Hver faktura trenger et nummer som finnes nøyaktig én gang. Zirko tildeler det selv — du bestemmer bare hvordan det ser ut. Ordne dette før den første fakturaen, ikke etter den tjuende.
Innstillinger → Regnskap → Nummerserier. Alle kontorroller kan se innstillingene, endre dem kan bare Kontor – administrator.
Innstillingsområdet i Zirko — Det finnes ennå ingen skjermbilder på dette språket.
Åtte serier, én per dokumenttype
| Serie | Forhåndsvalg |
|---|---|
| Kunder | K- fra 10001 |
| Prosjekter | P- fra 101 |
| Tilbud | A- fra 101 |
| Kostnadsoverslag | KV- fra 101 |
| Ordrebekreftelser | AB- fra 101 |
| Følgesedler | LS- fra 101 |
| Fakturaer | R- fra 101 |
| Kreditnotaer | G- fra 101 |
Per serie stiller du inn tre ting: format, startverdi og minste lengde. Kolonnen «Neste verdi» regner Zirko ut — den kan du ikke skrive i.
Bygge formatet
Fem plassholdere setter Zirko inn når dokumentet opprettes:
{number}— løpenummeret, fylt ut til minste lengde{yyyy}og{yy}— året, med fire eller to sifre{mm}og{dd}— måned og dag, med to sifre
R-{yyyy}-{number} gir altså R-2026-00101 ved minste lengde 5. Utelater du {number}, føyer Zirko løpenummeret til på slutten.
Tillatt er bokstaver, sifre, tegnene ( ) { } [ ] / \ - og enkle mellomrom; høyst 40 tegn. Minste lengde går fra 3 til 7 og fyller ut med nuller — 101 blir 00101.
To serier må aldri gi samme nummer
Et format som bare består av {number}, eller uten eget kjennetegn, godtar ikke Zirko: nummeret ville bestå av rene sifre, og ingen ville se om det er en faktura eller et tilbud. To serier som kan overlappe, melder Zirko fra om når du lagrer.
Når numre allerede er tildelt
Har en serie allerede telt, står den sist tildelte verdien under feltet. Utstedte dokumenter beholder nummeret sitt — alltid. Endringen gjelder bare det som blir til etterpå.
Zirko lagrer ikke hvis den nye tellingen ville treffe et allerede tildelt nummer. Meldingen navngir da dokumentet som bærer det. Det er med vilje: samme fakturanummer to ganger er en feil som ikke lar seg rette opp i ettertid.