Zirko controleert een document op drie plekken: vóór het afronden, bij het maken van het e-factuurbestand en tegen de officiële regels. De drie meldingen lijken op elkaar en betekenen iets verschillends — vooral bij de vraag of een storno nodig is.
Vóór het afronden: „Controle loopt" en „Controle mislukt"
Deze twee standen draagt een document voordat het een nummer heeft. Bij „Controle mislukt" is niets verloren: Het document is nog geen factuur. Je kunt het vrij bewerken en terugnemen naar concept — een storno is hier nooit nodig. Zirko benoemt elk gebrek afzonderlijk en zegt waar het gegeven ontbreekt: bij je bedrijfsgegevens in de instellingen, bij de klant of op het document zelf.
Na het afronden: het bestand ontstaat niet
Soms is het document afgerond, maar ontbreekt het e-factuurbestand nog. Zirko zegt je dan waaraan het ligt:
| Melding | Wat zij betekent |
|---|---|
| E-factuur (XML) nu even niet mogelijk | Aan je document mankeert niets — een dienst werkte niet mee. De volgende downloadpoging probeert het automatisch opnieuw, en dat helpt meestal. |
| E-factuur (XML) in onderzoek | Het maken zelf is mislukt. We zoeken de oorzaak uit; een nieuwe poging loont pas zodra we groen licht geven. |
| E-factuur (XML) niet gemaakt | Iets preciezers weten we niet. De volgende downloadpoging probeert het opnieuw. |
Ontbreekt een verplicht gegeven, dan noemt Zirko het bij naam — bijvoorbeeld de IBAN of het btw-nummer van je bedrijf. Gegevens over je bedrijf kun je in de instellingen aanvullen; de volgende poging gebruikt de nieuwe stand, zonder storno.
De controlestand: gecontroleerd, niet gecontroleerd, gebrek
Een afgeronde e-factuur draagt haar controlestand — je ziet hem in de verzenddialoog:
- gecontroleerd — tegen de officiële regels gecontroleerd, zonder aanmerking.
- niet gecontroleerd — niet gecontroleerd. Of de ontvanger haar aanneemt, staat daarmee niet vast.
- gebrek — de controledienst heeft overtredingen gevonden en somt ze op.
Storno of niet?
| Situatie | Weg |
|---|---|
| „Controle mislukt" vóór het afronden | Bewerken. Geen storno — er is nog geen factuur. |
| Gegeven over je bedrijf ontbreekt (adres, btw-nummer, IBAN) | In de instellingen aanvullen, het bestand opnieuw laten aanmaken. Geen storno. |
| Gegeven over de ontvanger of op het document zelf is fout | Storneren en opnieuw uitgeven. Deze gegevens worden bij het afronden bevroren — een correctie bij de klant helpt pas de volgende factuur. |
| De ontvanger wijst het bestand af (controlestand „gebrek") | Storneren en opnieuw uitgeven — de factuur is niet meer te wijzigen. |
| Voor je land ontstaat helemaal geen e-factuur | Niets te doen. De PDF is daar de bedoelde weg, en Zirko zeurt niet over een bestand dat niet bestaat. |
Hoe het storneren werkt, staat onder Een factuur storneren of verminderen. En kreeg de ontvanger alleen de verkeerde weg — PDF in plaats van e-factuur —, storneer dan niet, maar dien het bestand in: Zo krijgt de overheid je factuur.