarsku je to nejjednodušší: faktury spolkové správě jdou od poloviny roku 2023 jako PDF e-mailem, jeden soubor na fakturu. Pro faktury spolku je to zdarma a nepotřebuješ žádný portál ani registraci. Přesně to Zirko dnes umí — PDF visí na e-mailu.

Rozšířený je údaj, že od hodnoty zakázky 5 000 CHF je elektronická faktura povinná; na stránce samotné Spolkové finanční správy tato hranice nestojí. Nespoléhej se proto na ni, nýbrž na to, co stojí ve tvojí objednávce.

Kontaktní místo: efv.admin.ch.

Ostatní země

V těchto zemích Zirko e-fakturu vytváří — cesta k úřadu však vede přes portál nebo prostě e-mailem, a tu musíš znát. Zjistili jsme, jak to v každé zemi opravdu chodí, a místo nazýváme jménem.

Nizozemsko a Lucembursko — portál se zadávací maskou

V Nizozemsku jdou faktury státu přes Leveranciersportaal vlády Rijksoverheid. Fakturu tam naťukáš, portál ji převede do povinného formátu a doručí. Zdarma. Potřebuješ OIN přijímajícího místa — to je jeho identifikační číslo, stojí v objednávce. Tato cesta je myšlena pro pár faktur měsíčně, ne pro trvalý provoz. Kontaktní místo: rvo.nl — Factuurportaal.

V Lucembursku to běží přes MyGuichet.lu. Jsou tam dva formuláře: jeden pro nahrání hotové e-faktury a jeden pro ruční zapsání — oba s přihlášením i bez přihlášení. MyGuichet.lu je zákonem předvídaná cesta vedle Peppolu, nemusíš si tedy nic dokupovat. Kontaktní místo: guichet.public.lu.

Švédsko a Finsko — jeden portál na objednatele, jen na pozvání

Tyto dvě země jsou jediným případem, kdy sám nemůžeš nic spustit: potřebuješ pozvánku svého objednatele.

Ve Švédsku žádný centrální portál není. Místo toho poskytuje jednotlivý úřad dodavatelský portál (leverantörsportal), pro tebe zdarma — Skatteverket a Statens servicecenter to například dělají. Požádej svého objednatele o pozvánku, a to jednou na každého objednatele. Zda takový portál nabízí i každá obec a každý region, jsme nedokázali doložit; v pochybnostech se tam zeptej. Kontaktní místo: upphandlingsmyndigheten.se.

Ve Finsku se portál jmenuje Handi (Toimittajaportaali). Fakturu tam vytvoříš a odešleš zdarma. I zde platí: bez pozvánky svého objednatele se dovnitř nedostaneš — dej mu k tomu svou e-mailovou adresu. Kontaktní místo: valtiokonttori.fi.

Itálie, Polsko a Rumunsko — Zirko vytvoří soubor, ty jej podáš

Tyto tři jsou zvláštní případ: tam jde každá faktura přes státní portál, ne jen ta pro úřad. Zirko vytvoří úředně předepsaný soubor — nahraješ jej sám a poté k dokladu doplníš potvrzení nebo číslo. Všechny tři portály jsou zdarma.

• Itálie: FatturaPA přes SdI, dostupné přes Fatture e Corrispettivi Agenzia delle Entrate. Potvrzení SdI doplníš k dokladu.
• Polsko: FA(3) přes KSeF. Zpět dostaneš číslo KSeF.
• Rumunsko: RO_CIUS přes SPV (e-Factura). Tři věci jsou zde jiné než v Itálii a Polsku a všechny tři stojí i u dokladu: pro přístup do SPV potřebuješ kvalifikovaný elektronický podpis (token nebo cloud) od rumunského poskytovatele; soubor musí být v systému do pěti pracovních dnů od data faktury (OUG 89/2025 — zmeškání lhůty je pokutováno); a předání nenahrazuje fakturu tvému zákazníkovi — ten dostane své PDF jako obvykle (čl. 10^1 odst. 4 OUG 120/2021).

Irsko, Velká Británie a Česko — nemusíš dělat nic zvláštního

V těchto třech zemích pro tebe jako dodavatele žádná povinnost není. Jen úřad musí být schopen e-fakturu přijmout — ty smíš poslat to, na čem jste se dohodli.

• Irsko: papír, PDF, nebo e-faktura, tvoje volba, pokud smlouva nežádá něco jiného. Od listopadu 2028 se to změní, nejprve pro velké podniky.
• Velká Británie: mimo zdravotní službu žádná povinnost. U zakázek NHS přes NHS SBS pošli fakturu jako PDF e-mailem na sbs.apinvoicing@nhs.net, nebo použij bezplatný portál Tradeshift, do kterého tě NHS SBS pozve. Na duben 2029 je ohlášena celostátní povinnost. Kontaktní místo: sbs.nhs.uk.
• Česko: Pošli fakturu e-mailem, nebo přes datovou schránku (ISDS), kterou tvoje firma stejně ze zákona má. Povinnost tu má jen úřad, a to být schopen přijímat — ne ty posílat elektronicky.

Co za tebe Zirko převezme — a co ne

Tohle Zirko dělá — pro firmy v Německu:

• XRechnung vzniká při dokončení faktury, ze zmrazených hodnot dokladu.
• Při odeslání e-mailem se automaticky přiloží, spolu s PDF. Dialog odeslání napíše, co odchází.
• Když e-faktura chybí, ačkoli by se dala očekávat, varuje dialog před odesláním, ne až potom.

Tohle dělá Zirko v ostatních zemích: rovněž e-fakturu — kterou, o tom rozhoduje země tvého zákazníka, a můžeš ji u zákazníka zvolit i sám. PDF leží vždy vedle. Jen v Kanadě, USA a Japonsku zůstává u samotného PDF.

Tohle musíš udělat sám:

• Jednou se zaregistrovat na portálu své země — kromě Irska, Velké Británie, Česka a Švýcarska, kde žádný nepotřebuješ.
• V Německu uložit Leitweg-ID u zákazníka.
• Fakturu na portálu nahrát, naťukat, nebo poslat e-mailem na adresu portálu — fakturu po faktuře.

Když to nevyjde

• Portál soubor odmítne. Většinou nesedí Leitweg-ID nebo chybí povinný údaj. Hlášení portálu to pole jmenuje — pošli nám je, když si s ním nevíš rady.
• E-mail nedorazí a nikdo neodpovídá. Úřední schránky zahazují e-maily, jejichž odesílatele nelze ověřit, a to bez odpovědi. Co je k tomu třeba nastavit, stojí pod Nastavit odesílání e-mailů.
• Poslal jsi jen PDF tam, kde byla vyžadována e-faktura. Pak faktura není podána a lhůta splatnosti neběží. Nemusíš ji stornovat — podej tutéž fakturu přes portál. V Irsku, Velké Británii, Česku a Švýcarsku se tato otázka neklade: tam je PDF řádnou cestou.
• Trvá to a trvá a máš hodně úředních zakázek. Pak to není tvoje chyba. Cesta přes portál je ruční práce na každou fakturu — viz rámeček výše.