Varje person i ditt företag har exakt en roll. Rollen avgör vad personen ser och får göra — och den avgör också vilken sorts licens personen tar.
Inställningar → Företag → Medarbetare. Rättighetstabellen står där under ”Roller och behörigheter”.
De fem rollerna
| Roll | För vem |
|---|---|
| Kontor – administratör | Innehavare eller företagsledning. Den enda rollen som hanterar abonnemanget. |
| Kontor – ledning | Kontorsledning, bokföring. Ser allt, ändrar inte inställningarna. |
| Kontor – projektledning | Byggledning. Arbetar med sina egna projekt. |
| Fält – teamledare | Arbetsledare på arbetsplatsen. Registrerar även åt andra. |
| Fält – teammedlem | Montör. Registrerar sin egen tid. |
Vem som får vad
| Funktion | Kontor – administratör | Kontor – ledning | Kontor – projektledning | Fält – teamledare | Fält – teammedlem |
|---|---|---|---|---|---|
| Se projekt | alla | alla | bara tilldelade | bara tilldelade | bara tilldelade |
| Skapa projekt | ja | ja | ja | ja | nej |
| Kontakter | se och hantera | se och hantera | se och hantera | se och hantera | ingen åtkomst |
| Fakturor | fullt | fullt | bara i tilldelade projekt, ingen översikt | ingen åtkomst | ingen åtkomst |
| Tidrapportering | fullt | fullt | fullt | egna och åt andra | bara egna |
| Inställningar | fullt | bara läsa, inget abonnemang | bara läsa, inget abonnemang | ingen åtkomst | ingen åtkomst |
Tre punkter ur den som märks oftast i vardagen:
- Bara kontorsadministratören ser fliken ”Avtal och abonnemang”. Den som letar efter abonnemanget och inte hittar den har en annan roll.
- Kontor – projektledning ser ingen fakturaöversikt. Fakturor i de egna projekten syns däremot mycket väl.
- Fält – teammedlem kommer inte åt några kontakter och lägger inte upp några projekt.
Det som gränssnittet döljer är bara halva spärren. Den hårda gränsen ligger på servern och i databasen — den som skriver in en adress för hand kommer ändå inte igenom.
Ändra en roll
I medarbetarlistan står rollen som ett valfält direkt i raden. Ändringen gäller genast. Valfältet ser bara en administratör; alla andra ser rollen som en text.
Byter någon mellan kontor och fält byter också licenstypen. Rollen bestämmer den: allt som börjar med ”Kontor” tar en kontorslicens, allt annat en montörslicens. För den nya rollen måste det därför finnas en ledig licens av den andra sorten.
Roller och licenser
Varje person tar exakt en licens. Den som har en kontorslicens får dessutom arbeta mobilt, utan att en andra licens uppstår.
Högst så många personer kan arbeta som du betalar licenser för — uppdelat på kontorslicenser och montörslicenser. Bjuda in kan du ändå när som helst; personen kommer in så snart en passande licens är ledig. Under testperioden gäller inte den gränsen.
En inaktiverad medarbetare tar ingen licens och har inga behörigheter längre — rollen förblir dock sparad, så att du kan aktivera personen igen senare med ett klick. Licensen blir ledig för någon annan; betald förblir den tills du säger upp den.
Hur du lägger till och säger upp licenser står under Ändra paket, licenser och löptid.
Ett företag behöver alltid en administratör
Zirko tillåter inte att den siste administratören i ett företag raderar sitt konto så länge andra fortfarande arbetar där. Annars skulle ingen längre komma åt uppgifterna. Innan du går, ge någon rollen Kontor – administratör.