Brevpappret avgör hur varje offert och varje faktura från ditt företag ser ut. Det är den enda inställning som din kund verkligen får se.
Inställningar → Mallar och layout → Brevpapper. Ändra det får kontorsadministratören.
Dokument och rapporter är åtskilda
Överst står två flikar: Dokument och Rapporter. De har egna inställningar — en byggdagbok får se annorlunda ut än en faktura.
Till höger om dem står Förhandsvisningen och visar genast vad du ändrar. Den visar två sidor för dokument (en exempeloffert), en för rapporter. Zoomnivån ställer du in ovanför förhandsvisningen — ”Hela bredden” är startvärdet.
Automatisk eller egen layout
Det valet finns bara för Dokument, i kortet Layout.
- Automatisk layout — Zirko sätter bladet: huvud, adressfält, rader, summor, fot. Du anger logotyp, typsnitt och marginaler.
- Egen layout — du laddar upp ditt befintliga brevpapper som bakgrund, och Zirko trycker på det. Brevhuvud och sidfot kommer då från ditt papper: Zirko skriver inte ut något eget huvud, ingen logotyp och ingen sidfot ovanpå, bara sidnumret. Mottagarens adress sätter Zirko fortfarande ut.
Vid eget brevpapper kan Zirko inte kontrollera de obligatoriska uppgifterna. Vad som står på ditt papper vet bara din tryckare. Kontrollera själv att adress, skattenummer och företrädarskap står på det.
Så länge inget papper är sparat som skrivs ut fortsätter Zirko att skriva ut sitt eget brevhuvud och sin egen sidfot — det avgör Zirko för varje sida för sig: saknas ett papper för sida 1 skriver Zirko ut huvud och avsändarblock där; saknas ett för de följande sidorna skriver Zirko ut sin sidfot där. Utan det här skyddsnätet skulle många underlag annars stå helt utan avsändare.
Kontrollera brevpapperet
Överst i kortet Layout finns en knapp som direkt anger resultatet: Fullständigt, ”2 uppgifter saknas” eller ”1 anmärkning om utskriften”. Med egen layout heter det goda läget Grunduppgifter fullständiga — ditt papper i sig har ingen kontrollerat. Står det bara Kontrollera brevpapperet där, kunde Zirko inte läsa en del och hittade ingenting i resten.
Ett klick fäller ut meddelandena, i tre grupper:
- Obligatoriska uppgifter — det som lagen i ditt land kräver på affärsbrev och fakturor. De förs inte in här, utan under Inställningar → Företag → Företagsuppgifter; knappen Till företagsuppgifterna tar dig dit.
- Fullständighet — telefonnummer, e-postadress, en bankförbindelse på underlagen och, vid automatisk layout, en logotyp.
- Utskrift — en bakgrund utan sidmarginaler, en logotyp som PDF (den skrivs inte ut), en bakgrund med flera sidor eller inte i ditt lands pappersformat stående, en mottagaradress utanför kuvertfönstret. Meddelandet anger då fönstrets gränser och den marginal som passar.
Varje meddelande har en knapp som tar dig dit där du åtgärdar det. Vilka saknade uppgifter som spärrar en faktura står under Företagsuppgifter, logotyp och skattenummer.
Ladda upp ditt eget papper
Under Egen bakgrund:
- Ladda upp Bakgrund sidan 1.
- Först därefter går Bakgrund från sidan 2 att lägga in — många brevpapper har ett huvud bara på sidan 1.
Tillåtet är PNG, JPEG, WebP och PDF, upp till 20 MB. Raderar du sidan 1 försvinner följande sidor med.
En PDF omvandlar Zirko vid uppladdningen till en bild — den första sidan, i utskriftsupplösning; bara så går pappret verkligen att skriva ut. Har PDF-filen flera sidor säger Zirko det direkt vid uppladdningen. Går en PDF inte att öppna (skadad, lösenordsskyddad) avvisar Zirko den med ett meddelande och laddar inget upp.
För att din text inte ska hamna i pappret ställer du in tre avstånd, alltid från kanten:
- Upptill: första sidan
- Upptill: följande sidor
- Nedtill: alla sidor
I Tyskland, Österrike, Schweiz och övriga länder utom USA och Kanada anger du dem i millimeter, från 0 till 99. I USA och Kanada står de i tum, från 0 till 3,85, i steg om 0,05 — där skriver Zirko ändå ut på US Letter, se nedan. Ett fält du inte rör behåller sitt sparade värde.
Typsnitt
Tre typsnitt finns att välja på: Roboto (standard), Open Sans och Lato. Alla tre är gjorda för tabeller och sifferkolumner.
Pappersformat
I USA och Kanada skriver Zirko ut på US Letter med fönstret för ett #10-kuvert, i alla övriga länder på A4 enligt DIN 5008. Pappersformatet följer ditt företags sätesland; ett redan utställt underlag behåller sitt papper, även om ditt företag senare flyttar.
Brevhuvud
Knapparna Redigera företag, Redigera kontaktuppgifter, Redigera avsändarrad och Redigera logotyp öppnar samma fält som fliken ”Företagsuppgifter” och skriver samma datapost. Du ändrar dem alltså här, men ser genast i förhandsvisningen hur det ser ut.
Redigera kontaktperson är en egen lista: här för du in telefon och e-post för varje person med kontorslicens som kan tryckas på ett underlag som ”Vår kontaktperson” — det är inte samma sak som företagets kontaktuppgifter.
Avsändarraden är den lilla raden ovanför adressfältet som syns med i fönsterkuvertet. Du kan stänga av den, och du kan lägga in en avvikande adress där — till exempel en box. Ligger den adressen i Australien, USA, Kanada, Japan, Italien eller Rumänien frågar Zirko dessutom efter delstat eller provins — utan den skulle det bara stå ”Austin, 78702” i stället för ”Austin, TX 78702”. Förhandsvisningen och det utskrivna underlaget visar samma rader.
US Letter: en lång mottagarrad bryts där i fönstret; avsändarblocket står till höger i en egen kolumn. Avsändarraden själv förblir enradig och slutar vid behov med ”…”.
Sidfot
För Dokument står de juridiska uppgifterna och bankuppgifterna i foten; båda redigerar du via knapparna ”Redigera juridiskt” och ”Redigera bank”. Med egen layout skriver Zirko inte ut den här foten.
För Rapporter är det fyra reglage, alla påslagna som standard:
- Signaturfält på offerter
- Visa ”Skapat med Zirko”
- Visa sidnummer
- Visa skiljelinje
Står det redan en signaturrad i din avslutningstext för offerter? Då varnar Zirko dig — annars skulle det stå två på bladet.