Zodra je klant heeft betaald, voer je dat bij de factuur in. Pas dan weet Zirko wat er nog openstaat — en pas dan houdt de aanmaning op.
Waar de weg begint
Twee plekken, hetzelfde scherm:
- In de documentenlijst: in het menu van de regel op Betalingen.
- Op de factuur zelf: dezelfde knop.
Betalingen kun je alleen bij uitgegeven documenten vastleggen. Een concept vordert niets, dus kan daarop ook niets binnenkomen.
En: om vast te leggen heb je netwerk nodig.
De vier gegevens
- Bedrag. Voorgevuld is de openstaande rest — bij een volledige betaling bevestig je dus alleen.
- Betaling ontvangen op. De dag waarop het geld er was. Een datum in de toekomst wijst Zirko af.
- Betaalwijze: Overboeking, Contant, Kaart of Overig.
- Notitie, als je wilt.
Dan Betaling vastleggen.
Deelbetalingen
Je kunt willekeurig veel betalingen bij één factuur vastleggen. Uit hun som volgt de status:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Openstaand | er is nog niets binnengekomen |
| Gedeeltelijk betaald | er is iets binnengekomen, een rest blijft |
| Betaald | er blijft niets open |
Gerekend wordt tegen het te betalen bedrag, niet tegen het brutototaal. Het te betalen bedrag is wat de klant werkelijk moet overmaken: bruto minus inhouding minus de termijnen die al zijn gefactureerd.
Betaalt iemand te veel, dan noemt Zirko het tegoed bij naam. De status blijft “Betaald”.
“Achterstallig” is geen eigen status, maar een gevolg: de factuur is vervallen en nog niet betaald. Waar de vervaldatum vandaan komt, staat onder Betalingstermijn en betalingskorting.
Als je je hebt vergist
Een vastgelegde betaling wordt nooit gewijzigd en nooit verwijderd. In plaats daarvan boek je een tegenboeking — dezelfde som met omgekeerd teken, en een motivering is daarbij verplicht.
Daarna staan beide in de lijst: de verkeerde betaling met het merkteken “tegengeboekt” en de tegenboeking. Men ziet dus wat er is gebeurd, in plaats van dat een regel verdwijnt. Een betaling laat zich maar één keer tegenboeken, en een tegenboeking niet zelf tegenboeken.
Dezelfde werkwijze gebruik je voor een terugbetaling aan de klant.
Waar je ziet wie nog niet heeft betaald
Een eigen betalingslijst is er niet — het antwoord staat in de documentenlijst:
- de kolom Openstaand per regel, met totaal onder de lijst
- het filter Betaling in de filterbalk
- bij het afzonderlijke document de lijst Eerdere betalingen met datum, bedrag en notitie
Komt er toch niets, dan gaat het verder onder Aanmanen wanneer er niet wordt betaald.