Zirko kontrollerer et bilag på tre steder: før ferdigstillingen, når e-fakturafilen lages, og mot det offisielle regelverket. De tre visningene ser like ut og betyr forskjellige ting — fremfor alt i spørsmålet om en annullering trengs.
Bilagseditoren med linjer og summer — Det finnes ennå ingen skjermbilder på dette språket.
Før ferdigstillingen: «Kontroll pågår» og «Kontrollen mislyktes»
Disse to statusene bærer et bilag før det har et nummer. Ved «Kontrollen mislyktes» er ingenting tapt: Bilaget er ennå ingen faktura. Du kan redigere det fritt og ta det tilbake til utkast — en annullering trengs aldri her. Zirko navngir hver mangel for seg og sier hvor opplysningen mangler: i bedriftsopplysningene dine i innstillingene, på kunden eller på selve bilaget.
Etter ferdigstillingen: filen blir ikke laget
Noen ganger er bilaget ferdigstilt, men e-fakturafilen mangler ennå. Zirko sier deg da hva det skyldes:
| Visning | Hva den betyr |
|---|---|
| E-fakturaen (XML) kan ikke lages akkurat nå | Ingenting er galt med bilaget ditt — en tjeneste sviktet. Neste nedlastingsforsøk prøver automatisk på nytt, og det hjelper som regel. |
| E-fakturaen (XML) er til avklaring | Selve lagingen mislyktes. Vi undersøker årsaken; et nytt forsøk lønner seg først når vi gir klarsignal. |
| E-fakturaen (XML) ble ikke laget | Noe nærmere vet vi ikke. Neste nedlastingsforsøk prøver igjen. |
Mangler en pliktopplysning, navngir Zirko den — for eksempel bedriftens IBAN eller mva-nummer. Opplysninger om bedriften din kan du legge til i innstillingene; neste forsøk bruker den nye tilstanden, uten annullering.
Kontrollstatusen: kontrollert, ukontrollert, mangel
En ferdig e-faktura bærer sin kontrollstatus — du ser den i utsendingsdialogen:
- kontrollert — kontrollert mot det offisielle regelverket, uten anmerkning.
- ukontrollert — ikke kontrollert. Om mottakeren tar den imot, er dermed ikke sikkert.
- mangel — kontrolltjenesten har funnet brudd og lister dem opp.
Annullering eller ikke?
| Situasjon | Vei |
|---|---|
| «Kontrollen mislyktes» før ferdigstillingen | Rediger. Ingen annullering — det finnes ennå ingen faktura. |
| Opplysning om bedriften din mangler (adresse, mva-nummer, IBAN) | Legg til i innstillingene, sett i gang filen på nytt. Ingen annullering. |
| Opplysning om mottakeren eller på selve bilaget er feil | Annuller og utsted på nytt. Disse opplysningene fryses ved ferdigstillingen — en rettelse på kunden hjelper først neste faktura. |
| Mottakeren avviser filen (kontrollstatus «mangel») | Annuller og utsted på nytt — fakturaen kan ikke lenger endres. |
| For landet ditt lages ingen e-faktura i det hele tatt | Ingenting å gjøre. PDF-en er den tiltenkte veien der, og Zirko maser ikke om en fil som ikke finnes. |
Hvordan annulleringen gjøres, står under Annullere eller redusere en faktura. Og fikk mottakeren bare feil vei — PDF i stedet for e-faktura — skal du ikke annullere, men levere filen: Slik får etaten fakturaen din.