Zirko prüft einen Beleg an drei Stellen: vor dem Ausstellen, beim Erzeugen der E-Rechnungs-Datei und gegen das amtliche Regelwerk. Die drei Anzeigen sehen ähnlich aus und bedeuten Verschiedenes — vor allem bei der Frage, ob ein Storno nötig ist.
Vor dem Ausstellen: „Prüfung läuft" und „Prüfung fehlgeschlagen"
Diese beiden Stände trägt ein Beleg, bevor er eine Nummer hat. Bei „Prüfung fehlgeschlagen" ist nichts verloren: Der Beleg ist noch keine Rechnung. Du kannst ihn frei bearbeiten und zurück in den Entwurf nehmen — ein Storno ist hier nie nötig. Zirko benennt jeden Mangel einzeln und sagt, wo die Angabe fehlt: an deinen Betriebsdaten in den Einstellungen, am Kunden oder am Beleg selbst.
Nach dem Ausstellen: die Datei entsteht nicht
Manchmal ist der Beleg ausgestellt, aber die E-Rechnungs-Datei fehlt noch. Zirko sagt dir dann, woran es liegt:
| Anzeige | Was sie heißt |
|---|---|
| E-Rechnung (XML) gerade nicht erstellbar | An deinem Beleg ist nichts falsch — ein Dienst hat nicht mitgespielt. Der nächste Download-Anstoß probiert es automatisch noch einmal, und das hilft meist. |
| E-Rechnung (XML) in Klärung | Die Erzeugung selbst ist gescheitert. Wir prüfen die Ursache; ein neuer Versuch lohnt erst, wenn wir Entwarnung geben. |
| E-Rechnung (XML) nicht erstellt | Genaueres wissen wir nicht. Der nächste Download-Anstoß versucht es erneut. |
Fehlt eine Pflichtangabe, nennt Zirko sie beim Namen — etwa die IBAN oder die USt-IdNr. deines Betriebs. Angaben zu deinem Betrieb kannst du in den Einstellungen nachtragen; der nächste Anstoß nutzt den neuen Stand, ohne Storno.
Der Prüfstand: geprüft, ungeprüft, Mangel
Eine fertige E-Rechnung trägt ihren Prüfstand — du siehst ihn im Versand-Dialog:
- geprüft — gegen das amtliche Regelwerk geprüft, ohne Beanstandung.
- ungeprüft — nicht geprüft. Ob der Empfänger sie annimmt, steht damit nicht fest.
- Mangel — der Prüfdienst hat Verstöße gefunden und zählt sie auf.
Storno oder nicht?
| Lage | Weg |
|---|---|
| „Prüfung fehlgeschlagen" vor dem Ausstellen | Bearbeiten. Kein Storno — es gibt noch keine Rechnung. |
| Angabe zu deinem Betrieb fehlt (Anschrift, USt-IdNr., IBAN) | In den Einstellungen nachtragen, Datei neu anstoßen. Kein Storno. |
| Angabe zum Empfänger oder am Beleg selbst ist falsch | Storno und neu ausstellen. Diese Angaben sind beim Ausstellen eingefroren — eine Korrektur am Kunden hilft erst der nächsten Rechnung. |
| Der Empfänger weist die Datei ab (Prüfstand „Mangel") | Storno und neu ausstellen — die Rechnung ist nicht mehr änderbar. |
| Für dein Land entsteht gar keine E-Rechnung | Nichts zu tun. Das PDF ist dort der vorgesehene Weg, und Zirko mahnt dich nicht zu einer Datei, die es nicht gibt. |
Wie der Storno geht, steht unter Eine Rechnung stornieren oder kürzen. Und wenn der Empfänger nur den falschen Weg bekam — PDF statt E-Rechnung —, storniere nicht, sondern reiche die Datei nach: So bekommt die Behörde deine Rechnung.