De klant zegt dat er niets is aangekomen. Voordat je iets opnieuw verstuurt: Kijk na wat Zirko over de verzending weet. Bij het document staat de Verzendgeschiedenis — per poging een stand, en de stand bepaalt wat je moet doen.
Eerst lezen: de stand
| Stand | Wat hij betekent |
|---|---|
| Niet verstuurd | Er is niets uit Zirko vertrokken. |
| Wordt verstuurd | De verzending is aangevraagd en nog onderweg. |
| Verstuurd | De verzenddienst heeft de e-mail aangenomen. |
| Bezorgd | De mailbox van de ontvanger heeft hem aangenomen. |
| Onbestelbaar | De mailbox heeft hem geweigerd — met reden. |
| Versturen mislukt | De e-mail heeft Zirko nooit verlaten. |
De jongste poging telt. Opnieuw versturen start de bezorgreis opnieuw; de oude reden blijft bij de oude poging in de geschiedenis staan. Verstuur je een nog niet afgerond concept, dan legt Zirko de destijds verstuurde versie vast; bij een mislukte poging vind je haar via „Versie van deze poging bekijken" in de verzendgeschiedenis.
Als er „Onbestelbaar" staat
Zirko toont de reden die de vreemde mailbox heeft teruggemeld — meestal een verkeerd geschreven adres of een volle mailbox. Controleer het e-mailadres bij de klant, corrigeer het en verstuur opnieuw.
Als er „Versturen mislukt" staat
De e-mail is nooit vertrokken, en Zirko noemt de reden — bijvoorbeeld dat de e-mailverzending nog niet volledig is ingericht. Verhelp de oorzaak en verstuur opnieuw. Blijft een poging lang op „Wordt verstuurd" staan, dan schrijft Zirko hem uiteindelijk zelf als mislukt — zodat je niet wacht op een bezorging die nooit onderweg was.
Als er „Bezorgd" staat — en de klant vindt niets
Bezorgd betekent: De mailbox heeft de e-mail aangenomen. Of iemand hem heeft gelezen, weet niemand — een leesbevestiging bestaat niet. De gebruikelijke plek is de spammap: Een factuur van een vreemd ogend afzenderadres komt daar het eerst terecht. Vraag de klant op het afzenderadres te zoeken — het staat in de verzenddialoog onder Verstuurd via …. Duurzaam helpt je eigen, gekoppelde mailbox; hoe dat werkt, staat onder E-mailverzending inrichten.
Als de ontvanger een overheidsinstantie is
Mailboxen van instanties weigeren e-mails zonder geldige afzendercontrole zonder één woord — je ziet dan een factuur die verstuurd lijkt en nooit is aangekomen. Voor instanties is e-mail vaak helemaal niet de bedoelde weg: Waar het bestand werkelijk hoort (portaal, Peppol), staat onder Zo krijgt de overheid je factuur.
Als de ontvanger een e-factuur wilde en een PDF kreeg
Storneer niets. De factuur is inhoudelijk juist, hij is alleen op de verkeerde plek — dien dezelfde factuur in via de verlangde weg. Het geval staat uitvoerig onder Een factuur storneren of verminderen. En om herhaling te voorkomen: De verzenddialoog zegt het je vóór het versturen als een e-factuur te verwachten zou zijn en er geen is bijgevoegd.
Wat vandaag niet gaat
- Zirko bezorgt zelf geen e-facturen. Het bestand ontstaat; de weg naar de ontvanger (Peppol-toegangspunt, overheidsportaal) is die van jou.
- Geen leesbevestiging. „Bezorgd" is de laatste informatie die er is.