Sobald dein Kunde bezahlt hat, trägst du das an der Rechnung ein. Erst dann weiß Zirko, was noch offen ist — und erst dann hört die Mahnung auf.
Wo der Weg beginnt
Zwei Stellen, dieselbe Maske:
- In der Dokumentenliste: im Menü der Zeile auf Zahlungen.
- Auf der Rechnung selbst: derselbe Knopf.
Zahlungen lassen sich nur an ausgestellten Belegen erfassen. Ein Entwurf fordert nichts, also kann auf ihn auch nichts eingehen.
Und: Zum Erfassen brauchst du Netz.
Die vier Angaben
- Betrag. Vorbelegt ist der offene Rest — bei einer vollen Zahlung bestätigst du also nur.
- Zahlungseingang am. Der Tag, an dem das Geld da war. Ein Datum in der Zukunft weist Zirko ab.
- Zahlungsweg: Überweisung, Bar, Karte oder Sonstiges.
- Notiz, wenn du magst.
Dann Zahlung erfassen.
Teilzahlungen
Du kannst beliebig viele Zahlungen zu einer Rechnung erfassen. Aus ihrer Summe ergibt sich der Status:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | es ist noch nichts eingegangen |
| Teilweise | etwas ist eingegangen, ein Rest bleibt |
| Bezahlt | nichts bleibt offen |
Gerechnet wird gegen den Zahlbetrag, nicht gegen die Bruttosumme. Der Zahlbetrag ist das, was der Kunde wirklich überweisen soll: Brutto minus Sicherheitseinbehalt minus der Abschläge, die schon berechnet wurden.
Zahlt jemand zu viel, nennt Zirko das Guthaben beim Namen. Der Status bleibt „Bezahlt".
„Überfällig" ist kein eigener Status, sondern eine Folge: Die Rechnung ist fällig und noch nicht bezahlt. Woher das Fälligkeitsdatum kommt, steht unter Zahlungsziel und Skonto.
Wenn du dich vertan hast
Eine erfasste Zahlung wird nie geändert und nie gelöscht. Stattdessen buchst du eine Gegenbuchung — dieselbe Summe mit umgekehrtem Vorzeichen, und eine Begründung ist dabei Pflicht.
Danach steht beides in der Liste: die falsche Zahlung mit der Marke „ausgeglichen" und die Gegenbuchung. Man sieht also, was passiert ist, statt dass eine Zeile verschwindet. Eine Zahlung lässt sich nur einmal gegenbuchen, und eine Gegenbuchung nicht selbst gegenbuchen.
Dasselbe Verfahren nutzt du für eine Rückzahlung an den Kunden.
Wo du siehst, wer noch nicht gezahlt hat
Eine eigene Zahlungsliste gibt es nicht — die Antwort steht in der Dokumentenliste:
- die Spalte Offen je Zeile, mit Summe unter der Liste
- der Filter Zahlung in der Filterleiste
- am einzelnen Beleg die Liste Bisherige Zahlungen mit Datum, Betrag und Notiz
Wenn trotzdem nichts kommt, geht es weiter unter Mahnen, wenn nicht bezahlt wird.